7 lỗi khi vận chuyển hàng Quảng Châu về Sài Gòn nên tránh

Nhiều vấn đề khi nhập hàng Trung Quốc không xuất phát từ quãng đường vận chuyển mà bắt đầu từ những sai sót nhỏ như thiếu mã khách hàng, không lưu thông tin kiện hoặc chọn dịch vụ chỉ dựa trên giá. Với người thường xuyên vận chuyển hàng Quảng Châu về Sài Gòn, nhận biết các lỗi phổ biến từ sớm sẽ giúp giảm nguy cơ chậm hàng, phát sinh chi phí hoặc khó xử lý khi xảy ra thất lạc.

1. Gửi hàng về kho nhưng không ghi mã nhận diện​

Đây là lỗi khá cơ bản nhưng có thể gây nhiều phiền toái.

Các kho tại Quảng Châu thường tiếp nhận lượng lớn hàng từ nhiều khách khác nhau. Nếu kiện chỉ có địa chỉ kho mà thiếu mã khách hoặc thông tin nhận diện, nhân viên có thể không biết kiện thuộc về ai.

Trước khi đặt hàng, nên sao chép đầy đủ địa chỉ kho theo đúng định dạng đơn vị vận chuyển cung cấp.

Sau khi nhà cung cấp gửi hàng, chủ shop cần lấy mã vận đơn nội địa để đối chiếu khi cần.

Nếu đặt nhiều đơn cùng lúc, nên lập danh sách gồm tên nhà cung cấp, mã đơn và mã vận chuyển để tránh nhầm lẫn.

2. Không xác nhận loại hàng trước khi đặt số lượng lớn​

Không phải sản phẩm nào cũng có cách vận chuyển giống nhau.

Một số nhóm hàng có yêu cầu riêng về đóng gói, chứng từ hoặc điều kiện nhập khẩu. Nếu mua hàng trước rồi mới hỏi đơn vị vận chuyển, chủ hàng có thể rơi vào tình huống hàng đã giao tới kho nhưng tuyến hiện tại không phù hợp.

Cách an toàn hơn là cung cấp thông tin về sản phẩm trước khi chốt đơn lớn.

Với mặt hàng chưa từng nhập, nên hỏi cụ thể về khả năng tiếp nhận, cách tính phí và yêu cầu đóng gói.

3. Chỉ hỏi giá cước trên mỗi kilogram​

Một mức giá theo kilogram chưa phản ánh đầy đủ tổng chi phí.

Hàng có kích thước lớn có thể được tính theo tiêu chí liên quan đến thể tích. Ngoài ra còn có thể phát sinh phí đóng kiện, kiểm đếm, lưu kho hoặc giao hàng từ kho Sài Gòn đến địa chỉ cuối cùng.

Khi so sánh dịch vụ vận chuyển hàng Quảng Châu về Sài Gòn, nên yêu cầu báo giá dựa trên một lô hàng cụ thể.

Ví dụ, thay vì chỉ hỏi “cước bao nhiêu một cân”, hãy cung cấp loại sản phẩm, cân nặng dự kiến, kích thước kiện và địa chỉ nhận.

Cách này giúp báo giá sát thực tế hơn.

4. Không kiểm tra cách đóng gói của nhà cung cấp​

Nhiều shop mặc định người bán Trung Quốc sẽ đóng hàng đủ chắc chắn để đi đường dài. Điều này không phải lúc nào cũng đúng.

Nhà cung cấp có thể chỉ đóng kiện phù hợp với vận chuyển nội địa. Trong khi đó, lô hàng về Việt Nam có thể trải qua nhiều lần bốc xếp và trung chuyển.

Đối với đồ dễ vỡ hoặc có bề mặt dễ trầy, nên yêu cầu kho kiểm tra bên ngoài và gia cố khi cần.

Tuy nhiên, cũng không nên kiện gỗ hoặc bọc quá nhiều lớp cho mọi sản phẩm vì điều này có thể làm tăng trọng lượng và thể tích không cần thiết.

5. Không lưu bằng chứng về tình trạng và số lượng hàng​

Khi mọi thứ diễn ra thuận lợi, việc lưu hình ảnh hoặc thông tin kiện có vẻ không cần thiết. Nhưng khi phát sinh thiếu hàng hoặc hư hỏng, đây lại là căn cứ quan trọng để xác định vấn đề nằm ở khâu nào.

Với đơn hàng giá trị cao, nên lưu:

• Hóa đơn hoặc thông tin đặt hàng.
• Mã vận đơn nội địa.
• Số lượng kiện.
• Hình ảnh kiện nếu có.
• Cân nặng khi nhập kho.
• Tin nhắn xác nhận các dịch vụ bổ sung.
• Biên nhận khi nhận hàng tại Việt Nam.

Khi nhận kiện bị rách, móp hoặc ướt, nên chụp ảnh trước khi mở.

Nếu cần, có thể quay lại quá trình mở kiện để dễ đối chiếu.

6. Đặt kế hoạch bán hàng quá sát ngày dự kiến nhận​

Thời gian vận chuyển luôn có khả năng thay đổi do nhiều yếu tố trong chuỗi giao nhận.

Nếu shop lên lịch livestream, chạy quảng cáo hoặc cam kết ngày giao khách đúng bằng ngày hàng dự kiến về, chỉ cần một khâu chậm là toàn bộ kế hoạch có thể bị ảnh hưởng.

Nên xây dựng khoảng thời gian dự phòng, đặc biệt ở thời điểm lượng đơn tăng hoặc với hàng bán theo chiến dịch.

Với các mẫu chủ lực, có thể nhập bổ sung trước khi tồn kho xuống quá thấp thay vì chờ gần hết mới đặt.

7. Không kiểm hàng ngay khi nhận​

Một số chủ shop nhận hàng xong để nguyên vài ngày rồi mới mở. Điều này có thể khiến việc xác minh trách nhiệm khó khăn hơn nếu phát hiện thiếu kiện hoặc hư hỏng.

Ngay khi hàng về Sài Gòn, nên đối chiếu số kiện với thông tin trước đó.

Sau khi mở, kiểm tra số lượng và các lỗi dễ nhận biết.

Nếu có bất thường, liên hệ đơn vị liên quan càng sớm càng tốt và cung cấp mã kiện, hình ảnh cùng thông tin đơn hàng.

Quy trình xử lý nhanh và có bằng chứng cụ thể thường hiệu quả hơn việc chỉ mô tả bằng lời.

Xây thói quen quản lý để hạn chế sai sót lặp lại​

Nếu nhập hàng thường xuyên, chủ shop không nên xử lý từng lô theo trí nhớ.

Một bảng theo dõi đơn giản có thể gồm:

• Ngày đặt hàng.
• Nhà cung cấp.
• Mã đơn.
• Mã vận đơn.
• Ngày nhập kho Quảng Châu.
• Số kiện.
• Cước dự kiến.
• Ngày về Sài Gòn.
• Chi phí thực tế.
• Ghi chú sự cố.

Sau một thời gian, dữ liệu này giúp phát hiện những vấn đề lặp lại như nhà cung cấp thường giao thiếu, đóng kiện quá lớn hoặc thời gian chuẩn bị hàng quá lâu.

Chốt lại​

Những lỗi nhỏ trong quá trình nhập hàng có thể gây ra hậu quả lớn nếu chủ shop không có cách kiểm soát rõ ràng. Khi vận chuyển hàng Quảng Châu về Sài Gòn, hãy chú ý từ khâu ghi mã kiện, xác nhận loại hàng, đóng gói cho đến kiểm tra khi nhận. Việc chuẩn hóa quy trình và lưu đầy đủ thông tin không chỉ giúp giảm rủi ro mà còn khiến những lần nhập hàng sau nhanh gọn và dễ quản lý hơn.