07 mẹo để làm việc trên GG Docs thông minh và hiệu quả hơn

GG Docs là một hệ thống quản lý tài liệu dựa trên đám mây mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp thuộc mọi quy mô hợp lý hóa hoạt động của mình. Thông qua công cụ này, bạn có thể tạo, lưu trữ và chia sẻ tài liệu trong môi trường đám mây an toàn và dễ sử dụng.

Ưu điểm của GG Docs đối với doanh nghiệp​

Google Docs là một trong những công cụ tạo và quản lý văn bản phổ biến nhất hiện nay với hơn 1 tỷ người dùng trên khắp thế giới. Không chỉ là người dùng cá nhân, các doanh nghiệp và tổ chức cũng vô cùng ưa chuộng sử dụng nền tảng này. Vậy, điều gì khiến GG Docs được yêu thích đến như vậy?

• Cộng tác dễ dàng: Một trong những lợi thế lớn nhất khi sử dụng GG Docs là khả năng cộng tác với các thành viên khác trong thời gian thực. Qua đó, nhiều người có thể làm việc đồng thời trên cùng một tài liệu, hoàn thành dự án một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn. Tính năng cộng tác còn cho phép người dùng có thể nhận xét trên văn bản của nhau và tiến hành chỉnh sửa mà không cần phải gửi qua lại nhiều phiên bản.
• Lưu trữ và chia sẻ an toàn, nhanh chóng: GG Docs cung cấp một không gian an toàn để lưu trữ và chia sẻ tài liệu. Tất cả văn bản đều được giữ trên không gian đám mây, nghĩa là chúng có thể được truy cập từ mọi nơi, miễn là có kết nối internet. Tài liệu Docs cũng có thể được dễ dàng chia sẻ với đồng nghiệp hoặc khách hàng, qua đó đảm bảo mọi người đều có quyền truy cập vào phiên bản mới nhất.
• Tích hợp với các ứng dụng khác: GG Docs tích hợp hoàn hảo với các ứng dụng khác của Google như Gmail, Calendar và Drive. Ngoài ra, bạn cũng có thể dễ dàng nhập tệp từ các ứng dụng phổ biến khác như Microsoft Word hoặc Excel vào tài khoản Google Docs của mình.

Mẹo sử dụng GG Docs hiệu quả và thông minh​

Đằng sau giao diện đơn giản của GG Docs là rất nhiều tính năng thú vị cần được khám phá, nhiều trong số đó có thể giúp bạn điều chỉnh ứng dụng theo nhu cầu của mình và cải thiện năng suất cũng như quy trình làm việc.

Nhập văn bản bằng giọng nói​

Tính năng nhập văn bản bằng giọng nói giúp người dùng tiết kiệm đáng kể thời gian. Để sử dụng tính năng, hãy nhấp vào Tools >> chọn Voice typing. Hoặc bạn cũng có thể sử dụng phím tắt Ctrl + Shift + S trong Windows hoặc Cmd + Shift + S trong macOS.
Sau đó, hãy tiếp tục nhấp vào micro xuất hiện trên màn hình và bắt đầu nói. Khi đó, các từ sẽ được viết ra khi người dùng nói. Để tắt chế độ nhập văn bản bằng giọng nói, bạn chỉ cần nhấp lại vào nút micro.

Dịch văn bản GG Docs​

Bạn có thể dịch tài liệu Google Docs của mình sang một ngôn ngữ mới bằng cách đi tới Tools >> chọn Translate document. Lúc này, hãy nhập tên cho tài liệu đã dịch và chọn ngôn ngữ >> chọn tiếp Translate và bản sao đã dịch của tài liệu sẽ mở trong một cửa sổ mới, đồng thời được lưu trong Drive.

Sử dụng Smart Compose​

Người dùng có thể sử dụng tính năng Smart Compose trong GG Docs, Slides, Sheets và Drawings để nhận được đề xuất cho nội dung cần viết. Để bật tính năng này, hãy đi tới Tools >> chọn Preferences >> tích vào Show Smart Compose suggestions và nhấp chọn OK.
Để ví dụ cho tính năng này, khi người dùng bắt đầu soạn “Hello, how a”, công cụ Smart Compose của GG Docs sẽ cho rằng bạn muốn viết “Hello, how are you?” và sẽ hiển thị trước phần còn lại của câu. Để chọn gợi ý này, bạn chỉ cần nhấn vào phím Tab trên bàn phím, hoặc sử dụng mũi tên phải của bàn phím.

Cài đặt thay thế của riêng mình​

Khi mở Tools trong GG Docs >> chọn Preferences và chuyển sang Substitutions, bạn sẽ thấy danh sách các tổ hợp ký tự mà Google Docs sẽ tự động thay thế bằng tổ hợp ký tự khác khi người dùng nhập chúng, chẳng hạn định dạng chính xác các phân số.
Việc sử dụng tính năng này giúp bạn dễ dàng nhập các ký tự đặc biệt vào tài liệu, sửa lỗi chính tả thường mắc phải, nhập các từ viết tắt ngắn và được thay thế bởi các cụm từ dài tiêu chuẩn,...

Cộng tác trên email​

GG Docs được liên kết chặt chẽ với ứng dụng email của Google, do đó người dùng có thể sử dụng Google Docs để xử lý email cho Gmail đến khi chúng đã sẵn sàng để được gửi đi. Từ giao diện GG Docs, hãy chọn vào Insert >> tiếp tục nhấp vào Building blocks và chọn Email draft để bắt đầu.
Người dùng có thể sử dụng @mention để điền địa chỉ email và thư có thể được viết trong trường văn bản chính. Khi đã sẵn sàng để gửi tới Gmail, hãy nhấp vào biểu tượng email màu xanh lam ngay bên trái trong Google Docs và bản nháp Gmail mới sẽ xuất hiện trên màn hình.

Sử dụng GG Docs templates​

Đừng đánh giá thấp lượng thời gian mà các template có thể giúp bạn tiết kiệm. Mặc dù số lượng có hạn nhưng những mẫu GG Docs này giúp người dùng có một khởi đầu thuận lợi trên một tài liệu mới. Để sử dụng template, hãy nhấp vào New >> chọn From template gallery và lựa chọn mẫu phù hợp.

Chuyển thẳng đến cuộc gọi video​

Một tính năng khác của GG Docs mà nhiều doanh nghiệp yêu thích là sự tích hợp tốt với Google Meet. Vì nhiều lý do, việc gọi video đã trở nên vô cùng phổ biến và quen thuộc, chính vì thế Google đã thêm nút Meet vào góc trên bên phải của giao diện Google Docs.
Khi nhấp vào biểu tượng Meet này, bạn sẽ được cung cấp tùy chọn Start a new meeting. Trong quá trình trò chuyện video qua Meet, mọi thành viên trong cuộc gọi đều có thể xem tài liệu hiện tại của bạn.
Trên đây chỉ là một số trong rất nhiều tính năng tuyệt vời mà GG Docs mang đến cho người dùng với mục đích cải thiện chất lượng công việc. Để khám phá nhiều hơn về Google Docs, bạn hãy kết nối ngay với HVN - Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 - bằng cách liên hệ qua thông tin dưới đây. Với tư cách là Đối tác cấp cao Premier Partner của Google Cloud, chúng tôi không chỉ cung cấp các giải pháp Google Workspace với mức chi phí hợp lý mà còn giới thiệu mẹo sử dụng hiệu quả các công cụ trong hệ sinh thái Google.

Xem thêm: quản trị chiến lược, vps giá rẻ.

Thông tin liên hệ: Công ty Cổ phần Tập đoàn HVN - hvn.vn
Văn phòng: Lô TT 02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội.
Hotline: 024.9999.7777
Email: vphn@hvn.vn