Kế toán tiền lương là một bộ phận quan trọng của doanh nghiệp. Kế toán tiền lương để thanh toán lương cho người lao động. Đi kèm với tiền lương là tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động.
Mà tiền lương là số tiền thù lao mà doanh nghiệp trả cho người lao động theo số lượng và chất lượng mà lao động họ đóng góp cho doanh nghiệp, để tái sản xuất mức lao động, bù đắp hao phí lao động của họ trong quá trình sản xuất kinh doanh. Tiền lương phù hợp mới kích thích được người lao động trong nâng cao tay nghề, nâng cao ý thức kỷ luật, thi đua lao động sản xuất, thúc đẩy sản xuất phát triển.
Câu hỏi đặt ra ở đây là: Làm sao để tăng tính cạnh tranh của chính sách lương bổng? Mức lương thế nào là hợp lý? Đây cũng là vấn đề đặt ra cho các doanh nghiệp nói chung cũng như Công ty nói riêng.
Đối với người lao động sức lao động họ đặt ra là để đạt được mục tiêu cụ thể, đó là tiền công (lương) mà người sử dụng lao động sẽ trả. Vì vậy nghiên cứu quá trinh phân tích hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lưong (bao hiểm xã hội, chi phí công đoàn,bảo hiểm y tế) rất đựoc người lao động quan tâm. Trước hết là họ muốn biết lương chính thức họ được hưởng bao nhiêu, họ được hưởng bao nhiêu cho bảo hiểm xã hội, bao nhiêu cho bảo hiểm y tế, kinh phi công đoàn và họ trách nhiệm như thế nào với các quỹ đó. Sau đó là việc hiểu biết về lương và các khoản trích theo lương sẻ giúp họ đối chiếu với chính sách của Nhà nước quy định về các khoản này,qua đó biết được người sử dụng lao động đã trích đúng, đủ cho họ quyền lợi hay chưa. Cách tính lương củng giúp cán bộ công nhân viên thấy được quyền lợi của mình trong việc tăng năng suất lao động, từ đó thúc đẩy nâng cao chất lượng lao động của doanh nghiệp. Các hình thức tiền lương Tiền lương theo thời gian, ngày, tháng, giờ, Tiền lương tính theo sản phẩm, Quỹ tiền lương, Lương làm thêm giờ ..được áp dụng cho những bộ phận nào trong công ty mới phù hợp…
Còn đối với doanh nghiệp, việc nghiên cứu tìm hiểu sâu quá trình hạch toán tiền lương tại doanh nghiệp giúp cán bộ quán lý hoàn thiện lại cho đúng, đủ, phù hợp với chính sách của Nhà nước, qua đó cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp được quan tâm đảm bảo về quyền lợi yên tâm hăng hái hơn trong lao động sản xuất. Hoàn thiện hạch toán tiền lương còn giúp doanh nghiệp phân bổ chính xác chi phí nhân công vào giá thành sản phẩm tăng sức cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường nhờ giá cả hợp lý. Mối quan hệ giữa chất lượng lao động (lương) và kết quả sản xuất kinh doanh được thể hiện đúng trong hạch toán cũng giúp rất nhiều cho bộ máy quản lý của doanh nghiệp trong việc đưa ra các quyết định chiến lược nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Như vậy để điều hòa lợi ích các bên và để đạt được mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp thì kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là một bộ phận không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp. Kế toán tiền lương cần có những nhiệm vụ cụ thể:
- Ghi chép phản ánh kịp thời số lượng thời gian lao động, chất lượng sản phẩm, tính chính xác tiền lương phải trả cho người lao động. Tính chính xác số tiền BHXH, BHYT,BHTN, KPCĐ vào chi phí và thu từ thu nhập của người lao động.
- Trả lương kịp thời cho người lao động, giám sát tình hình sử dụng quỹ lương, cung cấp tài liệu cho các phòng quản lý, chức năng, lập kế hoạch quỹ lương kỳ sau.
- Tính và phân bổ chính xác cho các đối tượng trực tiếp sản xuất sản phẩm, để tính giá thành .
- Phân tích tình hình sử dụng quỹ lương, quỹ BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, đề xuất biện pháp tiếp kiệm quỹ lương, cung cấp số liệu cho kế toán tổng hợp và các bộ phận quản lý khác.
- Lập báo cáo về lao động, tiền lương, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ thuộc phạm vi trách nhiệm của kế toán. Tổ chức phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương, quỹ BHXH, quỹ BHYT, BHTN, KPCĐ đề xuất các biện pháp khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động, tăng năng suất lao động. Đấu tranh chống những hành vi vô trách nhiệm, vi phạm kỷ luật lao động, vi phạm chính sách chế độ về lao động tiền lương, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, chế độ sử dụng chi tiêu KPCĐ, chế độ phân phối theo lao động.
Chứng từ sử dụng :
Các chứng từ ban đầu hạch toán tiền lương thuộc chỉ tiêu lao động tiền lương gồm các biểu mẫu sau:
Mẫu số 01a-LĐTL Bảng chấm công
Mẫu số 02-LĐTL Bảng thanh toán tiền lương
Mẫu số 05-LĐTL Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành
Mẫu số 06-LĐTL Bảng thanh toán làm thêm giờ
Mẫu số 07-LĐTL Bảng thanh toán tiền thuê ngoài
Mẫu số 08-LĐTL Hợp đồng giao khoán
Mẫu số 09-LĐTL Bảng thanh lý ( nghiệm thu) hợp đồng giao khoán
Mẫu số 10-LĐTL Bảng kê trích nộp các khoản theo lương.
Mẫu số 11-LĐTL Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội
Sổ sách kế toán sử dụng trong kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
Tùy thuộc vào hình thức kế toán đơn vị áp dụng mà kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương sử dụng các sổ kế toán phù hợp.
Trong hình thức kế toán Nhật ký chung kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương sử dụng các sổ:
- Sổ Nhật ký chung
- Sổ Cái và sổ chi tiết các tài khoản 334,338,...
- Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội