Cách để duy trì lịch trình hằng ngày

Học cách cân bằng nhiều nhiệm vụ khác nhau trong cuộc sống có thể là một thử thách. Công việc, học tập và việc vặt thường ngày có thể chồng chất lên bạn, trong khi đó bạn bè hoặc gia đình lại nhờ bạn giúp đỡ.

Dành thời gian quan tâm, chăm sóc bản thân cũng khá quan trọng. Khi bạn duy trì lịch trình hằng ngày, những nhiệm vụ này có vẻ dễ quản lý hơn. Chỉ cần thiết kế lịch trình cụ thể, bạn có thể cân bằng mục tiêu ngắn hạn và mục tiêu dài hạn. Điều này sẽ giúp bạn nhận ra nên ưu tiên điều gì quan trọng trong cuộc sống.




I. Thiết kế lịch trình hằng ngày


1. Nhận biết cách bạn thường sử dụng thời gian ra sao. Trước khi bạn tìm ra cách tối ưu hóa thời gian của bản thân, hãy ngẫm nghĩ xem bạn đã quản lý công việc hằng ngày như thế nào. Nếu bạn phải đến trường hoặc công ty, thì khoảng thời gian đó chắc chắn đã nằm trong tầm kiểm soát của bạn. Nhưng trong lúc rảnh rỗi, bạn cần linh hoạt hơn.

Dành vài ngày để theo dõi cách bạn sử dụng thời gian. Viết ra chính xác điều mà bạn thường làm mỗi ngày. Chú ý đến cách bạn quản lý thời gian rảnh rỗi. Bạn có dành thời gian để chơi trò chơi điện tử hay dọn dẹp nhà cửa không? Hãy tạo danh sách những hoạt động đó và xem bạn dành bao nhiêu thời gian cho chúng.

2. Ước tính xem bạn dành bao nhiêu thời gian để đến trường, đến công ty và đến nơi được phân công. Khả năng là bạn đã dành quá nhiều thời gian trong ngày chỉ để đi lại từ nhà đến trường, nơi làm việc hoặc ngược lại, và xử lý các công việc lặt vặt. Vậy đã đến lúc bạn cần quản lý lại thời gian trong ngày của bản thân và hoàn tất các nhiệm vụ quan trọng. Nhận biết việc đi lại thường mất bao nhiêu thời gian và phân chia đủ thời gian trong lịch trình để đi từ nơi này đến nơi khác

Điều chỉnh lịch trình của bản thân dựa trên khoảng thời gian này.

3. Xác định thời điểm bạn làm việc hiệu quả nhất. Khi thiết kế lịch trình hằng ngày, hãy nghĩ đến cách sắp xếp hàng loạt nhiệm vụ phải làm. Một ý hay là bạn nên sắp xếp lại một vài nhiệm vụ để tối ưu hóa năng suất làm việc. Ví dụ, nghĩ đến thời điểm bạn làm việc hiệu quả nhất. Xác định khi nào bạn dễ bị phân tâm do trả lời điện thoại hoặc thư điện tử. Có thể bạn sẽ thấy mình làm việc tốt nhất vào sáng sớm, trong khi giữa trưa sẽ là thời gian bạn bị dồn dập bởi các cuộc điện thoại.

4. Chú ý đến cách thói quen ảnh hưởng đến cuộc sống hằng ngày của bạn ra sao. Duy trì lịch trình có nhiều lợi ích để bạn biết thói quen ảnh hưởng đến cuộc sống hằng ngày như thế nào. Đôi khi đó là thói quen xấu, chúng có thể làm bạn cảm thấy không hạnh phúc hoặc ngăn bạn đạt được mục tiêu. Một số thói quen khác cũng rất quan trọng cho những điều như thế xảy ra. Khi bạn thử lên lịch trình quản lý thời gian, hãy nghĩ đến vai trò của thói quen trong cuộc sống.

Ví dụ, bạn có thể nhận ra một xu hướng trong cuộc sống khi bạn đang làm bản thân mệt mỏi với hoạt động mà mình yêu thích. Vì thế bạn không còn đam mê hoặc năng lượng để làm việc khác, như nổ lực hướng tới mục tiêu lâu dài hơn. Mặt khác, bạn có thể dành hết thời gian đáp ứng nhu cầu xã hội này đến nhu cầu xã hội khác, do đó bạn không bao giờ dành thời gian chăm sóc bản thân. Mỗi một thói quen đều có mức tác động như nhau đến hạnh phúc cá nhân. Vì thế, điều quan trọng là bạn phải xem lại thói quen ảnh hưởng đến cuộc sống của bạn như thế nào.

Khi bạn bắt đầu nhận ra thói quen ngăn cản bạn đạt được mục tiêu và ước muốn, hãy nghĩ cách thay đổi chúng để có nhiều thời gian hơn. Cách đơn giản là bạn đặt ra giới hạn cho một vài hoạt động nào đó, như chơi trò chơi điện tử chẳng hạn. Bạn nên cho phép bản thân chơi trò chơi điện tử sau khi đã hoàn thành một nhiệm vụ liên quan đến mục tiêu dài hạn. Hoặc học cách từ chối khi có người nhờ bạn làm gì đó để bạn có thời gian chăm sóc bản thân.

5. Hạn chế lãng phí thời gian. Có những thời điểm trong ngày bạn để thời gian trôi đi lãng phí. Có nhiều lúc không thể tránh được, chẳng hạn như thời gian đi lại vào buổi sáng hoặc đến bưu điện vào giờ ăn trưa, cũng là thời gian bận rộn nhất. Nhìn vào lịch trình và nghĩ xem lúc nào là thời gian lãng phí. Hãy nghĩ cách sắp xếp lại lịch trình để hạn chế lãng phí thời gian.

Nếu bạn không thể sắp xếp lại mọi thứ, hãy cân nhắc xem bạn có thể làm nhiều việc cùng một lúc được không. Ví dụ, bạn sẽ có thời gian rảnh rỗi vào buổi sáng khi đi làm bằng xe buýt. Vì thế bạn có thể nhâm nhi cà phê trong khi đọc tiểu thuyết trên xe.

6. Lên lịch trình cho một ngày từ tối hôm trước. Tốt nhất là nên lên lịch trình trước cho một ngày. Nếu bạn không lên lịch trình trước, có thể bạn phải dành thời gian để giải quyết các vấn đề xung quanh công việc. Đừng nghĩ rằng bạn có thể nghĩ ra cách giải quyết ngay từ ngày đầu tiên, hoặc thậm chí tuần đầu tiên.

Lên lịch trình mô phỏng hoạt động cho ngày tiếp theo, trong đó bạn sẽ liệt kê tất cả hoạt động bạn muốn hoàn thành và khoảng thời gian bạn muốn dành cho mỗi hoạt động. Có thể cho phép vài sự linh động để bạn có thể thích nghi với quỹ thời gian đã lên kế hoạch.

II. Cân bằng nhiệm vụ ngắn hạn và mục tiêu dài hạn

1. Kết hợp mục tiêu dài hạn với hoạt động hằng ngày. Trong khi nghĩ ra công việc bạn sẽ làm mỗi ngày có thể nghe đơn giản, thì đây lại là bước khó nhất và quan trọng nhất để học cách duy trì lịch trình hằng ngày. Nghĩ ra mục tiêu và đạt được chúng không phải lúc nào cũng dễ dàng. Thêm vào đó, điều bạn muốn làm bây giờ có thể không thay đổi phù hợp với mục tiêu dài bạn mà bạn đặt ra. Tốt nhất là nên cân bằng những hoạt động và mục tiêu đó, chứ không nên chỉ tập trung lên một thứ.

Đặt mục tiêu dài hạn. Có phải bạn đã có công việc hoặc nghề nghiệp mà bạn đã từng theo đuổi không? Có phải bạn muốn có mối quan hệ bạn bè tốt hơn với một vài người mà bạn biết rõ không? Có thể bạn muốn lập một đội chơi thể thao tại trường. Bất kể mục tiêu của bạn là gì, viết chúng ra giấy có thể giúp cụ thể hóa từng mục tiêu hơn là giữ hình ảnh về chúng trong tâm trí.

Lập danh sách các việc bổ sung mà bạn có thể làm để bắt đầu hành trình giành lấy mục tiêu. Dành thời gian mỗi ngày để thực hiện các hoạt động hướng tới mục tiêu.

2. Phân tích mục tiêu bạn đạt được do bản thân hoặc nhờ vào người khác. Xin lời khuyên từ người khác có thể giúp bạn nghĩ ra mục tiêu. Nhưng điều quan trọng là nhận ra mục tiêu thực sự liên quan đến niềm đam mê, mong ước riêng của bạn. Lịch trình hằng ngày có thể bao gồm một số nhiệm vụ không phù hợp với mục tiêu của bạn.

Ví dụ, có phải bố mẹ bạn muốn bạn làm nghề nào đó, như luật sư hay bác sĩ không? Trong khi mong ước đó thường là khao khát của cha mẹ mong con cái họ có thể hạnh phúc và thành công, thì con đường sự nghiệp này có thể làm con cái không cảm thấy vui vẻ và hạnh phúc. Vì thế việc nói với bố mẹ rằng mong muốn của họ có thể khiến bạn không thể tự lập sẽ là bước đầu tiên giúp bạn thoải mái nghĩ ra mục tiêu cho bản thân. Điều tệ nhất là bạn phải trải qua cuộc sống với những điều người khác muốn bạn làm và không bao giờ nghĩ đến điều gì thực sự làm bạn hạnh phúc.

Khi quyết định mục tiêu dài hạn cho bản thân, hãy nghĩ xem mục tiêu đó phù hợp với kỳ vọng người khách dành cho bạn như thế nào. Bạn không thể hoàn toàn tránh khỏi trách nhiệm, nghĩa vụ và kỳ vọng của người khác. Nhưng bạn có thể bắt đầu lên kế hoạch quản lý thời gian để nỗ lực hết mình cho mục tiêu của bản thân.

3. Sắp xếp thứ tự ưu tiên danh sách việc phải làm. Sẽ có một số nhiệm vụ trong danh sách bạn cần giải quyết ngay. Nhiệm vụ khác có thể hoãn lại. Khi bạn vạch ra chiến lược cho lịch trình hằng ngày, hãy sắp xếp thời gian để giải quyết công việc cấp bách nhất.

Có thể mỗi ngày bạn đều có một vài nhiệm vụ tương tự, trong khi nhiệm vụ khác chỉ xuất hiện một lần. Bạn có thể điều chỉnh lịch trình để phù hợp với một số hoạt động chỉ thực hiện một lần. Đánh dấu một lượng thời gian trong ngày như khoảng thời gian “linh động”. Lượng thời gian này có thể được sử dụng để xử lý công việc phát sinh bất ngờ. Nếu bạn không có nhiệm vụ phải làm trong ngày, hãy sử dụng thời gian rảnh rỗi để phấn đấu cho mục tiêu dài hạn, như tập thể hình hoặc chơi đàn guitar.

III. Viết ra lịch trình hằng ngày

1. Tìm cách tốt nhất để ghi lại lịch trình. Viết ra lịch trình trong ngày là một trong những cách tốt nhất để đảm bảo là bạn sẽ luôn tuân thủ lịch trình. Nếu bạn dể dàng nhìn thấy lịch trình, thì bạn sẽ tạo cho mình thói quen thường xuyên kiểm tra thời khóa biểu hằng ngày của mình. Và rồi tìm ra phương pháp có hiệu quả nhất cho bạn. Nhờ đó bạn có thể nhìn thấy lịch trình ngay khi cần một lời nhắc nhở việc gì cần làm tiếp theo.

Một số người thích viết lịch trình trong sổ ghi chú hằng ngày. Những người khác lại thích theo dõi trên máy tính xách tay hoặc máy tính bảng. Cũng có nhiều ứng dụng trên điện thoại được sử dụng để tạo lịch trình.

Nếu sử dụng máy vi tính hoặc điện thoại để ghi lại lịch trình, bạn có thể cài đặt chế độ nhắc nhở để nhắc bạn nhớ ngày hoàn thành nhiệm vụ quan trọng đang đến gần.

2. Chia một ngày thành những khoảng thời lượng 30 phút. Khi bạn bắt đầu nghĩ ra lịch trình, hãy chia một ngày thành những khoảng thời lượng nửa tiếng đồng hồ. Mỗi khoảng thời gian đó sẽ được quản lý để giải quyết nhiệm vụ nhất định. Vì vậy bạn không cần lên lịch trình một cách chính xác từng phút

3. Thực hiện công việc cần thiết trước. Trong ngày, bạn chắc chắn sẽ có nhiệm vụ bắt buộc cần được hoàn tất trong thời gian nhất định. Ví dụ, bạn cần đưa trẻ đến trường vào lúc 8 giờ sáng, và đón chúng về nhà vào lúc 3 giờ chiều. Vậy trước tiên hãy cố định công việc này trong lịch trình của bạn.

4. Cố định khoảng thời gian “linh động”. Sau khi đã ghi ra nhiệm vụ bắt buộc phải thực hiện trong lịch trình, nhìn vào lượng thời gian không có công việc cụ thể nào. Đó chính là thời gian “linh động”. Bây giờ hãy nhìn vào mục tiêu dài hạn và bắt đầu ghi các hoạt động giúp hoàn thành mục tiêu dài hạn vào lịch trình.

Thời gian linh động có thể sử dụng để xử lý nhiệm vụ bất ngờ hoặc công việc phát sinh ở phút cuối.

5. Thường xuyên tham khảo lịch trình. Khi bắt đầu điều chỉnh để áp dụng lịch trình, bạn nên tham khảo lịch trình thường xuyên. Điều đó sẽ nhắc bạn nhớ tất cả hoạt động đã lên kế hoạch. Và cũng giúp bạn theo dõi để bản thân không dành quá nhiều thời gian cho một hoạt động hoặc nhiệm vụ khác.

6. Điều chỉnh lịch trình khi cần thiết. Khi bắt đầu làm việc theo lịch trình hằng ngày, bạn có thể đánh giá lịch trình này hiệu quả ra sao. Hãy đánh giá dựa trên việc bạn dành nhiều thời gian cho một số nhiệm vụ khác như thế nào.

Đảm bảo đặt mục tiêu dài hạn trong lịch trình để bạn có thể chắc chắn đạt được chúng.

IV. Tạo thời gian cho bản thân

1. Lên ý tưởng dành thời gian chăm sóc bản thân. Lên lịch trình không chỉ giúp bạn làm việc hiệu quả mà còn đáp ứng như cầu xã hội của bạn. Điều này cũng giúp bạn thoải mái và hạnh phúc. Ví dụ, các nhà nghiên cứu chỉ ra rằng, những sinh viên đảm bảo lịch trình chăm sóc bản thân tốt có thể giải quyết cẳng thẳng tốt hơn và đạt được mục tiêu thành công hơn.

Mỗi người có cách tự chăm sóc bản thân khác nhau. Đó có thể là ngồi thiền, ngủ giữa giờ, chơi trò chơi điện tử, nói chuyện điện thoại với bạn bè, hoặc các hoạt động khác. Hãy tìm ra hoạt động nào có hiệu quả nhất giúp bạn thoải mái và/hoặc giảm căng thẳng.

2. Cố định thời gian trong lịch trình để chăm sóc bản thân. Thời gian cố định là thời gian bạn chỉ dành cho bản thân. Mặc dù bạn hiểu rằng chăm sóc bản thân là rất cần thiết, nhưng bạn có thể không thực sự dành thời gian cho mình trừ phi bạn lên lịch trình cụ thể.

Lên kế hoạch mát xa hằng tháng, hoặc chơi trò chơi điện tử 30 phút mỗi ngày. Dành thời gian cho bản thân sẽ giúp bạn giải quyết nhiệm vụ khó khăn một cách dễ dàng hơn.

3. Tự thưởng vì thực hiện thành công theo lịch trình. Khi bạn thành công trong việc quản lý thời gian hằng ngày theo lịch trình mà bạn đã đặt ra, hãy tự thưởng vì sự nỗ lực của bản thân. Có thể để loại kẹo yêu thích trong túi áo và thưởng thức chúng khi bạn hoàn tất một hoạt động trong lịch trình. Sự tăng cường mang tính tích cực này có thể giúp bạn kết nối một vài thay đổi thực tế trong hành vi với cảm xúc dễ chịu trong bạn.