5 từ nên sử dụng trong tiêu đề email

Gửi email là cách dễ nhất và ít làm phiền nhất khi gửi yêu cầu tới người khác. Tuy nhiên, cũng chính xác khi nói rằng do email không đòi hỏi nhiều nỗ lực, đôi khi nó sẽ trở thành một việc làm phí thời gian. Gửi đi một email mơ hồ, không nói rõ cho người nhận những gì họ cần làm, và tại sao yêu cầu của bạn lại quan trọng sẽ chỉ tạo ra thêm nhiều việc cho mọi người mà thôi.

Một email hiệu quả luôn xem dòng tiêu đề như “tên người gọi” trong điện thoại, và sẽ dùng những từ ngữ “vào thẳng vấn đề” ngay lập tức.

Dưới đây là một số từ bạn nên hay không nên sử dụng trong tiêu đề email, để giúp bạn có thể truyền tải thông điệp cách rõ ràng, mà không khiến cho đồng nghiệp của bạn bối rối hay bực bội.

1. Khi có nhiệm vụ cần hoàn tất
Không viết: v.v, … (Etc.)

Nên viết: Việc cần làm (The, This, These)

Giáo viên ngữ pháp của bạn đã đúng – hãy luôn viết cụ thể! Thậm chí nếu email của bạn được gửi ngay sau một cuộc trò chuyện hoặc một buổi họp gần đây, nó vẫn có khả năng bị “để dành” làm sau. Nếu đồng nghiệp nhận được email của bạn và nhìn thấy “Thông báo sau cuộc họp nhân viên v.v” – điều đó sẽ chẳng giúp ích gì. Thay vào đó, hãy viết thật rõ ràng về những gì bạn cần, chẳng hạn: “Các câu hỏi cần giải quyết sau cuộc họp nhân viên” hay “Các báo cáo được thảo luận trong cuộc họp nhân viên.” Hãy xem tiêu đề email như một bản tóm tắt các công việc phải làm, vậy thì email của bạn sẽ có nhiều cơ hội được đọc hơn!

2. Khi gửi tiếp một email khác:
Không viết: FWD:

Nên viết: Giúp (Help)

Việc này luôn khiến tôi nhớ về những năm 90, thời mà người ta vẫn hay gửi các email kiểu như “Fwd: fwd: fwd: fw: Gửi mail này đến 10 người và bạn sẽ gặp may mắn!” Trừ khi bạn thực sự đang gửi những email như vậy ở nơi làm việc (Đừng làm vậy, tôi đang nói nghiêm túc đấy!), thì có lẽ bạn chỉ đang chia sẻ một vài điều mà người khác đã viết và bạn muốn đồng nghiệp đọc, hoặc dựa vào đó để thực hiện công việc. Trong trường hợp đó, làm ơn hãy viết “Giúp tôi giải mã cái này với” hoặc “Hình như khách hàng cần giúp đỡ.” Chắc chắn là bạn dự định thông điệp đó trong nội dung email, nhưng viết ngay trong tiêu đề sẽ giúp email của bạn được chú ý một cách nhanh chóng.

3. Khi bạn đang cố gắng thân thiện
Không viết: Hey

Nên viết: Bạn (You)

Gửi một email có tiêu đề “Hey” cũng tương tự như nhắn tin cho bạn bè hay người yêu rằng “Mình cần nói chuyện.” Đừng làm chuyện đó! Bạn sẽ khiến người nhận nghi ngờ về những điều tiếp theo, và bạn có thể sẽ phải chờ đợi hồi âm rất lâu, vì có thể email đó không bao giờ được mở. Nếu bạn thực sự cần phải trò chuyện về điều gì đó cá nhân hoặc riêng tư, hãy thử “Khi nào bạn có 15 phút để nói chuyện với tôi?.” Cách tiếp cận này sẽ giúp giảm bớt căng thẳng và trao cho người nhận quyền quyết định khi nào họ có thể làm việc với bạn.

4. Khi bạn cần một điều gì ngay lập tức
Không viết: Gấp (Urgent)

Nên viết: Ngay hôm nay (Today)

Khi thời gian có hạn và áp lực ngày một cao, “Gấp” sẽ chỉ khiến người ta hoảng loạn. Và đó là điều cuối cùng mà bạn nên gửi cho người chịu trách nhiệm một nhiệm vụ nào đó. Nếu đã có đủ thời gian để nhận ra cần gửi email, bạn cũng nên dành thời gian mà thông báo trước rằng “Đây là ưu tiên hàng đầu của hôm nay.” Còn nếu công việc đó thực sự rất khẩn cấp, đừng gửi email mà hãy gọi điện thoại hoặc trực tiếp gặp mặt người đó.

5. Bonus:
Cuối cùng nhưng không kém quan trọng là một cụm từ mà tất cả chúng ta đều dùng khi kết thúc email, nhưng lại hiếm khi dùng chúng trực tiếp trong tiêu đề: “Cảm ơn" (Thank you). Một email ngắn, đơn giản, thể hiện sự biết ơn của bạn sẽ giúp tăng cường mối liên kết giữa bạn và các thành viên trong nhóm. Nó cho thấy rằng bạn trân trọng những nỗ lực và đánh giá cao vai trò của họ. Và chắc chắn bạn sẽ không còn sợ đánh mất niềm tin của đồng nghiệp!