Cách làm việc của một thư ký chuyên nghiệp

Thư ký văn phòng là gì?
Thư ký văn phòng là một trong những công việc trong ngành quản trị văn phòng doanh nghiệp. Là người đảm nhận các công việc liên quan đến công tác quản lý, điều hành chung trong văn phòng. Đồng thời thực hiện các vấn đề liên quan đến giấy tờ, các công việc tạp vụ hành chính nhân sự, hồ sơ, văn bản, họp hành, tiếp khách,… Đây được xem là vị trí đóng vai trò hỗ trợ quan trọng và thiết thực tại các văn phòng doanh nghiệp.Thư ký văn phòng ngày nay đã trở thành một ngành nghề phổ biến trong xã hội, đóng vai trò mật thiết với các công tác điều hành, vận hành doanh nghiệp. Chính vì vậy nó trở thành ngành nghề được nhiều bạn trẻ hiện nay quan tâm, định hướng.

Chức năng nhiệm vụ của thư ký văn phòng
Chức năng nhiệm vụ của thư ký văn phòng cũng là một trong những vấn đề được đề cập và quan tâm khá nhiều. Dưới đây là các công việc cơ bản của một thư ký văn phòng bạn có thể tham khảo để hiểu rõ hơn:

Sắp xếp lịch làm việc ở cơ quan
Công việc quan trọng nhất trong những nhiệm vụ của thư ký văn phòng đó là sắp xếp lịch làm việc tại văn phòng. Người thư ký cần nắm rõ được kế hoạch cụ thể của toàn bộ doanh nghiệp, từ đó lên kế hoạch sắp xếp chi tiết, cụ thể phù hợp để công việc được triển khai hiệu quả. Đồng thời cũng lên kế hoạch lịch họp, công tác của các sếp.

Trong các cuộc họp, thư ký còn đảm nhận vai trò ghi chép, lưu trữ các thông tin chính để phục vụ công tác quản lý, điều hành.

Tiếp nhận và xử lý thông tin
Nhanh nhạy trong công việc là điều cần thiết ở một thư ký chuyên nghiệp. Tiếp nhận thông tin và nhanh chóng hoàn tất công việc được giao. Trợ giúp các sếp giải quyết các công việc nội bộ nhanh chóng, chính xác và bảo mật. Ngoài ta thư ký còn là người tập hợp các số liệu, tài liệu tham khảo cho cấp trên khi cần thiết.

Đón tiếp khách hàng
Nhiệm vụ của người thư ký văn phòng còn được thể hiện qua việc khéo léo trong công tác đón tiếp khách hàng. Thư ký văn phòng trong nhiều trường hợp sẽ đảm nhận vai trò tiếp khách và giải quyết công việc trong giới hạn làm việc của mình. Tiếp nhận thông tin, ý kiến của khách và xử lý nhanh chóng nhất có thể.

Sắp xếp các chuyến đi công tác cho cấp trên
Phác thảo, soạn lịch trình cho chuyến đi: Mục đích của chuyến đi, các nơi đến, thời gian đi, thời gian đến, các điểm dừng, …
Lập bản chương trình hẹn gặp: Ngày, giờ, gặp ai, thuộc tổ chức nào, ở đâu, cần hồ sơ gì (tập hồ sơ số mấy),…
Đặt vé phương tiện giao thông
Đặt khách sạn: Cần tìm hiểu kỹ: vị trí, các lọai phòng, giá cả, phương thức đặt
Lập hồ sơ chuyến đi: Tài liệu cho từng cuộc làm việc của lãnh đạo (semi riêng, dán nhãn, đánh số tập hồ sơ,…)
Tạm ứng và quyết toán chi phí.

Thành thạo các kỹ năng vi tính, tin học
Làm việc trong một doanh nghiệp ở thời 4.0 nhất định bạn phải thành thạo các kỹ năng công nghệ thông tin cơ bản. Công việc của một thư ký đòi hỏi làm việc máy tính và các trang thiết bị hiện đại khác mỗi ngày. Vì vậy bạn cần phải biết sử dụng các chương trình cơ bản như: Word, Excel, soạn hợp đồng, văn bản, thư mời,…

Nhạy bén trong công việc, kiên định và có chính kiến
Đây là phẩm chất rất quan trọng của thư ký văn phòng. Đóng vai trò là người sắp xếp tất cả các công việc, kế hoạch của công ty, thư ký phải thực sự là người nhạy bén để có thể xử lý tốt thông tin và các tình huống phát sinh. Trong nhiều trường hợp cần thiết có thể giải quyết vấn đề thay cấp trên. Nếu không cũng cần biết cách điều hướng công việc sang một hướng có lợi cho công ty mình nhất.

Những chia sẻ trên đây hy vọng đã giúp mọi người hiểu được thư ký văn phòng là gì và các vấn đề liên quan. Nếu bạn đang quan tâm ngành nghề này thì chắc chắn đây là những thông tin hữu ích dành cho bạn. Tham khảo và trau dồi ngay các kiến thức, kỹ năng cần thiết cho bản thân mình để theo đuổi công việc này trong tương lai sắp tới nhé