Check in là gì? Chi tiết các bước checkin tại khách sạn

Check-in là bước không thể thiếu tại mỗi khách sạn, từ cao cấp đến bình dân. Đây là giai đoạn quan trọng để tạo ấn tượng ban đầu với khách hàng. Vậy check-in là gì? Quy trình diễn ra như thế nào để đáp ứng chuẩn mực của nhân viên lễ tân? Hãy cùng Vạn An Group tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Check in là gì?​

Check-in là quá trình xác nhận sự có mặt của bạn tại một địa điểm đã đăng ký hoặc đặt chỗ trước đó. Thuật ngữ này thường đi kèm với các thủ tục và quy trình như cung cấp thông tin cá nhân, nhận chìa khóa phòng khách sạn, thẻ lên máy bay, hoặc nhận tài liệu cho hội thảo, sự kiện.

Ngoài ra, check in còn thường được sử dụng trên mạng xã hội để chia sẻ trạng thái hoặc chụp ảnh check tại địa điểm mà bạn đang có mặt. Các phần tiếp theo sẽ giải thích chi tiết hơn về ý nghĩa của check in trong lĩnh vực khách sạn và lưu trú.

Hình thức checkin phổ biến​

Các hình thức check in phổ biến nhất hiện nay gồm là gì? Hình thức check in có thể thay đổi tùy theo từng khách sạn hoặc đối tượng khách hàng. Dưới đây là 6 hình thức checkin phổ biến:

Front Desk checkin​

Quầy lễ tân là nơi khách hàng thực hiện thủ tục check in trực tiếp, được gọi là front desk check in. Đây là hình thức check in truyền thống và phổ biến nhất.

Club lounge checkin​

Club lounge checkin là một dịch vụ đặc biệt, cho phép khách hàng thực hiện thủ tục nhận phòng tại một khu vực riêng biệt, cao cấp trong khách sạn được gọi là “Club Lounge”. Ở đây, khách hàng sẽ được đón tiếp một cách trịnh trọng và được phục vụ đồ uống và đồ ăn nhẹ trong khi thực hiện thủ tục check-in.

In-Room checkin​

Check in tại phòng nghỉ, hay còn gọi là in-room checkin, là việc thực hiện thủ tục check in ngay tại phòng nghỉ của khách. Hình thức này thường được áp dụng cho những khách đã đặt dịch vụ xe đưa đón từ sân bay. Khi đến, nhân viên sẽ hướng dẫn khách trực tiếp lên phòng và thực hiện thủ tục check in tại đó.

Express checkin​

Express check in là một dịch vụ nhận phòng nhanh chóng, thường dành riêng cho các vị khách thường xuyên lưu trú tại khách sạn. Trong hình thức này, khách hàng chỉ cần cung cấp thông tin thẻ tín dụng để hoàn tất quá trình nhận phòng một cách nhanh chóng và thuận tiện.

Member checkin​

Member checkin là một dịch vụ nhận phòng đặc biệt dành riêng cho các thành viên của hệ thống thương hiệu. Đây là một ưu đãi đặc biệt được khách sạn cung cấp để mang lại trải nghiệm lưu trú tối ưu cho các khách hàng thân thiết này.

Mobile checkin​

Mobile checkin là việc khách hàng thực hiện quy trình check in và nhận phòng thông qua điện thoại di động, đây là một tiện ích được cung cấp bởi khách sạn. Khách hàng có thể tương tác trực tiếp với đại diện của khách sạn thông qua cuộc gọi hoặc ứng dụng di động để xác nhận thông tin, chọn phòng và nhận thông báo về sẵn sàng của phòng trước khi đến khách sạn.

Thời gian check in khách sạn là mấy giờ?​

Thường, các khách sạn áp dụng thời gian nhận phòng vào lúc 14h chiều. Thời gian lưu trú một ngày của khách thuê phòng bắt đầu từ 14 giờ chiều hôm nay và kết thúc vào 12 giờ trưa hôm sau. Có thể thấy, thời gian giữa check in khách sạn và check out khách sạn chênh nhau khoảng 2 tiếng. Đây là thời gian mà khách sạn sử dụng để dọn dẹp và chuẩn bị phòng để kịp đón khách mới.



Đặc biệt vào mùa cao điểm, tỉ lệ đặt phòng cao nên dịch vụ dọn dẹp bị hạn chế. Bởi vậy, khách sạn thường tuyển dụng nhân viên buồng thời vụ trong 3 tháng hoặc 6 tháng.

Chi tiết các bước checkin khách sạn​

Ngoài việc hiểu khái niệm của checkin, bạn cũng cần tham khảo quy trình và thủ tục cụ thể để đảm bảo việc nhận phòng diễn ra nhanh chóng và thuận tiện. Mặc dù quy trình check in khách sạn có thể khác nhau, nhưng thường bao gồm các bước sau:

1. Cung cấp thông tin đặt phòng: Nếu bạn đã đặt phòng trước đó, cung cấp thông tin đặt phòng như mã booking và số lượng phòng để lễ tân có thể xác nhận.
2. Thông báo yêu cầu phòng: Nếu bạn chưa đặt phòng trước, thông báo với nhân viên lễ tân về các yêu cầu cụ thể như số lượng khách, tiện nghi mong muốn, thời gian lưu trú, và thời gian trả phòng.
3. Xuất trình giấy tờ tùy thân: Để xác minh danh tính và làm thủ tục lưu trú, bạn cần xuất trình giấy tờ tùy thân như CMND/CCCD hoặc hộ chiếu.
4. Ký xác nhận đặt phòng: Sau khi xác minh thông tin, bạn sẽ ký vào biểu mẫu của khách sạn, xác nhận rằng bạn đồng ý với các điều khoản và điều kiện của khách sạn.
5. Nhận chìa khóa phòng và thông tin hướng dẫn: Khi hoàn thành các bước trên, bạn sẽ nhận chìa khóa hoặc thẻ vào phòng. Nhân viên lễ tân cũng sẽ cung cấp thông tin về chính sách, dịch vụ, và tiện ích của khách sạn.

Lưu lại một số lưu ý này để việc check in nhanh chóng​

Hiểu rõ về khái niệm của việc check in và lưu ý những điều quan trọng sau sẽ giúp bạn thực hiện thủ tục nhận phòng một cách nhanh chóng để có thể sớm nghỉ ngơi và tận hưởng kỳ lưu trú đáng nhớ:

• Xác định rõ khung giờ check in của khách sạn để bạn có thể sắp xếp thời gian và lịch trình của mình một cách phù hợp.
• Nếu bạn cần nhận phòng sớm, hãy liên hệ trước với nhân viên khách sạn để nhận được hỗ trợ tốt nhất và tìm hiểu rõ về mức phí cần thanh toán (nếu có).
• Đảm bảo bạn chuẩn bị đầy đủ giấy tờ tùy thân như CMND/CCCD hoặc hộ chiếu để xuất trình khi check in khách sạn, và đừng quên mang theo voucher đặt phòng cũng như hóa đơn đặt cọc (nếu có)

Bài viết đã cung cấp đầy đủ thông tin hữu ích giúp bạn trả lời câu hỏi check in là gì? Từ đó, giúp bạn kiến thức và kỹ năng trong những lần checkin mỗi chuyến đi của bạn. Nếu còn bất kỳ thắc mắc gì cần giải đáp hãy liên hệ với Vạn An Group thông qua số hotline: 0985 385 102 để được tư vấn nhanh nhất nhé!
Nguồn: Vạn An Group