Cách để sắp xếp các công việc ưu tiên

Đôi khi bỗng dưng bạn có cảm giác dường như cả thế giới này đang sụp xuống vậy. Công việc và chuyện học hành bắt đầu chất đống, rồi thì các trách nhiệm và việc nhà, lại thêm lời hứa với bạn bè và gia đình không thể có đủ thời gian trong vài ngày cho tất cả những thứ đó.

Nếu biết lên danh sách ưu tiên đúng cách, bạn có thể trở thành một người làm việc hiệu quả hơn, đồng thời tiết kiệm được thời gian, công sức và bớt stress. Hãy học cách tổ chức công việc thành những hạng mục và độ khó riêng, sau đó bắt đầu giải quyết như một người chuyên nghiệp. Bạn hãy xem bước 1 để có thêm thông tin.



I. Lên danh sách việc cần làm

1. Chọn một khung thời gian cho bản liệt kê của bạn. Bạn sắp có một tuần thực sự bận rộn? Hay một ngày túi bụi với công việc? Suy nghĩ về mọi việc cần làm trước khi hết năm có thể khiến bạn phát điên. Cho dù những cam kết của bạn là gì, hãy chọn khung thời gian cho danh sách những việc ưu tiên sắp làm để có thể quản lý những việc đó và biến áp lực thành hành động có ý nghĩa.

Mục tiêu ngắn hạn thường bao gồm những việc thuộc nhiều hạng mục khác nhau. Có thể bạn có nhiều nhiệm vụ cần hoàn thành trước khi hết ngày và những việc lặt vặt cần làm trước khi về nhà, rồi còn nhiều công việc nội trợ khi về đến nhà nữa. Bạn có thể có một danh sách đầy áp lực về các việc cần phải làm xong trong vài giờ đồng hồ nữa.

Mục tiêu dài hạn có thể bao gồm những tham vọng lớn hơn và cần phải chia thành nhiều bước mà bạn cũng cần ưu tiên. Bạn có thể đặt mục tiêu "đỗ đại học" vào danh sách cần làm dài hạn, trong đó bao gồm nhiều hoạt động nhỏ hơn. Tuy nhiên, việc chia nhỏ sẽ đơn giản hóa và dọn đường cho quá trình thực hiện.

2. Viết ra mọi việc cần làm.

Bắt đầu chia từng phần việc và viết ra chính xác những việc cần làm, bất kể thứ tự. Trong một khung thời gian áp lực nhất định, bạn hãy liệt kê ra mọi nhiệm vụ lớn nhỏ cần thực hiện. Liệt kê những dự án cần hoàn thành, các vấn đề cần quyết định và những việc linh tinh cần làm

3. Phân loại những việc cần làm.

Một điều hữu ích cho bạn là phân chia mọi việc thành những hạng mục riêng biệt, lập ra các bản danh sách cho các lĩnh vực khác nhau trong cuộc sống của bạn. Các việc nhà có thể cho vào một hạng mục, trong khi các dự án ở trường học hay nơi làm việc thuộc hạng mục khác. Nếu bạn có đời sống xã hội sôi động thì chắc hẳn có nhiều sự kiện trong kỳ nghỉ cuối tuần cũng cần phải chuẩn bị và ưu tiên. Bạn hãy lập các danh sách riêng cho từng loại.

Tuy nhiên, nếu thấy rằng liệt kê tất cả mọi việc vào một chỗ là có ích, vậy thì bạn hãy cân nhắc lập một danh sách toàn bộ các việc cần làm, bao gồm các việc nhà và nhiệm vụ, những cam kết trong công việc và những hoạt động trong đời sống xã hội của bạn. Nếu cảm thấy chìm ngập vì quá nhiều việc, bản danh sách này sẽ giúp bạn đặt mọi việc ở cạnh nhau, qua đó bạn có thể thấy được tầm quan trọng của từng việc khi so sánh với những việc khác.

4. Sắp xếp danh sách theo thứ tự.

Xác định những hoạt động quan trọng nhất hoặc những việc cấp bách trong danh sách và viết lại những việc đó lên hàng đầu. Mọi thứ đều liên quan đến bạn và các chủ đề trong danh sách, do đó bạn có thể quyết định đặt các hoạt động ở trường quan trọng hơn các dự án ở nơi làm, hoặc ngược lại.

Tuy nhiên, nếu mọi việc đều quan trọng như nhau và đều cần thiết, bạn không cần sắp xếp thứ tự và bắt đầu làm từng việc theo thứ tự bảng chữ cái hoặc chọn ngẫu nhiên. Khi tích cực đánh dấu “đã làm” vào bản danh sách nghĩa là bạn đang hoàn thành các công việc.

5. Để danh sách ở nơi dễ thấy.

Đặc biệt đối với những danh sách dài hạn, bạn hãy để chúng ở nơi dễ nhìn và dùng nó như lời nhắc nhở về những việc cần hoàn thành, gạch bỏ hoặc đánh dấu những việc đã hoàn tất.

Nếu có một bản danh sách tương tự trên giấy, hãy treo nó ở nơi bạn thường trông thấy như trên cánh cửa tủ lạnh hoặc bảng thông báo gắn ở cửa trước, hoặc trên tường ở văn phòng.

Ngoài ra, bạn có thể để bản danh sách trên bàn khi đang làm những việc khác. Như vậy bạn sẽ luôn ghi nhớ và xóa đi khi đã thực hiện xong.

Giấy ghi chú “post- it” rất thích hợp để nhắc nhở khi bạn ở nhà. Nếu dán giấy ghi chú lên màn hình ti vi, bạn sẽ nhớ làm những việc quan trọng hơn là phí thì giờ làm những việc ít hiệu quả.

II. Xếp loại các dự án

1. Xếp loại theo tầm quan trọng của từng nhiệm vụ.

Những việc nào là quan trọng nhất trong bản danh sách của bạn? Nhìn chung, bạn có thể đặt những nhiệm vụ ở nơi làm việc/trường học cao hơn các việc nhà và hoạt động xã hội, mặc dù cũng có những ngoại lệ. Ví dụ như ăn uống và tắm rửa là cần thiết, trong khi việc giặt giũ thì có thể làm vào một hôm khác, sau khi bạn đã hoàn thành một dự án quan trọng.

Quyết định tầm quan trọng theo các mức độ khác nhau, có thể là ba mức độ, để phân loại các nhiệm vụ và tiêu chuẩn khác nhau trong bản danh sách. Cách đơn giản nhất và tốt nhất để phân loại là xếp theo mức quan trọng cao, trung bình và thấp. Bạn nên suy xét cẩn thận khi xếp loại.

2. Xếp loại theo tính cấp bách của từng nhiệm vụ.

Cân nhắc về những thời hạn sắp tới và khả năng hoàn thành trong thời hạn đó. Việc gì cần phải làm xong sớm nhất? Việc gì cần phải hoàn thành trong ngày? Việc gì có thể kéo dài thêm chút thời gian?

Điều quan trọng là phải cân nhắc khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành từng nhiệm vụ, thậm chí bạn có thể quy định một khoảng thời gian cho những việc nhất định. Nếu cho rằng tập thể dục mỗi ngày là việc ưu tiên, nhưng bạn lại có một đống việc phải làm, vậy thì bạn hãy cho mình 30 phút để tập và tìm nơi nào đó để chèn vào.

3. Xếp loại theo độ khó của từng nhiệm vụ.

Có thể việc đến bưu điện vào cuối ngày để gửi đồ là việc quan trọng, nhưng đó không phải là nhiệm vụ quá khó. Bạn hãy sắp xếp mọi việc trong danh sách theo độ khó để biết cách đặt các nhiệm vụ trong sự tương quan với nhau.

Sắp xếp công việc theo mức độ khó, trung bình và dễ có thể đem lại hiệu quả cao hơn là cố gắng suy xét chúng trong mối tương quan với nhau. Đừng lo xếp thứ tự các công việc trước khi đánh giá mức độ của từng việc, nếu bạn thấy làm như vậy là hữu ích.

4. So sánh toàn bộ các nhiệm vụ và sắp xếp theo thứ tự.

Đặt lên hàng đầu những nhiệm vụ quan trọng nhất và cấp bách nhất nhưng ít đòi hỏi nỗ lực nhất để đem lại hiệu quả tối đa trong khoảng thời gian đã định cho công việc đó.

III. Thực hiện bản danh sách

1. Mỗi lần làm một việc và theo suốt cho đến khi hoàn tất.

Bạn sẽ rất khó hoàn thành bản danh sách nếu làm theo kiểu kén chọn và làm mỗi việc một chút. Nếu cứ như vậy thì sau nhiều giờ đồng hồ, bản danh sách của bạn trông vẫn y như cũ: chưa hoàn thành. Thay vì làm mỗi thứ một ít, bạn hãy làm một việc cho đến khi hoàn thành rồi chuyển sang làm việc kế tiếp sau vài phút nghỉ ngơi. Đừng chuyển sang làm những việc khác trong bản danh sách trước khi làm xong việc đầu tiên và quan trọng nhất.

Ngoài ra khi nhìn vào bản danh sách chung, bạn hãy tìm ra các nhiệm vụ có thể kết hợp với nhau một cách hiệu quả. Có lẽ vừa ôn toán vừa làm bài sử không phải ý hay, nhưng tranh thủ học bài trong lúc ngồi chờ giặt xong quần áo ở phòng giặt đồ thì bạn có thể tiết kiệm được thời gian để hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng hơn.

2. Xác định việc gì nên phó thác cho người khác và việc gì nên bỏ qua.

Nếu nhà bị rớt mạng internet, bạn có thể muốn đến thư viện, dùng wi-fi để tìm ra vấn đề từ đầu. Nhưng đó không phải cách hay nếu bạn phải nấu cho xong bữa tối, lại có hàng chục hồ sơ phải sắp xếp cho xong trước ngày mai và còn hàng trăm công việc khác phải làm nữa. Liệu gọi cho công ty cung cấp dịch vụ internet có tốt hơn không?

Mọi việc vẫn ổn nếu bạn xác định một công việc nào đó không đáng để bỏ thời gian ra làm, hay giao việc cho người khác với chi chí chấp nhận được so với giá trị thời gian phải bỏ ra. Bạn có thể phải tốn tiền mua một hàng rào mới, hoặc có thể tự làm hàng rào bằng cách tỉ mẩn lục lọi đống phế liệu hàng mấy tiếng đồng hồ dưới nắng nóng, nhưng rồi hóa ra lại chỉ tiết kiệm được mấy đồng. Vậy thì có lẽ mua một hàng rào mới vẫn tốt hơn.

3. Thay thế các hạng mục công việc khác nhau trong danh sách.

Chuyển đổi các dạng hoạt động có thể giúp bạn lấy lại tinh thần và sức lực để tiếp tục thực hiện các nhiệm vụ và hoàn thành bản danh sách nhanh hơn. Thay vì tiếp tục làm bài tập, bạn có thể chuyển sang làm việc nhà để có kết quả tốt hơn. Hãy làm những loại công việc khác nhau và nghỉ ngơi một chút trong khoảng thời gian giữa các công việc, bạn sẽ luôn thấy khỏe khoắn và làm việc có hiệu quả.

4. Bắt đầu với công việc ít hấp dẫn nhất hoặc khó nhất.

Xét theo tính chất, có lẽ khi đã làm xong một việc mà bạn ít thích thú nhất thì tinh thần của bạn sẽ tốt hơn. Không nhất thiết đó phải là việc khó nhất và quan trọng nhất, nhưng loại trừ nó ra trước và dành những hoạt động dễ chịu hơn để làm sau có thể đem lại hiệu quả đối với một số người.

Bài luận tiếng Anh có lẽ quan trọng hơn là bài tập toán, nhưng nếu thực sự bạn ghét môn toán, vậy thì bạn phải loại nó ra trước để có thể toàn tâm toàn ý làm bài luận.

5. Trong một số trường hợp, bạn cần đặt tầm quan trọng lên trên tính cấp bách.

Ví dụ như khi bạn chỉ có 10 phút để vượt quãng đường khá xa đến thư viện lấy đĩa phim "Trò chơi Vương quyền" mới ra mà bạn đã đặt mua, thì đó là việc cấp bách nhất trong bản danh sách của bạn. Nhưng thời gian đó để dành làm việc quan trọng là bài luận tiếng Anh thì tốt hơn. Bạn có thể có thêm thời gian nếu lùi việc đi lấy đĩa DVD sang hôm sau.

6. Gạch bỏ các việc đã hoàn thành trong bản danh sách.

Chúc mừng bạn! Khi lướt qua bản danh sách, bạn hãy tận hưởng giây phút khoan khoái gạch bỏ từng thứ một, xóa chúng khỏi danh sách hoặc hăng hái cắt vụn tờ giấy đó và long trọng bỏ vào lửa. Hãy dành một phút để tự thưởng cho mình sau mỗi thành quả nho nhỏ đã đạt được!