Các Chi Phí Tổ Chức Sự Kiện Và Cách Tối Ưu Ngân Sách Hiệu Quả

Tổ chức sự kiện là một hành trình đầy hứng khởi nhưng cũng không ít thử thách, đặc biệt là về chi phí tổ chức sự kiện. Nhiều doanh nghiệp hay tổ chức thường rơi vào tình trạng vượt quá ngân sách dự kiến vì không kiểm soát được các khoản chi phí phát sinh. Bài viết này sẽ giúp bạn nắm rõ các hạng mục chi phí cần thiết khi tổ chức sự kiện và cách tối ưu ngân sách sự kiện hiệu quả.

Các Khoản Chi Phí Cần Thiết Khi Tổ Chức Sự Kiện​

Muốn có bảng báo giá tổ chức sự kiện hợp lý để chuẩn bị ngân sách, trước tiên bạn cần biết rõ mình đang chi cho những hạng mục gì trong sự kiện. Dưới đây là các khoản chi phí thường gặp:

Chi phí thuê địa điểm​

Đây là một trong những chi phí "ngốn tiền" nhất trong bất kỳ kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nào. Tùy quy mô của sự kiện, bạn có thể thuê khách sạn, trung tâm hội nghị hoặc tổ chức sự kiện tại không gian ngoài trời. Doanh nghiệp nên đặt chỗ sớm để có giá tốt và lựa chọn phù hợp với ngân sách nhất.

Chi phí thiết kế và thi công trang trí sự kiện​

Phần thiết kế và thi công trang trí sự kiện không chỉ giúp định hình concept mà còn tạo điểm nhấn thị giác, tăng trải nghiệm cho khách mời. Từ cổng chào, sân khấu, banner, backdrop đến khu check-in,... mọi thứ cần được thi công dàn dựng chuyên nghiệp và đồng bộ.

Chi phí nhân sự tổ chức sự kiện​

Event planner, điều phối viên, kỹ thuật viên, MC, lễ tân, vũ đoàn biểu diễn,... là những mắt xích quan trọng trong một sự kiện. Với dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, bạn sẽ không cần phải lo lắng vì đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ cung cấp đầy đủ các vị trí nhân sự phù hợp cho chương trình.

Chi phí trang thiết bị sự kiện​

Âm thanh, ánh sáng, màn LED, sân khấu,... là những yếu tố bắt buộc trong mọi chương trình. Nếu tổ chức sự kiện ngoài trời, bạn cần thi công lắp đặt cả nhà giàn không gian, thuê bàn ghế,... Vì vậy, doanh nghiệp nên ưu tiên thuê thiết bị tổ chức sự kiện từ các công ty tổ chức sự kiện có sẵn kho trang thiết bị, tránh phụ phí phát sinh từ bên thứ ba.

Chi phí ăn uống và tổ chức tiệc​

Tiệc buffet, tea-break hay set menu,... đều cần được lên kế hoạch trước để đảm bảo đủ khẩu phần và phù hợp với quy mô sự kiện.

Chi phí truyền thông và marketing sự kiện​

Chi cho việc truyền thông là khoản đầu tư giúp sự kiện không chỉ diễn ra thành công mà còn tạo độ phủ sóng mạnh mẽ. Hạng mục này bao gồm chỉnh sửa ảnh, sản xuất video, thiết kế ấn phẩm truyền thông, livestream,... Bên cạnh đó TVC doanh nghiệp cũng là một ý tưởng độc đáo cho chiến lược truyền thông mạnh mẽ.

Các chi phí phát sinh khác​

Chi phí xin giấy phép, bảo hiểm, overtime, hoặc rủi ro thời tiết (nếu tổ chức ngoài trời) đều cần được đưa vào ngân sách dự phòng. Doanh nghiệp nên dự trù một khoản chi phí nhỏ cho những trường hợp như vậy.

Cách Tối Ưu Ngân Sách Tổ Chức Sự Kiện Hiệu Quả​

Chi tiêu thông minh và phù hợp là yếu tố sống còn giúp bạn tổ chức được một sự kiện ấn tượng mà vẫn tiết kiệm, đạt hiệu quả cao.

Lập kế hoạch ngân sách chi tiết​

Xác định rõ từng hạng mục chi phí và ấn định ngân sách cho từng phần giúp bạn theo dõi sát sao và tránh lạm chi.

Chọn địa điểm tổ chức phù hợp​

Một địa điểm "đắt đỏ" chưa chắc đã tốt. Nên ưu tiên không gian vừa đủ, có trang thiết bị cơ bản, thuận tiện đi lại và phù hợp với mục tiêu sự kiện.

Chuẩn bị sẵn nhiều phương án ngân sách​

Luôn có kế hoạch B hoặc C để xoay chuyển khi gặp biến động về giá cả hoặc thời tiết. Đây là kỹ năng quản lý rủi ro mà bất kỳ người làm sự kiện nào cũng cần có.

Chọn đối tác, đơn vị tổ chức sự kiện phù hợp​

Một công ty tổ chức sự kiện uy tín sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí nhờ kinh nghiệm, mối quan hệ tốt với nhà cung cấp và khả năng xử lý linh hoạt các tình huống phát sinh.

Tối Ưu Ngân Sách Tổ Chức Sự Kiện Cùng Perfect Media​

Perfect Media – đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp với hơn 15 năm kinh nghiệm, cam kết mang đến giải pháp toàn diện với chi phí hợp lý.

Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và trọn gói​

Perfect Media cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói từ A đến Z, giúp bạn tối ưu được chi phí tổ chức sự kiện vì không cần book từ nhiều bên cung cấp dịch vụ khác nhau :

• Lên ý tưởng, xây dựng kịch bản chi tiết
• Thiết kế visual 2D - 3D sáng tạo
• Thi công dàn dựng, trang trí sự kiện
• Cung cấp hệ thống trang thiết bị sự kiện: nhà giàn, bàn ghế, âm thanh, ánh sáng, màn hình LED,...
• Cung cấp nhân sự chạy sự kiện: MC, lễ tân, ca sĩ, vũ đoàn,....
• Cung cấp dịch vụ tiệc mừng: tea break, cocktail, buffet, set menu,...
• Quay phim – chụp ảnh, livestream sự kiện

Tư vấn các phương án tối ưu nhất cho khách hàng​

Từ khi bắt đầu mỗi dự án, event planner của Perfect Media sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp và đưa ra nhiều phương án tổ chức sự kiện với mức ngân sách phù hợp, giúp doanh nghiệp an tâm về mặt tài chính.

Mức giá hợp lý nhờ trực tiếp sản xuất trang thiết bị​

Perfect Media có kho xưởng trang thiết bị sự kiện toàn diện, trực tiếp thi công và vận hành. Chúng tôi luôn đầu tư trang thiết bị sự kiện, giúp dịch vụ luôn đảm bảo tính đồng bộ, chuyên nghiệp và giá thành hợp lý.

Xem thêm về dịch vụ tổ chức sự kiện của chúng tôi tại trang Decor Perfect Media