Cách để Trở nên ngăn nắp

Nếu sự thiếu tổ chức đang gây tắc nghẽn cho cuộc sống của bạn và kết quả là bạn cảm thấy bừa bộn và nản lòng, đã đến lúc bạn cần phải trở nên ngăn nắp. Để đạt được sự gọn gàng bên ngoài, bạn nên bắt đầu từ bên trong như xác định rõ sự ưu tiên của mình, và quyết định xem bạn muốn đồ đạc của bạn được sắp xếp như thế nào.

Bạn nên giữ nguyên vị trí của mọi vật dụng. Biết rõ điều bạn cần/muốn thực hiện, thời điểm bạn sẽ tiến hành, và tránh hình thành sự căng thẳng do không biết rõ điều bạn cần làm. Sự ngăn nắp đòi hỏi phải có thời gian, nhưng khi bạn đã hình thành thói quen, cuộc sống của bạn sẽ trở nên dễ dàng hơn! Bạn chỉ cần một tuần để bắt đầu một thói quen nào đó.

I. Giữ nguyên vị trí mọi vật dụng




1. Sắp xếp không gian. Cho dù nó có là nhà cửa, phòng ngủ, nhà bếp, phòng làm việc, tủ, hoặc bàn làm việc, bạn cần phải quan sát xem chúng chứa đựng những gì, vứt bỏ/cho đi bất kỳ vật dụng nào mà bạn không thường sử dụng, và cung cấp không gian thuận tiện và được phân chia rõ ràng cho mọi đồ vật khác.

Có óc tổ chức không chỉ có nghĩa là gọn gàng. Mục tiêu của sở hữu óc tổ chức là khả năng tìm kiếm, trao đổi, và đánh giá đồ dùng một cách nhanh chóng. Tuy nhiên, nó cũng sẽ giúp duy trì sự gọn gàng của mọi thứ bằng cách cung cấp không gian nhanh chóng, hợp lý bạn có thể để thêm vào hoặc loại bỏ đồ vật.

Ví dụ: Nếu bạn có rất nhiều sách và bạn sắp xếp chúng trên kệ sách theo kích cỡ, chúng sẽ trông khá gọn gàng, nhưng bạn sẽ phải đọc lướt qua từng quyển sách một mỗi khi bạn không nhớ rõ vị trí của một quyển sách nào đó hoặc có thể là bạn sẽ phải di dời vài quyển sách nếu bạn đặt bìa sách chồng lên nhau và tái sắp xếp chúng mỗi khi bạn phải thêm vào một vài quyển sách mới. Nếu bạn cung cấp cho từng thể loại sách một ngăn riêng, và chừa khoảng trống ở phía cuối hoặc giữa các nhóm sách, bạn có thể nhanh chóng tìm kiếm quyến sách bạn cần bằng cách lướt mắt qua bố cục sắp xếp, và chỉ cần xem lướt qua một vài quyển sách thuộc thể loại phù hợp, và bạn có thể cất trữ thêm những quyển sách khác mà không phá vỡ bố cục tổng thể.

Bằng cách sắp xếp vật dụng của bạn theo cấp bậc, bạn chỉ cần phải đưa ra một vài quyết định khi tiến hành sắp xếp theo danh mục thu hẹp dần (ví dụ: giá, kệ, thùng, túi), thay vì phải xem qua chúng. Ví dụ, bạn có thể cất mọi thiết bị thể thao vào một chiếc thùng cho từng môn thể thao và cất vật dụng nhỏ chẳng hạn như đế đỡ bóng golf vào túi. Bạn nên sắp xếp những dụng cụ to lớn khác như ván trượt tuyết vào một nơi khác. Bạn có thể cho sản phẩm làm sạch vào nơi khác, phân chia theo phạm vi của chúng.

Không nên lạm dụng phương pháp này, bởi vì bạn sẽ tiết kiệm thời gian hơn nếu bạn có thể xem xét nhiều đồ vật cùng một lúc thay vì đóng mở, di dời, và thay thế vật chứa đựng. Hai hoặc ba cấp độ là quá nhiều. Sắp xếp đồ điện tử, bộ phận máy vi tính, dây, và dụng cụ nhỏ hoặc có hình thù kỳ lạ có xu hướng mắc kẹt bên dưới các dụng cụ khác hoặc làm rối mọi thứ bằng cách trữ chúng trong vật chứa dễ lấy và không gây rối ren chẳng hạn như túi nhựa trơn có khóa kéo.

Để dành một vài chỗ trống trong từng khu vực chứa đồ để bạn có thể thêm vào một vài đồ vật nào đó mà không phá hỏng hệ thống. Bạn nên dành riêng khu vực "chờ đợi", chẳng hạn như một chiếc bàn nhỏ hoặc một chiếc kệ, cho bất kỳ vật dụng nào cần phải được cất đi để tránh đặt sai vị trí hoặc thường xuyên gây xao nhãng bởi những hoạt động khác liên quan đến quá trình phân loại, và tiết kiệm thời gian bằng cách cất trữ nhiều đồ vật vào không gian lưu trữ cụ thể cùng một lúc thay vì từng chiếc một.

Một vài vật dụng cần đến bố cục hoặc trật tự cụ thể thay vì chỉ đơn giản là phân loại theo nhóm. Những yếu tố thường được sử dụng, chẳng hạn như gia vị, cần phải được sắp xếp tại nơi thuận tiện và dễ trông thấy cũng như dễ với tới, không phải là được giấu với một mặt hàng nào đó có liên quan đến chúng. Đồ dễ hư hỏng, chẳng hạn như thực phẩm, cần phải được sử dụng trước tiên: bạn có thể xếp chồng chúng hoặc sắp xếp theo kiểu tựa lưng vào nhau theo hàng ngang. Vật dụng có thể hoán đổi cho nhau nhưng không giống hệt nhau để bạn có thể tận hưởng sự đa dạng, như quần áo, cần phải được sắp xếp theo hàng hoặc định kỳ xáo trộn chúng lên để không có bất kỳ một trang phục nào bị kẹt lại bên dưới. Dụng cụ to lớn, lộn xộn hoặc nguy hiểm cần phải có vị trí đặc biệt.

Dọn dẹp đồ dùng của bạn trước khi suy nghĩ về việc sắp xếp (sắp xếp công cụ, đồ nội thất, v.v). Không nên thực hiện theo hướng ngược lại. Bạn chỉ có thể biết rõ không gian mà bạn sở hữu khi bạn đã dọn dẹp gọn gàng. Nếu bạn không thật sự xem xét kỹ mọi vật dụng mà bạn đang chất đầy trong không gian của bạn, bạn sẽ lãng phí thời gian và tiền bạc trong việc sắp xếp đồ vật mà bạn không cần đến.

Quan sát cách bạn sử dụng mọi thứ và tìm cách để tận dụng không gian một cách hiệu quả. Nếu sẽ khá bất tiện để bạn tìm kiếm (hoặc cất) đồ dùng, hệ thống tổ chức của bạn sẽ không đem lại kết quả. Bạn nên cố gắng sắp xếp vật dụng mà bạn thường xuyên sử dụng tại nơi mà bạn có thể dễ dàng tìm thấy và cất giữ. Theo cách này, bạn nên trữ dụng cụ tại nơi bạn sẽ cần đến chúng nhiều nhất. Nồi sẽ được đặt gần bếp, phong thư và tem sẽ được cho vào ngăn bàn làm việc, chất tẩy rửa và tẩy vết bẩn sẽ được cất trong phòng giặt ủi hoặc tủ đựng chăn màn (Nghe thì khá hiển nhiên, nhưng bạn sẽ ngạc nhiên trước số người thường để mọi thứ "ở bất kỳ nơi đâu" và sau đó là bất ngờ trước sự bất tiện khi họ phải thực hiện bất kỳ điều gì).

Có phải một vài vật dụng trong nhà của bạn chiếm quá nhiều không gian? Bạn nên nhớ thường xuyên dọn dẹp. Bạn có thể tự hỏi bản thân những câu hỏi sau trong quá trình đưa ra quyết định: Mình có cần thứ này không? Liệu mình có cần đến nó trong vòng một năm? Năm ngoái mình có sử dụng vật dụng này không? Mình có thật sự thích nó hay không? Liệu người khác có thể tận dụng nó? Mình có sở hữu nhiều đồ vật hơn mức sử dụng cần thiết trong tương lai gần? Liệu mình có nhớ món đồ này nếu mình không có nó? Nếu mình cần đến nó, liệu mình có thể dễ dàng thay thế bằng dụng cụ tương đương khác?

Biết rõ hình dạng và cảm giác của "sự ngăn nắp". Không gian gọn gàng sẽ khá đơn giản để sử dụng. Nó cung cấp đủ chỗ chứa đựng vật dụng của bạn. Nó khá hợp lý. Mỗi đồ dùng trong nhà bạn đều có một vị trí cụ thể. Không gian ngăn nắp đồng thời cũng sẽ giúp bạn cảm thấy bình tĩnh, thoáng đãng, và dễ chịu.

Sử dụng đồng hồ bấm giờ. Xác định thời gian cần thiết cho nhiệm vụ dọn dẹp và hẹn giờ, sau đó, cố gắng hết sức để hoàn thành nó trong khoảng thời gian quy định.

Dành riêng một khu vực nào đó cho việc lưu trữ hóa đơn. Mở mọi lá thư ngay lập tức và vứt bỏ phong bì cùng với thư rác. Bạn chỉ nên giữ lại hóa đơn tại vị trí dễ thấy.

2. Trả vật dụng về vị trí ban đầu của nó. Ngay lập tức. Một khi bạn đã thiết lập mọi vị trí cụ thể cho từng đồ vật, bạn cần phải hình thành thói quen cất chúng về nơi của chúng ngay sau khi bạn sử dụng xong. Không nên đặt chúng trên bàn ăn hoặc trên ghế bành và tiến đến thực hiện công việc khác cũng như nghĩ rằng bạn sẽ sắp xếp chúng sau. Đây là hành động không thể chấp nhận.

Luôn nhớ cất chìa khóa tại nơi phù hợp (nếu không bạn sẽ đánh mất chúng).

Luôn nhớ cất điện thoại tại cùng một nơi. Chuẩn bị sẵn đế sạc điện thoại.

3. Túi nhựa có thể tái sử dụng (như túi Ziploc) là người đồng hành của bạn. Bạn nên lưu trữ đồ đạc trong túi nhựa. Bằng cách này, chúng sẽ gọn gàng, sạch sẽ, và không bám bụi. Tuy nhiên, chúng sẽ khá lộn xộn nếu bạn không có hệ thống lưu trữ phù hợp! Bạn có thể xếp túi vào tủ, ngăn kéo, kệ, và những nơi khác. Túi Ziploc rất tiện lợi, hữu dụng, và rẻ tiền, vì vậy, hãy sử dụng chúng!

Dùng ngăn kéo có ô phân loại đính kèm. Bạn có thể tìm mua khá nhiều chủng loại hoặc tự tay thiết kế bằng cách cắt bỏ phần đầu của chai nhựa nhiều kích cỡ khác nhau. Bình sữa cũng khá tiện lợi bởi vì chúng có hình vuông, nhưng bạn có thể tận dụng bất kỳ một loại chai lọ nào mà bạn có thể tỉa bớt chúng để trở nên vừa vặn với ngăn kéo.

II. Sử dụng lịch công tác, sổ kế hoạch, và điện thoại thông minh

1. Sử dụng lịch công tác. Tìm mua lịch công tác và đặt nó tại nơi mà bạn có thể trông thấy mỗi ngày, tốt nhất là vào buổi sáng. Đối với hầu hết mọi người, vị trí phù hợp là trên tủ lạnh, trên bàn làm việc, hoặc trên màn hình máy vi tính. Bất kể bạn đặt nó tại nơi nào, hãy biến quá trình xem xét nó thành một phần của thói quen hằng ngày. Ví dụ, bạn có thể cất nó trong chiếc tủ trong phòng tắm nơi mà bạn sẽ phải lấy kem đánh răng. Mỗi sáng, trong khi chải răng với một tay, bạn có thể dùng tay còn lại để xem xét việc cần làm trong ngày và trong tuần sắp đến trên lịch công tác.

Giữ lịch công tác bên cạnh khi phân loại giấy tờ. Thông thường, bạn có thể cất giữ hoặc thậm chí là vứt bỏ thông báo về một sự kiện nào đó nếu nó đã được ghi chép lại trong lịch công tác của bạn. Lịch công tác sẽ giúp nhắc nhở bạn hoàn tất công việc đúng giờ. Bạn không cần phải dựa vào chồng giấy tờ cũ.

2. Sử dụng sổ kế hoạch. Sổ kế hoạch đặc biệt hữu dụng nếu bạn có khá nhiều cuộc hẹn và ngày làm việc của bạn khá đa dạng đến nỗi bạn gặp khó khăn trong việc theo dõi lịch hoạt động của mình. Ví dụ, nếu bạn thường phải di chuyển khá nhiều hoặc tham dự nhiều lớp học theo những khung thời gian khác nhau trong ngày, sẽ dễ dàng hơn nếu bạn thường xuyên mang theo sổ kế hoạch để tham khảo – bạn không thể thực hiện điều này với lịch công tác thông thường. Bạn cũng có thể ghi chép nhiều thông tin hơn trong sổ kế hoạch.

3. Sử dụng điện thoại thông minh. Một chiếc điện thoại thông minh, đặc biệt là loại có thể đồng bộ hóa dữ liệu với phần mềm quản lý thông tin cá nhân dựa trên mạng lưới hệ thống trên máy vi tính, thậm chí sẽ tốt hơn là lịch làm việc và ghi chú bằng giấy bởi vì bạn có thể tìm kiếm dữ liệu, và dễ dàng thêm nhiệm vụ cần giải quyết vào điện thoại hoặc vào trang web, và quá trình nhắc nhở thông tin khẩn cấp hoặc xóa bỏ thông tin không cần thiết sẽ được diễn ra một cách tự động.

III. Liệt kê danh sách

1. Viết chúng ra giấy! Viết ra giấy sẽ tốt hơn là cố gắng ghi nhớ mọi thứ trong đầu. Bạn nên viết ra mọi điều mà bạn cần phải nhớ. Ngay cả khi trí nhớ của bạn khá tốt, bạn cần biết rằng không ai là người hoàn hảo và viết mọi thứ ra giấy để đề phòng cũng sẽ không gây hại gì cho bạn. Ghi chép lại số điện thoại, cuộc hẹn, ngày sinh nhật, danh sách mua sắm, và công việc cần làm, và cất chúng tại nơi mà bạn có thể dễ dàng tìm thấy và xem lại mỗi khi bạn cần.

2. Liệt kê danh sách việc cần làm.

Lập danh sách nhiệm vụ cần thực hiện trong ngày. Danh sách công việc hằng ngày hoặc ngay trước mắt không nên dài quá 5 nhiệm vụ, hoặc nếu không, bạn sẽ ôm đồm quá nhiều công việc và sẽ phải đối mặt với thất bại. Hãy đánh dấu một hoặc hai nhiệm vụ mà bạn nhất định phải hoàn thành trong ngày hôm đó, và tiến hành giải quyết chúng không ngừng nghỉ cho đến khi hoàn tất.

Hình thành danh sách việc cần làm trong tuần. Nhiệm vụ phù hợp sẽ bao gồm: Đi chợ, sửa máy điều hòa, v.v. Phát triển thêm từ danh sách này để lập danh sách công việc hằng ngày. Một chiếc bảng trắng hoặc bảng viết bút lông có thể tẩy xóa sẽ giúp bạn ghi nhớ mọi nhiệm vụ mà bạn cần phải thực hiện mỗi ngày, hoặc mục tiêu lâu dài của mình.

Thiết lập danh sách nhiệm vụ cần làm cho một tháng. Danh sách này sẽ bao gồm nhiệm vụ chung như: mua quà sinh nhật cho Châu, đưa ô tô đi kiểm tra, cuộc hẹn với nha sĩ. Bạn có thể sử dụng danh sách này để hình thành danh sách việc cần làm mỗi ngày và mỗi tuần.

Thiết lập danh sách nhiệm vụ cần thực hiện cho cuộc sống. Chắc chắn điều này nghe khá quyết liệt, nhưng tại sao bạn lại không dành thời gian để suy nghĩ lại về cuộc sống và tương lai của mình? Trở nên có tổ chức hoàn toàn xoay quanh sự ưu tiên, và quá trình này sẽ không gây hại cho bạn.

3. Dành thời gian để sắp xếp biên lai của vật dụng mà bạn cần phải trả lại, cho dù là cho cửa hàng hoặc thư viện, sẽ khá hữu ích. Phương pháp này sẽ hình thành trật tự và kết cấu, và sẽ giúp bạn tránh được tình trạng quá hạn và bị phạt.

IV. Theo sát lịch làm việc

1. Hoàn thành nhiệm vụ. Không có lý do gì để bạn hình thành danh sách công việc cần làm nếu bạn không có kỷ luật trong việc hoàn thành chúng. Có khá nhiều biện pháp để bạn theo sát danh sách.Không nên trì hoãn, hãy loại bỏ hoặc phớt lờ mọi tác nhân xao nhãng và bắt tay vào thực hiện nó.

Nếu nhiệm vụ nào đó còn đọng lại trong danh sách của bạn, bạn nên xem xét nó một cách kỹ càng. Liệu nó có thật sự quan trọng? Nếu có, hãy xử lý nó, hoặc ít ra là bắt đầu thực hiện nó. Nếu không, bạn có thể chuyển nó vào danh sách công việc sẽ được hoàn thành trong "một ngày nào đó" hoặc loại bỏ nó hoàn toàn. Đừng để bản thân phải lo lắng cho một yếu tố nào đó quá lâu.

Nếu bạn cảm thấy chán chường, hoặc lịch làm việc thông thường của bạn bị gián đoạn, bạn có thể gây xao nhãng và đem lại sự hài lòng cho bản thân bằng cách giải quyết công việc tồn đọng.

2. Thiết lập khung thời gian để hoàn thành từng nhiệm vụ trong ngày cũng là biện pháp khá tốt để ngăn ngừa sự trì trệ, và bám sát lịch làm việc. Sở hữu khung thời gian cụ thể là phương pháp rất hiệu quả để tổ chức một ngày của bạn. Biết rõ rằng từng mục công việc trong danh sách có thời gian cụ thể sẽ giúp bạn không cảm thấy vội vàng trong việc phải hoàn tất chúng. Bạn chỉ cần sử dụng khoảng thời gian mà bạn cho phép bản thân và thực hiện thật tốt. Không nên vội vàng hoàn thành nhiệm vụ. Nếu bạn nóng vội, bạn sẽ không thể hoàn thành công việc của mình một cách chính xác như là khi bạn từ tốn cũng như tiến hành một cách chậm rãi, và nó cũng sẽ đem lại hiệu quả cao hơn.

3. Kết hợp nhiều hoạt động tương tự nhau. Bạn có thể gọi nhiều cuộc điện thoại, giải quyết nhiều công việc lặt vặt, thanh toán nhiều hóa đơn cùng một lúc. Hoặc mua sắm đủ một đồ dùng trong một lần.

V.Làm việc hiệu quả

1. Làm nhiều việc cùng một lúc. Chuyển đổi công việc để làm thường sẽ tốn thời gian[3], vì vậy, bạn không nên cố gắng suy nghĩ về nhiều yếu tố cùng một lúc, chẳng hạn như chương trình TV và học tập. Phương pháp hiệu quả nhất để giải quyết nhiều nhiệm vụ cùng một lúc là khi công việc đó hoàn toàn rất đơn giản như xếp quần áo, hoặc có thể được giao cho quá trình xử lý tự động trong một khoảng thời gian. Bạn có thể cho đồ vào máy giặt, gửi email, hoặc cho thực phẩm vào nồi hầm, cho đồ vào máy sấy, sắp xếp đồ dùng cho chuyến đi du lịch, sau đó, phơi quần áo ngay khi chúng đã được giặt xong để không bị nhăn.

Bạn nên nhớ nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng làm nhiều công việc cùng một lúc có thể giảm thiểu khả năng tập trung hoàn toàn vào giải quyết từng nhiệm vụ.

2. Giao nhiệm vụ. Bạn nên nhớ lựa chọn người có đủ công cụ cần thiết để thực hiện nhiệm vụ mà bạn giao. Bạn cần biết rằng hoàn thành công việc sẽ tốt hơn là gạt chúng sang một bên để có thể hoàn hảo chúng, và hoàn tất nhiệm vụ không chỉ giúp giáo dục người đó (có thể là con của bạn) cách để thực hiện chúng mà còn là cách để giải quyết vấn đề có liên quan. Sẽ khó để bạn trở nên ngăn nắp nếu bạn chỉ muốn tự tay làm mọi việc.

3. Đưa ra nhiều quyết định hơn. Sự bừa bộn và vô tổ chức thường là hậu quả của việc không thể quyết định được điều cần làm. Bắt đầu bằng quá trình đưa ra quyết định cho những thứ nhỏ nhặt, và bạn sẽ sớm trở nên tự tin hơn trong việc hành động với mọi vật dụng xung quanh ngôi nhà, trên bàn làm việc và trong văn phòng của bạn. Hãy thử thực hiện nó ngay hôm nay!