Hiểu thế nào về quản trị theo mục tiêu

Khái niệm​

Quản trị theo mục tiêu có tên gọi khác là quản lý theo mục tiêu trong tiếng Anh gọi là Management By Objectives, viết tắt là MBO.

Quản trị theo mục tiêu là quản trị thông qua việc xác định các mục tiêu cho từng nhân viên và sau đó sẽ hướng hoạt động của người lao động vào việc thực hiện và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ra.

Quản trị theo mục tiêu (MBO) là một hệ thống quản trị liên kết các mục tiêu của tổ chức với kết quả của công việc của mỗi cá nhân và sự phát triển của một tổ chức với sự tham gia của tất cả các cấp bậc quản trị.

Mục đích​

Mục đích của MBO là làm gia tăng kết quả hoạt động của một tổ chức bằng việc đạt được những mục tiêu của tổ chức đó thông qua các mục tiêu của mỗi nhân viên trong toàn bộ tổ chức.

Tìm hiểu thêm thông tin khác tại: mẫu quyết định bổ nhiệm

MBO cũng khuyến khích việc mở rộng sự tham gia của từng thành viên công ty vào quá trình xác các định mục tiêu làm việc, thay vì chỉ có một số ít lãnh đạo cấp cao làm những việc này. Mọi thành viên không chỉ hiểu rõ những mục tiêu, định hướng của tổ chức mà còn phải nhận thức rõ vai trò và trách nhiệm của họ trong quá trình đạt được những mục tiêu của tổ chức, các cá nhân có quyền lựa chọn hành động và mục tiêu nên họ có rất nhiều khả năng để thực hiện đầy đủ các trách nhiệm của mình.

Bản chất​

Bản chất của MBO là thiết lập các mục tiêu, lựa chọn những chương trình để hành động và ra quyết định có tham gia của các nhà quản trị lẫn các nhân viên. Một phần quan trọng khác của MBO đó là đo lường và so sánh về hiệu suất dựa trên thực tế của người lao động với các mục tiêu tiêu chuẩn đã đặt ra và từ đó có thể tìm ra những nguyên nhân dẫn tới việc không thể thực hiện được các mục tiêu để có giải pháp điều chỉnh kịp thời.

Các bước thực hiện MBO​

MBO là một quá trình bao gồm 5 bước:

- Thiết lập và xem xét các mục tiêu của tổ chức

- Thiết lập các mục tiêu của từng bộ phận và từng cá nhân

- Kiểm soát quá trình hoạt động

- Đánh giá hiệu quả của hoạt động

- Ghi nhận kết quả đã đạt được, thành tích đã đạt được.

Các "mục tiêu" trong hệ thống MBO được chia làm 3 loại:

- Mục tiêu cho các công việc hàng ngày (Routine - Regular): nhằm đảm bảo các công việc hàng ngày này có thể duy trì được hoạt động của tổ chức.

- Mục tiêu giải quyết các vấn đề (Problem Solving Objectives): đây là những mục tiêu được đề ra để giải quyết các vấn đề khó khăn phát sinh nhằm tránh được những trở ngại sẽ có trong tương lai hoặc tái diễn những hành vi không tốt.

- Mục tiêu đổi mới (Innovative Objectives): thường là các mục tiêu dài hạn hay là mục tiêu phát triển của tổ chức.

MBO cũng là một hệ thống quản trị đầu tiên được đặt ra các nguyên tắc khi xây dựng mục tiêu - nguyên tắc SMART (Specific - cụ thể; Measurable - đo lường được; Achievable - có khả năng đạt được; Realistics - thực tế; Timebound - có thời hạn).

Xem thêm nội dung khác tại: Công ty tài chính

Lợi ích và hạn chế của MBO​

Lợi ích của MBO

Lợi ích lớn nhất của quản trị theo mục tiêu là tạo ra những động lực lao động. Ứng dụng MBO cũng có những tác động tích cực tới động lực lao động trên các khía cạnh sau:

- Khi các nhân viên ngồi lại với nhà quản trị để xác lập các mục tiêu, họ cần phải cảm nhận được họ là một phần của tổ chức, hiểu được các mục tiêu chung của công ty, phát triển một mối quan hệ gắn kết giữa mục tiêu công việc của các nhân viên và mục tiêu công việc của cấp trên.

- Tạo ra được một cơ chế thông tin liên lạc tốt hơn trong nội bộ của doanh nghiệp. Có được một hệ thống điều phối - đánh giá một cách thường xuyên, có sự tương tác giữa cấp trên và cấp dưới.

- Cho phép của cán bộ cũng như lãnh đạo tổ chức đánh giá chất lượng công việc của các nhân viên dựa trên những nhiệm vụ/mục tiêu đã được giao

- Đánh giá chất lượng công việc của từng nhân viên dựa trên những nhiệm vụ/mục tiêu đã được giao và phát hiện ra ngay những nguyên nhân dẫn tới sự chênh lệch giữa kết quả kỳ vọng và kết quả thực tế.

- Hỗ trợ trong việc xây dựng bản mô tả công việc thống nhất ở từng cấp quản lí đồng thời giúp chuẩn hóa một số quy trình và kỹ năng.

Hạn chế của MBO

- Sự thay đổi của môi trường có thể dẫn tới mục tiêu đã được thiết lập không phù hợp và cần phải được liên tục thay đổi

- Tốn thời gian do việc xác định các mục tiêu phải đạt trên cơ sở đồng thuận ở từng cấp độ trong quản trị

- Gặp khó khăn khi xác định các mục tiêu và yêu cầu cho những công việc hay vị trí của công việc cao cấp, những công việc khó định lượng hiệu quả như là tư vấn, tham mưu,...

- Những hạn chế vì tính cứng nhắc của một tổ chức do ngần ngại thay đổi mục tiêu.

Vì vậy, khi tổ chức áp dụng mô hình MBO thì cần phải tính đến những hạn chế trên, để có những giải pháp và kế hoạch phù hợp nhất.

Xem thêm tại: chứng từ điện tử