Làm chủ thời gian: 9 cách quản lý thời gian hiệu quả bạn nên biết

Quản lý thời gian giúp chúng ta làm việc thông minh hơn chứ không phải vất vả hơn để hoàn thành nhiều nhiệm vụ trong thời gian ngắn, nhờ đó nắm bắt nhiều cơ hội hơn trong cuộc sống. Quản lý thời gian rất quan trọng trong việc phát huy tối đa thế mạnh và phát triển bản thân một cách tốt nhất cho mỗi người.
Trong cuộc sống hối hả hiện nay, khả năng quản lý thời gian đóng vai trò quan trọng như một công cụ hỗ trợ, giúp chúng ta không chỉ đối mặt với áp lực công việc mà còn tận dụng mỗi phút giây để đạt được mục tiêu cá nhân. Bằng cách này, chúng ta có thể tập trung vào những hoạt động quan trọng nhất, phát huy tối đa khả năng và năng lực của bản thân.
Với kỹ năng quản lý thời gian, mỗi người có thể tự do sáng tạo, không bị ràng buộc bởi áp lực thời gian. Điều này mở ra cơ hội để phát triển bản thân một cách toàn diện, không chỉ trong sự nghiệp mà còn trong các lĩnh vực khác của cuộc sống. Bài viết này sẽ giới thiệu những phương pháp quản lý thời gian hiệu quả, giúp mỗi người tự do hơn trong việc chủ động cuộc sống và đạt được những thành công đáng giá.

1. Khái niệm về quản lý thời gian​

1.1. Thời gian là gì?​

Thời gian là một khái niệm trừu tượng dùng để đo lường khoảng thời gian diễn ra các sự kiện, hiện tượng hoặc quá trình trong vũ trụ. Nó là một khía cạnh quan trọng của cuộc sống, được chia thành các đơn vị như giây, phút, giờ, ngày, tháng, năm và các đơn vị lớn hơn như thế kỷ, thiên niên kỷ và nghìn năm.
Thời gian là một thực tế không thể thấy hay chạm được, nhưng nó làm cho mọi sự vật và hiện tượng di chuyển và thay đổi theo một quy luật nhất định. Nó là một khái niệm cơ bản của vật lý và có tầm quan trọng rất lớn trong nhiều lĩnh vực như khoa học, kỹ thuật, kinh tế, xã hội và cuộc sống hàng ngày của chúng ta.

1.2. Quản lý thời gian là gì?​

Quản lý thời gian là quá trình tổ chức, sắp xếp và ưu tiên công việc, hoạt động trong cuộc sống để sử dụng thời gian hiệu quả nhất. Mục tiêu của việc quản lý thời gian nhằm tăng cường năng suất làm việc, giảm stress, đảm bảo hoàn thành công việc đúng hạn và có thời gian dành cho các hoạt động giải trí, nghỉ ngơi, sở thích cá nhân.

1.3. Những lợi ích của quản lý thời gian​

Lợi ích của việc quản lý hiệu quả giúp tận dụng tối đa thời gian và năng lực của mình, đạt được thành tựu và cân bằng trong cuộc sống, tạo ra sự thịnh vượng và hạnh phúc.

2. 9 cách để quản lý thời gian hiệu quả hơn​

Xác định mục tiêu
Xác định mục tiêu được coi là phương pháp quản lý thời gian hiệu quả nhất hiện nay. Khi bạn đã rõ ràng về mục tiêu của mình, bạn sẽ dễ dàng biết được những bước cụ thể cần thực hiện để đạt được mục tiêu đó. Việc chia nhỏ một kế hoạch lớn thành những mục tiêu nhỏ giúp tạo ra một danh sách công việc chi tiết và rõ ràng hơn. Nhờ vào việc này, thời gian cần để hoàn thành công việc trở nên dễ dàng xác định hơn.
Xây dựng kế hoạch
Xây dựng một kế hoạch giúp tổ chức và quản lý thời gian một cách có hiệu quả. Trong quá trình lập kế hoạch, chúng ta cần đánh giá thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi công việc và tạo ra các giai đoạn nhỏ để theo dõi và quản lý tiến độ một cách hiệu quả.
Một kế hoạch xuất sắc đòi hỏi khả năng phân loại công việc theo mức độ khẩn cấp, quan trọng, khả năng dự đoán, và khả năng đối mặt với các thách thức trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Nhờ vào việc này, chúng ta có thể quản lý thời gian một cách tối ưu, đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả và theo đúng kế hoạch đã đề ra.
Sắp xếp đầu việc theo thứ tự ưu tiên
Không chỉ cần liệt kê danh sách những công việc phải làm mà việc sắp xếp chúng như thế nào cho hợp lý cũng là một yếu tố rất quan trọng để nâng cao kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu quả. Bạn cần sắp xếp các nhiệm vụ của mình theo thứ tự ưu tiên và tập trung nguồn lực để hoàn thành những công việc quan trọng nhất. Khi những công việc quan trọng được giải quyết thì áp lực cũng được giải tỏa đáng kể và việc không đủ thời gian cho các nhiệm vụ tiếp theo cũng sẽ không gây ảnh hưởng quá nhiều cho tiến độ và kết quả chung.
Tập trung vào khung giờ vàng
Khung giờ vàng của mỗi người thường khác nhau. Có những người làm việc hiệu quả nhất vào buổi sáng, trong khi có người lại tập trung tốt vào buổi tầm chiều hoặc buổi tối. Vì vậy, quan trọng nhất là tự nhận thức về thời điểm mà bản thân bạn làm việc hiệu quả nhất. Sau khi xác định được điểm này, bạn có thể tổ chức công việc của mình bằng cách sắp xếp những nhiệm vụ quan trọng hoặc đòi hỏi sự tập trung cao vào những khung giờ vàng đó.
Đặt thời hạn cho mọi công việc
Việc đặt thời hạn cho mọi công việc có nghĩa là chúng ta cần xác định và ước lượng thời gian cần thiết cho từng nhiệm vụ. Đặt deadline không chỉ giúp đảm bảo tính hiệu quả mà còn ngăn chặn thói quen xấu như trì hoãn, từ đó tránh tình trạng tiêu tốn thời gian vào những công việc không cần thiết.
Không ôm đồm quá nhiều việc
Mỗi ngày chỉ có 24 giờ, và với nhiều người, điều này không đủ để giải quyết mọi nhiệm vụ. Tuy nhiên, cố gắng ôm đồm tất cả công việc cùng một lúc có thể dẫn đến sự phân tán tập trung, khiến mọi hoạt động trở nên không hiệu quả.
Thay vào đó, hãy tập trung vào một số công việc quan trọng nhất và ưu tiên chúng để đạt được kết quả tốt nhất. Bằng cách này, chúng ta có thể hợp nhất sức mạnh và nguồn lực để đạt được hiệu suất cao. Điều này giúp quản lý thời gian một cách hiệu quả và làm việc một cách thông minh hơn.
Sắp xếp không gian làm việc khoa học
Một văn phòng bừa bộn và sắp xếp không khoa học sẽ làm gián đoạn công việc và tiêu tốn một khoảng thời gian để tìm kiếm hồ sơ hay các dữ liệu quan trọng. Rõ ràng có thể thấy, việc sắp xếp không gian làm việc khoa học sẽ giúp chúng ta tiết kiệm cả khối thời gian và tạo cảm giác thoải mái khi làm việc.
Hãy để những tài liệu quan trọng, cần thiết ở những nơi dễ thấy, dễ lấy nhất, phân loại các danh mục, dữ liệu liên quan với nhau vào cùng một thư mục. Dọn dẹp văn phòng gọn gàng, cắt bỏ tài liệu, giấy tờ thừa thãi. Việc tối giản hóa phong cách sống cũng là một cách quản lý thời gian rất hiệu quả.
Tập thể dục, thư giãn
Luyện tập thể dục không chỉ làm tăng cường sức khỏe và cải thiện tinh thần, mà còn giúp giảm stress và đóng góp vào sự tăng cường năng suất trong công việc. Bằng cách tích hợp việc lên lịch và dành thời gian cho hoạt động thể dục, chúng ta có thể tập trung cao hơn và tránh được sự lãng phí thời gian cho những hoạt động không quan trọng.
Rèn luyện tính kỷ luật và thói quen
Trong việc quản lý thời gian, sự kiên nhẫn và khả năng kỷ luật bản thân là hết sức cần thiết. Kỷ luật bản thân giúp mỗi người tổ chức và quản lý thời gian một cách hiệu quả, tập trung vào những công việc quan trọng và ưu tiên những nhiệm vụ khẩn cấp.
Hãy thiết lập một số quy tắc riêng cho bản thân và bắt buộc bản thân để thực hiện chúng, từ đó xây dựng thành thói quen theo thời gian. Việc này giúp hoàn thành công việc đúng thời hạn, ngăn chặn lãng phí thời gian và sự xao lạc do những công việc khác. Nhờ vào việc này, bạn có thể tăng cường năng suất và đạt được nhiều thành công hơn cả trong công việc và cuộc sống.

3. Các phương pháp quản lý thời gian​

3.1. Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả trong doanh nghiệp​

Quy tắc 4D (Do – Dump – Delegate – Defer)
Tương tự như Ma trận 4D Eisenhower của kỹ năng quản lý thời gian, quy tắc 4D – đôi khi được gọi là 4 điểm D của năng suất – là một chiến lược đơn giản và phổ biến giúp bạn xác định được tầm quan trọng của công việc cần bỏ thời gian ra để hoàn thành.
Nó liên quan đến việc đưa ra quyết định nhanh chóng về những gì cần hành động ngay (Do – Làm), hoặc ủy quyền cho người khác (Delegate – Uỷ thác). Đối với những việc kém quan trọng hơn, bạn có thể lựa chọn trì hoãn nó (Defer – Trì hoãn) và thậm chí có thể loại bỏ nếu cảm thấy không cần thiết (Delete – Xóa bỏ) để tiết kiệm quỹ thời gian của mình.
Nguyên tắc Pareto 80/20
Nguyên tắc này được phát triển bởi nhà kinh tế học nổi tiếng người Ý Vilfredo Pareto dành cho mục đích quản trị năng suất.Nguyên tắc Pareto được áp dụng dựa trên giả thuyết như sau: cứ khoảng 80% kết quả là do 20% nguyên nhân nào đó gây ra. Vậy nên, điều chính ta cần làm là học cách áp dụng kỹ năng quản lý thời gian và sau đó tập trung vào 20% cố gắng để mang lại 80% kết quả công việc.
Hiểu nôm na rằng, bạn sẽ phải chọn lọc được 2 công việc quan trọng nhất, với sức ảnh hưởng lớn hơn 8 mục còn lại – thay vì trì hoãn nó và chỉ chăm chăm làm các công việc không hiệu quả một cách lãng phí thời gian.
Quy tắc 40 – 30 – 20 – 10
Quy tắc 40 - 30 - 20 - 10 là phương pháp quản lý thời gian hiệu quả được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Theo quy tắc này, chúng ta có:

3.2. Phương pháp quản lý thời gian của người thành công​

Phương pháp quản lý thời gian bằng ma trận Eisenhower
Phương pháp quản lý thời gian bằng ma trận Eisenhower là một mô hình gồm 4 tiêu chí: Khẩn cấp, không khẩn cấp, quan trọng, không quan trọng. Trong đó bao gồm:

• Khẩn cấp và quan trọng: Nhiệm vụ cần phải thực hiện ngay lập tức.​
• Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Nhiệm vụ lên kế hoạch để triển khai sau.​
• Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Nhiệm vụ nên uỷ thác cho người khác.​
• Không khẩn cấp cũng không quan trọng: Nhiệm vụ nên được loại bỏ hoặc làm khi có thời gian rảnh, nghỉ ngơi.​

Khi sắp xếp danh sách các nhiệm vụ chồng chéo trong một ngày theo ma trận này, sẽ giúp chúng ta phân chia công việc và thời gian hợp lý. Nhờ đó, hiệu suất được cải thiện và giảm stress trong quá trình xử lý công việc.
Phương pháp quản lý thời gian M.I.T. (Most Important Tasks)
Phương pháp Most Important Tasks nhấn mạnh rằng bạn cần phải biết phân chia các việc cần làm của mình theo mức đọ ưu tiên từ cao đến thấp.. Những nhiệm vụ này thường thuộc nhóm Khẩn cấp và Quan trọng trong ma trận Eisenhower nói trên.
Tập trung nhiều sức lực và thời gian nhất để giải quyết các công việc có mức độ ưu tiên cao trước (thường là các công việc khó và gấp) sau đó mới đến các công việc dễ và nhanh. Như vậy bạn sẽ luôn đảm bảo được các công việc quan trọng được hoàn thành đúng lúc với chất lượng cao. Các công việc có mức ưu tiên thấp hơn sẽ có thể thực hiện vào những khoảng thời gian trống.
Phương pháp Pomodoro
Phương pháp thứ 2 mang tên Pomodoro, đây là phương pháp sử dụng yếu tố áp lực thời gian để giúp bạn tập trung thực hiện các công việc hơn. Nội dung của phương pháp này là bạn phải tạo được một thói quen kỷ luật cho mình đó chính là cứ làm việc 25 phút thì sẽ nghỉ 5 phút. Như vậy cứ đến 25 phút bạn sẽ gặp phải áp lực sắp hết giờ cùng với động lực sắp được nghỉ để tập trung hơn.
Phương pháp The 2 - Minute Rule
Đây là phương pháp được David Allen đề cập trong cuốn sách Getting Things Done giúp nâng cao kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả. Theo phương pháp The 2-Minute Rule, nếu có một công việc nào đó mà chúng ta có thể hoàn thành trong vòng 2 phút hoặc ít hơn, hãy làm nó ngay lập tức, không suy nghĩ hay chần chừ.
Phương pháp này giúp chúng ta giải quyết những công việc nhỏ một cách nhanh chóng, hiệu quả, tránh cảm giác bận rộn. Ngoài ra, việc hoàn thành những việc nhỏ cũng giúp chúng ta giải phóng thời gian và tập trung vào những hoạt động quan trọng hơn.
Phương pháp Batching (Làm theo nhóm)
Batching là phương pháp do Tim Farris viết trong cuốn “Tuần làm việc 4 giờ”. Phương pháp quản lý thời gian này được sử dụng để tập trung hoàn thành các công việc tương tự trong cùng một thời gian. Thay vì làm chúng rời rạc và lẫn lộn xen kẽ trong quá trình làm việc hàng ngày, chúng ta sẽ sắp xếp vào một khối thời gian cố định.
Một ví dụ cụ thể hơn: Thay vì xem và trả lời email liên tục trong suốt cả ngày, chúng ta có thể sắp xếp một khoảng thời gian cố định để xử lý toàn bộ email đó. Điều này giúp tập trung hoàn thành công việc nhanh hơn, giảm sự phân tán và giúp chúng ta dành thời gian cho các hoạt động khác.
Thuyết Bốn lò lửa (The Four Burners Theory)
Thuyết Bốn lò lửa được James Clear, tác giả của cuốn sách “Những thói quen tí hon” nhắc đến trong một bài viết trên blog cá nhân. Hãy tưởng tượng rằng, cuộc sống như một cái bếp có 4 lò, mỗi lò là biểu tượng cho một mặt của cuộc sống: Lò gia đình, lò bạn bè, lò sức khỏe, lò công việc. Lý thuyết Bốn lò lửa cho rằng, muốn thành công, chúng ta phải tắt đi một trong bốn lò. Và để thành công tuyệt đối, cần phải tắt đi hai trong số bốn lò”.
Có nghĩa là, cuộc sống chính là một chuỗi những lựa chọn không hoàn hảo. Do đó, khi phải lo cho gia đình thì nên chấp nhận tắt lò công việc và bạn bè, sau đó hẵng bù đắp. Còn nếu đang làm việc, hãy bật lò công việc lên thật rực cháy, tạm gác qua gia đình, sức khỏe,...

4. Làm sao để biết được bản thân có đang quản lý thời gian hiệu quả hay không?​

Để biết mình có quản lý thời gian hiệu quả hay không, mỗi cá nhân có thể chú ý đến những dấu hiệu sau:

• Hoàn thành công việc đúng hạn: Nếu thường xuyên hoàn thành các công việc và nhiệm vụ theo đúng thời hạn đã đề ra, đó là một dấu hiệu tích cực cho thấy bản thân đang quản lý thời gian hiệu quả.​
• Tập trung và hiệu suất làm việc: Có thể tập trung vào công việc mà không bị sao lãng quá nhiều, làm việc với hiệu suất cao và không bị chìm vào những việc không quan trọng.​
• Cân bằng công việc và cuộc sống: Nếu có thời gian dành cho công việc, gia đình và các hoạt động giải trí, thư giãn một cách hợp lý.​
• Ít cảm giác áp lực và stress: Nếu cảm thấy tự tin và không bị áp lực, stress quá mức trong việc quản lý công việc và thời gian.​
• Đạt được mục tiêu: Nếu đạt được những mục tiêu đã đề ra trong công việc và cuộc sống một cách liên tục.​
• Đánh giá hiệu quả: Hãy tự đánh giá và xem xét kỹ lưỡng việc quản lý thời gian của mình. Nếu có thể nhận ra những lỗ hổng, điểm yếu và cải thiện từng bước một, điều này giúp mỗi người trở nên ngày càng hiệu quả hơn.​
• Phản hồi tích cực: Nếu nhận được phản hồi tích cực từ người khác về khả năng quản lý thời gian của mình, điều này cũng chứng tỏ bản thân đang làm tốt trong việc này.​

Nếu có những dấu hiệu tích cực như trên, có thể mỗi cá nhân đang quản lý thời gian hiệu quả. Tuy nhiên, nếu cảm thấy có thể cải thiện hơn, hãy luôn đặt mục tiêu hoàn thiện và phát triển khả năng quản lý thời gian để đạt được hiệu quả cao hơn trong cuộc sống và công việc.

5. Kết luận​

Trong hành trình chinh phục thời gian, chúng ta không chỉ thu hoạch được những thành công lớn mà còn khám phá ra những cơ hội tiềm ẩn trong công việc và cuộc sống. Sự xuất sắc trong quản lý thời gian không chỉ là một kỹ năng, mà còn là một tinh thần, một lối sống.
Hãy nhớ rằng, hành trình này không bao giờ kết thúc; nó là một cuộc phiêu lưu liên tục, là sân khấu của sự rèn luyện và cải thiện bản thân. Hãy mở lòng, thử nghiệm và áp dụng những phương pháp mới để khám phá ra bản thân và định hình con đường thành công của bạn. Bởi vì, ẩn sau những khám phá là cơ hội, và bản thân chúng ta chính là nhà quản lý xuất sắc nhất của thời gian của mình.