Cách ứng dụng AI trong văn phòng để tăng cường hiệu suất công việc

Xu hướng ứng dụng AI trong văn phòng đang ngày càng trở nên phổ biến. AI hỗ trợ nhân viên ở mọi bộ phận tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức trong các tác vụ hàng ngày. Nhiều doanh nghiệp cũng đã bắt đầu tích hợp AI vào mô hình hoạt động của mình để nâng cao hiệu suất công việc và tối ưu hóa chi phí. Dưới đây là các công cụ AI hàng đầu mà nhân viên văn phòng nên sử dụng hiện nay.

Với AI chatbot Preny thông minh. có khả năng giao tiếp tiếng Việt thành thạo, có thể trả lời người dùng qua giọng nói và thực hiện các thao tác trên website nên là AI lý tưởng để sử dụng trong doanh nghiệp Việt. Hãy trải nghiệm ngay AI Preny bằng cách lên Google search: AI chatbot Preny nhé.

Cách ứng dụng AI trong văn phòng làm việc​

Dưới đây là một số công việc mà bạn có thể hoàn toàn ứng dụng AI trong văn phòng nhằm giúp tiết kiệm thời gian, công sức của bản thân:

Nghiên cứu thông tin​

Hầu hết các nhân viên R&D phải thực hiện nghiên cứu chuyên sâu về nhiều chủ đề mỗi ngày. Việc nghiên cứu pháp lý đòi hỏi sự chính xác nhưng cũng cần được thực hiện nhanh chóng. Việc tốn quá nhiều thời gian tìm kiếm cơ sở dữ liệu và các nền tảng nghiên cứu cho các vụ án hoặc dự án cụ thể có thể dẫn đến lãng phí thời gian cho những nhiệm vụ khác. May mắn thay, ngày nay bạn có thể sử dụng các công cụ AI để tiến hành nghiên cứu trực tuyến một cách nhanh chóng và hiệu quả dựa trên các yêu cầu cụ thể. Các công cụ như AOMNI ứng dụng công nghệ AI để truy xuất, trích xuất và xử lý dữ liệu trực tuyến một cách toàn diện.

Viết email​

Email thường là một yếu tố gây lãng phí thời gian trong môi trường văn phòng. Mặc dù các email liên phòng ban rất quan trọng, việc ngồi xuống và soạn thảo những thông tin đơn giản có thể tiêu tốn quá nhiều thời gian. Hiện nay, nhiều dịch vụ email đã tích hợp công nghệ AI để giúp quá trình viết email trở nên dễ dàng hơn đáng kể.

Chẳng hạn, Gmail cung cấp tính năng AI như Smart Compose, sử dụng máy học tiên tiến để nhận diện nội dung email và dự đoán các phần tiếp theo. Tính năng này sẽ đưa ra các gợi ý cho từ, cụm từ hoặc câu tiếp theo mà người viết có thể dễ dàng chọn và thêm vào. Những công cụ này giúp bạn soạn email nhanh chóng mà không mất quá nhiều thời gian cho việc gõ từng câu riêng lẻ.

Quản lý thời gian​

Các phần mềm tích hợp AI như ứng dụng Timely là công cụ lý tưởng để quản lý lịch trình cả trong và ngoài công việc. Các ứng dụng như Timely tự động theo dõi thời gian bạn dành cho từng nhiệm vụ hoặc công việc cụ thể, giúp bạn tổ chức lịch trình một cách hiệu quả hơn và tối ưu hóa việc phân bổ thời gian và nguồn lực trong ngày làm việc.

Ghi chú trong các cuộc họp​

Tl:dv là một ứng dụng AI hỗ trợ người tham gia các cuộc họp ghi lại những ghi chú quan trọng, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thông tin thiết yếu nào. Ứng dụng này sử dụng công nghệ máy học để tự động phiên âm chính xác nội dung các cuộc họp hoặc hội nghị, giúp việc ghi chép trở nên nhanh chóng và hiệu quả.

Bán hàng​

Các chiến lược bán hàng hiệu quả thường đòi hỏi sự kết hợp giữa tính sáng tạo và hiệu suất cao. Trong khi sự sáng tạo luôn là yếu tố không thể thiếu từ các chuyên gia bán hàng, việc sử dụng các công cụ AI tiên tiến có thể giúp đơn giản hóa quy trình bán hàng trong doanh nghiệp của bạn. Một bài thuyết trình bán hàng thành công không chỉ cung cấp thông tin toàn diện mà còn phải có phong cách trình bày độc đáo và ấn tượng. Hiện nay, các ứng dụng AI cung cấp cho chuyên gia các công cụ học máy giúp tích hợp những mẫu bán hàng đã được chứng minh với giọng điệu độc đáo của thương hiệu.

Quản lý khách hàng​

Các doanh nghiệp cũng có thể tận dụng phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) được hỗ trợ bởi AI. Những nền tảng như Salesforce Einstein và Zoho CRM cho phép bạn tích hợp các mối quan hệ và tương tác khách hàng hiện tại vào một giao diện toàn diện. Bằng cách tổ chức các hoạt động tiếp cận bán hàng thông qua các chương trình AI, bạn có thể đạt được một phương pháp tiếp cận toàn diện hơn đối với cơ sở khách hàng của mình.

Tuyển dụng​

Việc tuyển dụng nhân tài mới phù hợp với tầm nhìn và nhu cầu của công ty có thể là một thách thức. Các nhà quản lý tuyển dụng thường phải duyệt qua hàng loạt hồ sơ và thư xin việc, so sánh các điểm mạnh tương tự giữa nhiều ứng viên. Các chương trình như Skillate và Psymetrics sử dụng AI để sàng lọc hồ sơ, xác định các điểm mạnh cốt lõi của từng ứng viên dựa trên các tiêu chí đã đề ra, từ đó tối ưu hóa quy trình tuyển dụng.

Top 5 công cụ AI hỗ trợ công việc văn phòng​

Preny​

Nếu bạn đang làm việc trong lĩnh vực bán hàng, marketing hoặc chăm sóc khách hàng, chatbot Preny sẽ là một công cụ hỗ trợ vô cùng hiệu quả. Công nghệ AI này có khả năng trò chuyện tự nhiên và linh hoạt bằng tiếng Việt, hiểu được cả tiếng lóng, viết tắt và các phương ngữ vùng miền. Nhờ đó, Preny trở thành lựa chọn lý tưởng cho quy trình chăm sóc khách hàng của các doanh nghiệp trong nước.

Giao diện của chatbot Askany được thiết kế với avatar người thật, có thể tùy chỉnh theo yêu cầu của doanh nghiệp. Avatar này có khả năng chuyển động, giúp Preny thu hút sự chú ý của người truy cập trang web và khuyến khích tương tác nhiều hơn. Điều này không chỉ kéo dài thời gian người dùng ở lại trang mà còn nâng cao tỷ lệ tương tác, cải thiện khả năng chuyển đổi và doanh số bán hàng. Nếu muốn, bạn có thể trải nghiệm miễn phí Preny chatbot AI miễn phí ngay bây giờ!

GetResponse​

GetResponse là nền tảng tiếp thị qua email toàn diện, cung cấp bộ công cụ và tính năng đa dạng giúp tối ưu hóa các chiến dịch tiếp thị của bạn. Dù bạn đang xây dựng đối tượng tiềm năng hay tương tác với khách hàng hiện tại, GetResponse có khả năng tự động hóa nhiều khía cạnh khác nhau trong quy trình tiếp thị qua email.

Với trình tạo email AI của GetResponse, có sẵn trên tất cả các gói trả phí, bạn có thể tận dụng công nghệ OpenAI GPT-3.5 để nhanh chóng tạo ra những email hấp dẫn. Các tính năng nổi bật bao gồm trình tạo dòng chủ đề, tối ưu hóa theo ngành, thử nghiệm A/B, và sắp tới sẽ có hỗ trợ đa ngôn ngữ

Claude​

Claude, phiên bản AI hội thoại mới nhất do Anthropic phát triển, đã được cải tiến với khả năng tương tác tốt hơn, hiệu suất cao hơn và bộ nhớ lớn hơn so với các phiên bản trước. Hiện có sẵn qua API và trang web beta claude.ai, Claude được thiết kế như một trợ lý thân thiện, hỗ trợ thực hiện nhiều tác vụ khác nhau. Với sự chú trọng vào tính an toàn và dễ sử dụng, Claude 2 có khả năng suy luận, hiểu ngôn ngữ và tạo nội dung một cách hiệu quả.

Claude 2.1 có thể xử lý lên đến 200.000 tokens cho mỗi yêu cầu, cho phép nó tạo ra nội dung cho các tài liệu lớn, thậm chí là cả sách. Người dùng có thể sử dụng "system prompt" để định hướng Claude trong các nhiệm vụ cụ thể, bao gồm việc xác định vai trò, giọng điệu, bối cảnh, mức độ sáng tạo, thông tin bên ngoài và kiểm tra tính chính xác của đầu ra. Anthropic cũng đã tích hợp các tính năng an toàn và quy trình đánh giá nội bộ nhằm giảm thiểu rủi ro Claude 2 tạo ra nội dung gây hại.

ChatGPT​

Chatbot do OpenAI phát triển, ChatGPT được thiết kế để tham gia vào các cuộc trò chuyện tự nhiên và hỗ trợ nhiều tác vụ thông qua khả năng xử lý và tạo phản hồi ngôn ngữ. Với khả năng tạo ra văn bản mạch lạc, phù hợp với ngữ cảnh, ChatGPT hỗ trợ người dùng trong nhiều lĩnh vực từ viết email, soạn thảo bài luận đến lập trình, giúp giải quyết cả công việc cá nhân lẫn chuyên nghiệp. Nền tảng này có hai phiên bản: miễn phí và ChatGPT Plus trả phí, trong đó phiên bản trả phí cung cấp các tính năng cao cấp như truy cập ưu tiên vào các mô hình ngôn ngữ mới và tốc độ phản hồi nhanh hơn.

Việc ứng dụng AI trong văn phòng với ChatGPT bao gồm: tích hợp các plugin để kết nối với API và cơ sở dữ liệu bên ngoài, mở rộng khả năng truy xuất thông tin ngoài dữ liệu huấn luyện ban đầu; hỗ trợ viết và gỡ lỗi mã lập trình, giúp các nhà phát triển đưa ra ý tưởng và giải quyết vấn đề kỹ thuật; và hỗ trợ đa ngôn ngữ, giúp người dùng toàn cầu dễ dàng trò chuyện và tạo nội dung bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau.

Jasper​

Jasper là một trợ lý viết lách AI được phát triển để hỗ trợ người dùng tạo ra nội dung chất lượng cao một cách nhanh chóng và hiệu quả. Công cụ này sử dụng các thuật toán xử lý ngôn ngữ tiên tiến để tạo ra văn bản phục vụ cho nhiều mục đích, từ nội dung quảng cáo đến các bài viết blog. Jasper đặc biệt hữu ích cho những người sáng tạo nội dung, nhà tiếp thị và các chủ doanh nghiệp có nhu cầu sản xuất lượng lớn văn bản mà vẫn đảm bảo tiết kiệm thời gian.

Trong môi trường văn phòng, Jasper có thể được ứng dụng để tạo ra nội dung sáng tạo và độc đáo dựa trên hướng dẫn và tham số từ người dùng; điều chỉnh phong cách và giọng điệu của AI sao cho phù hợp với định hướng thương hiệu hoặc các mục tiêu cụ thể; đồng thời hỗ trợ tạo nội dung bằng nhiều ngôn ngữ, giúp tiếp cận thị trường địa phương hoặc phục vụ đối tượng toàn cầu.

Qua bài viết này, bạn sẽ hiểu rõ lý do vì sao việc ứng dụng AI trong văn phòng được ưa chuộng như vậy. AI đã chứng minh được khả năng gia tăng năng suất, tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực không chỉ cho nhân viên mà còn cho cả doanh nghiệp. Đặc biệt, trong lĩnh vực bán hàng và chăm sóc khách hàng, Preny AI là công cụ tối ưu nhất cho các doanh nghiệp tại Việt Nam.