KYC là gì? Hướng dẫn quy trình xác minh KYC và eKYC chuẩn

KYC là một thuật ngữ được sử dụng nhiều trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. KYC vai trò quan trọng trong tổ chức tài chính, vậy nên bạn cần thực hiện quy trình này đúng chuẩn. Để hiểu rõ hơn về KYC là gì đừng bỏ qua bài viết này, cuối bài sẽ có những câu trả lời xoay quanh quy trình KYC mà bạn nên biết. Hãy theo dõi đến cuối nhé!​

I. KYC là gì?​

1. Định nghĩa KYC​

KYC được viết tắt từ Know Your Customer, nghĩa là thấu hiểu khách hàng của bạn. Đây là quy trình xác minh danh tính của khách hàng trong ngành tài chính, ngân hàng. Mục đích của quy trình này là đảm bảo những khách hàng đăng ký đều là người thật.

Việc sử dụng KYC trong quy trình xác minh khách hàng là rất cần thiết, nó đảm bảo những người đăng ký đều là khách hàng thật. Với những khách hàng không đáp ứng đủ các yêu cầu tối thiểu thì có thể bị từ chối mở tài khoản hoặc tạm ngừng hợp tác. Việc yêu cầu khách hàng cung cấp đầy đủ và chi tiết thông tin để đảm bảo họ không liên quan đến tham nhũng, hối lộ hay rửa tiền.

2. KYC trong đầu tư​

Trong đầu tư, KYC là một hình thức tiêu chuẩn nhằm bảo vệ lợi ích kinh doanh của nhà đầu tư. Việc biết chi tiết tình hình tài chính và khả năng chịu rủi ro của khách hàng giúp nhà đầu tư có những quyết định chính xác.

KYC đối với doanh nghiệp kinh doanh rất quan trọng. Thông qua việc, doanh nghiệp xác minh được danh tính khách hàng, hiểu rõ trước khi bắt đầu hợp tác sẽ giúp dễ dàng kinh doanh chung hơn.

3. KYC trong các sàn giao dịch tiền ảo​

Đối với các sàn giao dịch tiền ảo, KYC được hiểu là quá trình xác minh danh tính, xác thực tên thật của khách hàng. Đây cũng là tài liệu gốc để hệ thống đối chiếu sau này. Tiền ảo hiện có giá trị rất cao, tuy nhiên mang tính ẩn danh, vậy nên để tránh lừa đảo và tranh chấp về sau, cần công khai thông tin ngay từ lần tham gia đầu.

KYC trong các sàn giao dịch tiền ảo là yếu tố cần có, nó giúp việc xác thực danh tính người tham gia, hỗ trợ bảo mật nhiều lớp và bảo vệ an toàn, tránh hacker xâm nhập vào tài khoản. Việc KYC khiến cho mọi người mất thời gian, tuy nhiên đổi lại nó giúp bạn mua bán, giao dịch trong môi trường an toàn.

II. Tầm quan trọng KYC trong tổ chức tài chính​

KYC được biết đến là khâu đầu tiên trong tổ chức tài chính. Khi khách hàng muốn sử dụng dịch vụ, sản phẩm tài chính thì các tổ chức tài chính phải nhận biết được khách hàng của mình. Thông qua việc xác minh danh tính khách hàng từ đầu, các tổ chức tài chính có thể phân loại khách hàng từ đó quản lý, theo dõi, giám sát được tốt hơn.

Trong tổ chức tài chính, quy trình KYC được xác định bởi các ngân hàng, đảm bảo khách hàng đó là thật, có khả năng chịu rủi ro, từ đó đánh giá và giám sát rủi ro. Nhờ có quy trình KYC mà hiện tượng gian lận hay các hành vi bất hợp pháp như rửa tiền, tham nhũng được ngăn ngừa.

III. Tìm hiểu về quy trình KYC đúng chuẩn​

1. Đối tượng cần tuân thủ yêu cầu của KYC​

Đối với quy trình KYC, việc xác định đúng, chính xác đối tượng cần tuân thủ sẽ giúp các tổ chức tài chính không bỏ sót bất cứ khách hàng ảo nào. Thông qua các thông tin cá nhân như thẻ ID, khuôn mặt, hóa đơn tiện ích hay có thể sinh trắc học để xác minh.

Có 5 nhóm đối tượng cần tuân thủ yêu cầu của KYC là:
- Người muốn mở tài khoản ngân hàng.
- Người mở tài khoản thẻ tín dụng.
- Người mở tài khoản chứng khoán, giao dịch chứng khoán.
- Người mở tài khoản ngân hàng trực tuyến.
- Người mở các tài khoản trên trang mạng điện tử.

2. Tài liệu cần thiết cho quy trình KYC​

Nguồn tài liệu khách hàng cần cung cấp trong quy trình KYC như thẻ chứng minh nhân dân, căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn hiệu lực. Ngoài ra, một số tài liệu khác như sổ hộ khẩu, bằng lái xe, hợp đồng lao động, bảng lương hay giấy xác nhận tạm trú sẽ phải cung cấp khi được yêu cầu.

Yêu cầu của các giấy tờ trên là phải rõ nét, không mờ, không xóa, không rách, phải là giấy tờ thật và còn giá trị sử dụng. Tuỳ vào dịch vụ của các tổ chức tài chính bạn muốn sử dụng mà các tài liệu này sẽ có sự thay đổi. Nếu là doanh nghiệp mở tài khoản thì sẽ phải cung cấp thêm số An sinh xã hội, CMND, CCCD, hộ chiếu cho nhân viên, cổ đông và các thành viên khác trong hội đồng quản trị.

3. Quy trình xác minh KYC thành công​

Quy trình KYC giúp các tổ chức tài chính biết danh tính, địa chỉ và khả năng chi trả dịch vụ của khách hàng. Khi biết những thông tin như vậy việc phân loại khách hàng để cung cấp chính xác dịch vụ phù hợp, cải thiện trải nghiệm sử dụng dịch vụ cho khách hàng.

- Bước 1: Thu thập thông tin khách hàng

Khi khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ, họ sẽ được cung cấp một biểu mẫu và được yêu cầu điền đầy đủ các thông tin. Những thông tin bắt buộc điền như họ tên, số chứng minh nhân dân, căn cước công dân, số điện thoại, ngày tháng năm sinh, địa chỉ thường trú, tạm trú,...

Những thông tin khi điền vào biểu mẫu cần được cung cấp chính xác để đối chiếu ở bước sau.

- Bước 2: Thu thập hồ sơ định danh, thẩm định thông tin

Với một số dịch vụ như mở tài khoản ngân hàng, mở tài khoản tín dụng bạn sẽ được yêu cầu có bản photo chứng minh nhân dân, căn cước công dân (ngân hàng có sẵn máy photo). Các giấy tờ khi cung cấp cần còn giá trị sử dụng, rõ nét, không tẩy xóa.

Hiện nay, việc đối chiếu, kiểm tra thông tin được thực hiện bởi máy móc và công nghệ, giúp việc nhân diện nhanh hơn và yêu cầu tính chính xác cao hơn. Tại bước thu thập và thẩm định nếu thông tin được cung cấp trước đó không chính xác thì bạn sẽ bị từ chối giao dịch. Vì vậy, bạn cần nhập đúng thông tin để tiết kiệm thời gian điền và kiểm tra.
Để hiểu thêm về KYC cũng như những khái niệm, thuật ngữ khác hiện nay bạn có thể đến marketingchoban.net để tìm hiểu thêm các thuật ngữ mới. Không chỉ trong marketing mà còn nhiều lĩnh vực nhé!