Cách để tạo thói quen sử dụng bản kế hoạch hàng ngày

Sổ kế hoạch hàng ngày sẽ giúp bạn cảm thấy dễ dàng hơn trong việc ghi nhớ các cuộc hẹn và nhiệm vụ quan trọng, các hoạt động thú vị và các thời hạn cuối cùng. Nhưng quả là khó khăn để bắt đầu thói quen sử dụng, cập nhật và mang theo sổ kế hoạch hàng ngày.

May mắn là có một số mẹo có thể giúp kết hợp sổ kế hoạch hàng ngày vào cuộc sống của bạn một cách trơn tru và hiệu quả.
I. Tìm loại sổ thích hợp

1. Suy nghĩ xem bạn dùng sổ kế hoạch vào việc gì.

Có nhiều loại sổ kế hoạch hàng ngày phù hợp với các công việc và tính cách khác nhau. Một số chỉ là quyển sổ ghi chép rất đơn giản; số khác lại có nhiều phần để ghi các hạng mục công việc khác nhau. Dành ít thời giờ để suy nghĩ lý do mà bạn muốn dùng sổ kế hoạch hàng ngày và sẽ dùng vào việc gì. Việc cân nhắc những điều đó là rất quan trọng vì bạn sẽ có xu hướng dùng sổ kế hoạch hàng ngày nếu đó là công cụ kế hoạch duy nhất của bạn: cùng một lúc có hơn một bản kế hoạch sẽ gây bối rối và phá hỏng mục đích. Bạn hãy tự hỏi mình những câu sau:

Bạn có cần phần ghi số điện thoại?

Bạn sẽ dùng với mục đích chính là để nhớ các cuộc hẹn?

Bạn cần sổ kế hoạch trong hơn một năm?

Bạn muốn sổ kế hoạch thay thế cho công cụ sắp xếp khác (như danh sách những việc cần làm)?

Bạn muốn một quyển sổ đơn giản hay có nhiều mục và nhiều phần khác nhau?

Bạn cần sổ kế hoạch cỡ nhỏ để vừa trong túi hoặc cỡ lớn để có đủ chỗ ghi chép trong các cuộc họp?

Bạn muốn sổ kế hoạch có nhiều chỗ trống cho các ngày trong tuần, hay chủ yếu dùng cho các hoạt động cuối tuần?

2. Mua sổ kế hoạch phù hợp với nhu cầu của bạn.

Sổ kế hoạch hàng ngày có bán ở nhiều cửa hàng, như các shop cung cấp đồ văn phòng, cửa hàng văn phòng phẩm, cửa hàng bán lịch, và bán trên mạng. Giá cả có thể khác nhau từ vài chục ngàn đến trên một triệu.[4] Tuy tính thẩm mỹ là quan trọng, nhưng điều đầu tiên và quan trọng nhất là cần chú ý đến cách bố trí và các phần của sổ kế hoạch. Nhớ chọn quyển có cách bố trí mà bạn thấy hài lòng, đồng thời hợp với phong cách và trách nhiệm của bạn.

3. Cân nhắc về tính thẩm mỹ của sổ kế hoạch hàng ngày.

Tuy chức năng là điều quan trọng nhất, nhưng có nhiều khả năng bạn sẽ tạo thói quen sử dụng khi sổ kế hoạch có vẻ hấp dẫn và đẹp mắt.[5] Một số loại rất đơn giản với bìa da màu đen bọc ngoài. Số khác thì nổi bật và độc đáo với nhiều kiểu dáng và các mẫu thiết kế công phu. Hình thức nào cũng được miễn là nó hòa hợp với môi trường làm việc của bạn.

Chú ý tính thẩm mỹ cả ở bên trong cũng như bên ngoài. Ví dụ, có người thích trang giấy trơn hơn là kẻ hàng. Một số người thích đối xứng, số khác lại thích cách bố trí linh động hơn. Bạn cũng có thể thích những kiểu chữ này hơn kiểu chữ khác. Nhớ tìm một quyển sổ kế hoạch hàng ngày vừa mắt - cả trong lẫn ngoài – để tự khuyến khích mình dùng hàng ngày

4. Chuẩn bị bút mực và bút chì.

Sổ kế hoạch hàng ngày sẽ chẳng mấy có ích nếu bạn không viết gì vào đó. Nhớ để sẵn nhiều bút chì gọt nhọn và bút mực ở những nơi mà bạn có thể thường dùng sổ kế hoạch nhất. Những nơi này bao gồm:

Cặp tài liệu hoặc túi đi làm

Ví

Bàn làm việc

Bàn ở nhà

Bên cạnh điện thoại bàn

Nếu là người suốt ngày làm mất bút, bạn nên gài một cây bút chì dự phòng vào bên trong sổ kế hoạch. Một số quyển sổ thậm chí có cả chỗ để gài bút chì dự phòng.

II. Sử dụng hiệu quả sổ kế hoạch hàng ngày

1. Quyết tâm sử dụng bản kế hoạch hàng ngày

Những người cam kết một cách mạnh mẽ thường giữ lời hứa. Thói quen rất khó thay đổi, nhưng bạn hãy tự nhủ rằng khi quyết tâm thay đổi một việc nhỏ, bạn sẽ hình thành một thói quen mới.

Nhớ rằng những thói quen tốt có nhiều khả năng phát triển khi chỉ tập trung mỗi lần vào một việc, do đó bạn đừng ép buộc mình quá mức với những thói quen quản lý thời gian mới. Hiện thời bạn chỉ nên tập trung vào việc duy trì sổ kế hoạch hàng ngày.

2. Nói với một người bạn về ý định sử dụng sổ kế hoạch hàng ngày của bạn

Người ta thường duy trì được những thói quen mới của mình khi những người khác biết về những quyết tâm của họ và có thể hỗ trợ cho họ.[9] Nói chuyện với một người bạn hoặc đồng nghiệp về quyết tâm mới của bạn. Có thể người bạn đó cũng đang muốn bắt đầu một thói quen mới và bổ ích. Các bạn có thể nhắc nhở nhau cập nhật kế hoạch khi cần.

3. Mỗi ngày cất sổ kế hoạch một nơi cố định ở nhà và ở chỗ làm

Dùng sổ kế hoạch hàng ngày như quyển lịch duy nhất của bạn: nếu dùng hai kế hoạch cùng lúc, bạn sẽ không nắm được các trách nhiệm của mình.Tuy nhiên, việc này khá rắc rối vì bạn cần phải đưa các công việc ở nơi làm việc và cả ở nhà vào sổ kế hoạch hàng ngày. Để đảm bảo luôn có sổ kế hoạch bên mình, bạn hãy xác định một chỗ cố định ở nơi làm việc và một chỗ ở nhà để giữ sổ kế hoạch hàng ngày. Đừng bao giờ để sổ ở bất cứ chỗ nào khác: tính nhất quán là chìa khóa để phát triển thói quen này.

Những chỗ thích hợp nhất để giữ sổ kế hoạch ở nhà là bên cạnh điện thoại bàn, trong túi đi làm hoặc cặp đựng tài liệu, hoặc bên cạnh điện thoại di động và chìa khóa xe.

Những chỗ thích hợp nhất để giữ sổ kế hoạch ở nơi làm việc là trên bàn làm việc, ngăn kéo giữa của bàn làm việc, bên cạnh điện thoại làm việc hoặc trong cặp tài liệu.

4. Ghi lời nhắc để tập thói quen đem theo sổ kế hoạch hàng ngày đến chỗ làm và từ chỗ làm về nhà.

Khi mới bắt đầu làm quen với việc sử dụng sổ kế hoạch, bạn có thể quên đem theo đến chỗ làm và từ chỗ làm về nhà. Để ngăn chặn điều này, bạn hãy viết những lời nhắc nhở ở những nơi dễ thấy ở chỗ làm và ở nhà. Các nghiên cứu cho thấy những mảnh giấy ghi lời nhắc là một trong những phương pháp hiệu quả nhất để khuyến khích một hành vi cụ thể. Áp dụng phương pháp này bằng cách dán những mảnh giấy ghi “Bạn có nhớ sổ kế hoạch hàng ngày không?” vào những nơi chắc chắn nhìn thấy. Những nơi này là:

Laptop của bạn

Trên mặt bàn làm việc

Bên cạnh điện thoạii

Trên cửa ra vào

Trên bàn ăn

Trên gương phòng tắm

Bạn có thể bỏ đi những ghi chú này sau khi đã phát triển được thói quen đem theo sổ kế hoạch hàng ngày đến chỗ làm và về nhà.

5. Chuyển các thông tin vào kế hoạch của bạn.

Khi mới mua sổ kế hoạch, bạn sẽ phải đưa vào rất nhiều thông tin. Bạn có thể có các cuộc hẹn đã lên lịch trước đó, các nhiệm vụ đang thực hiện và những thông tin ngẫu nhiên xung quanh. Dành ra một hoặc hai tiếng để củng cố tất cả những thông tin tản mát này cho vào sổ kế hoạch hàng ngày. Điều này sẽ giúp bạn thực hiện việc nhập thông tin đúng cách. Nó cũng sẽ cho phép bạn lập kế hoạch thời gian hiệu quả hơn. Những điều cần ghi vào sổ kế hoạch bao gồm:

Thông tin liên lạc quan trọng với gia đình, bạn bè, đồng nghiệp và khách hàng

Các cuộc họp

Lịch học

Hạn cuối cho các dự án ở trường hoặc chỗ làm

Thay đổi ca làm việc (nếu công việc của bạn không theo lịch trình cố định)

Các cuộc hẹn khám sức khỏe và khám răng

Sinh nhật của những người thân yêu

Các sự kiện đặc biệt trong công việc

Các sự kiện cá nhân đặc biệt

Các ngày quan trọng cho sở thích hoặc các hoạt động ngoại khóa (ví dụ như ngày duyệt vở kịch của bạn hoặc lớp học nhảy zumba)

6. Xem sổ kế hoạch hàng ngày của bạn mỗi sáng

Vào mỗi buổi sáng trước khi đi làm, bạn hãy kiểm tra lại các cuộc hẹn, cuộc họp và nhiệm vụ sắp tới. Dành một phút để suy nghĩ xem liệu có các nhiệm vụ nào cần phải thêm vào lịch trình hoặc có nhiệm vụ nào cần xóa bỏ. Dùng thời gian này để lập kế hoạch trong ngày sao cho có thể quản lý thời gian một cách khôn ngoan khi bạn đã đến nơi làm việc.

7. Xem sổ kế hoạch hàng ngày vào mỗi buổi chiều

Trước khi rời công sở, kiểm tra lại sổ kế hoạch lần nữa. Đảm bảo là bạn đã hoàn thành mọi việc được đặt ra trong ngày hôm đó.[16] Suy nghĩ xem liệu có những mục nào mới cần phải đưa vào sổ kế hoạch cho tuần kế tiếp. Luôn cập nhật kế hoạch trước khi rời nơi làm việc để đảm bảo rằng bạn có thể theo sát các trách nhiệm của mình.

8. Dùng sự củng cố tích cực để giữ động lực.

Nghĩ về sổ kế hoạch hàng ngày của bạn như một điều tích cực thay vì là vật gây chán nản hay cản trở. Dùng sổ kế hoạch như một phương tiện để tự thưởng cho mình vì đã hoàn thành nhiệm vụ. Chẳng mấy chốc bạn sẽ nhắm đến việc hoàn thành nhiệm vụ chỉ vì cảm giác khoan khoái gạch bỏ các mục khỏi danh sách những việc cần làm. Để tiếp sức cho bản thân, bạn nên:

Gạch hết mọi việc đã hoàn thành và các cuộc hẹn đã thực hiện xong. Mỗi khi cảm thấy nản lòng, bạn hãy nhìn vào tất cả những việc bạn đã gạch đi và tự hào vì những gì mình đã làm được.

Tự thưởng cho mình vì đã hoàn thành một số nhiệm vụ nào đó. Tự thết đã mình sau mỗi 5 mục mà bạn đã gạch khỏi bản kế hoạch. Ví dụ, bạn có thể tự đãi mình một ly cà phê hay một vòng đi dạo khi bạn đã chạm được tới mục tiêu mong muốn. Điều này sẽ tạo động lực cho bạn dùng sổ kế hoạch hàng ngày một cách thích đáng cũng như hoàn thành các nhiệm vụ.

Làm một việc yêu thích khi xem sổ kế hoạch hàng ngày. Cố gắng đừng nghĩ về thời gian xem kế hoạch như một bổn phận. Thay vì vậy, hãy coi nó là một công cụ hữu ích. Để liên hệ sổ kế hoạch hàng ngày của bạn với cảm giác tích cực thay vì tiêu cực, bạn thử làm điều gì đó thú vị mỗi buổi sáng và buổi chiều khi xem sổ. Uống một tách cà phê ngon, nhấm nháp một thanh chocolate hoặc nghe một bài hát yêu thích. Bộ não sẽ nhanh chóng liên hệ sổ kế hoạch của bạn với các cảm giác tích cực.

Thưởng cho mình một thứ thật đặc biệt sau mỗi tuần sử dụng hiệu quả sổ kế hoạch. Khi vẫn còn trong giai đoạn đầu làm quen việc sử dụng sổ kế hoạch, có thể bạn cần cho mình thêm động lực, giúp bạn đem sổ kế hoạch theo mình và cập nhật mỗi ngày. Cứ mỗi tuần nhớ đem sổ kế hoạch và cập nhật, bạn hãy làm một điều gì đó thật tốt với bản thân: ăn kem, đi xem phim, hay uống một ly với bạn bè. Trong vài tuần, bạn sẽ quen với việc sử dụng sổ kế hoạch vào mọi lúc.

Viết những điều tích cực song song với các trách nhiệm quan trọng trong sổ kế hoạch. Bằng cách dùng sổ kế hoạch hàng ngày để tự nhắc mình về những hoạt động yêu thích (ăn trưa cùng bạn bè) cũng như những hoạt động không thích thú gì mấy (đến nha sĩ), bạn có thể theo được thói quen mới của mình.

9. Tiếp tục cập nhật sổ kế hoạch hàng ngày nếu cần thiết.

Trong thời gian kiểm tra sổ mỗi sáng và chiều, bạn nên nhập vào mọi việc cần làm mới, các cuộc hẹn, cuộc họp và thời hạn cuối. Bạn cũng có thể cập nhật sổ kế hoạch khi phát sinh nhiệm vụ mới. Việc duy trì cập nhật sổ kế hoạch sẽ giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn và đồng thời tránh khỏi cảm giác chìm ngập. Khi viết ra một nhiệm vụ, bạn sẽ không còn phải giữ trong đầu, do đó ngăn được cảm giác phiền hà và nghi ngại khủng khiếp.

Nếu cảm thấy quá tải, bạn hãy chuyển một số mục sang phần “tồn đọng” có thể làm từ từ. Đừng khiến mình nản chí khi nhìn chằm chằm vào các nhiệm vụ không bao giờ hoàn thành được trong một ngày làm việc bình thường.

10. Hãy kiên nhẫn.

Đôi khi phải cần hai tháng hoặc hơn để thói quen trở nên hoàn toàn tự động. Cho đến lúc thói quen đã bén rễ, có thể bạn trải qua những lần sơ xuất bỏ sổ kế hoạch ở nhà hoặc quên không ghi các cuộc hẹn. Hãy kiên nhẫn và tha thứ cho mình. Đừng quên rằng cần phải có thời gian để hình thành nên thói quen, và những lần thi thoảng sơ xuất sẽ không ảnh hưởng đến khả năng phát triển thói quen mới của bạn.

Có một cách hữu ích là làm một bản kế hoạch hỗ trợ thế chỗ vào những lần bạn bỏ quên sổ kế hoạch ở nhà. Ví dụ, bạn có thể ghi các cuộc hẹn công việc vào giấy ghi chú và đem về nhà để ghi vào sổ kế hoạch. Đối với các sự kiện và thời hạn chót vô cùng quan trọng, bạn cũng có thể dùng phần quản lý công việc trên mạng để gửi cho mình lời nhắc theo giờ: như vậy, bạn sẽ không quên dữ liệu quan trọng ngay cả khi bạn quên sổ kế hoạch