Vượt qua áp lực tiến độ và quản lý công việc hiệu quả

Event Channel - Hiện nay cùng lúc tôi làm quản lý tại 2 công ty, trong đó có một công ty hơn 30 nhân viên do tôi làm chủ, và viết bài cho khá nhiều tờ báo. Nhưng tôi chưa bao giờ có khái niệm "stress".

Những người mới bắt đầu đi làm, nhất là những người năng động, có thể phải gánh vác một khối lượng công việc rất lớn và việc này thường làm cho họ rất bối rối, có đôi lúc không biết làm việc gì trước việc gì sau, thôi thì mặc kệ giải quyết được tới đâu hay tới đó. Nhưng trong một số công việc như tổ chức sự kiện, bạn sẽ không thể "tới đâu hay tới đó" được vì mọi thứ đòi hỏi bạn phải hoàn thành và đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.

Khi sức ép đến từ nhiều phía, bạn có cảm giác như sắp phát điên lên vì không thể giải quyết hết mọi thứ. Bạn ước gì mình có ba đầu sáu tay hoặc một ngày có 48 giờ để bạn thoải mái làm việc, ăn chơi, ngủ nghỉ. Mặc dù tiết kiệm từng giây từng phút nhưng danh sách công việc cứ dài ra mãi. Tôi xin sẻ một số kinh nghiệm thực tế của bản thân về quản lý thời gian và quản lý công việc của mình để giúp các bạn gỡ dần các đám tơ vò.

Liệt kê công việc ra giấy, đừng nhớ trong đầu
Bạn cho rằng trí nhớ của mình tốt nên bạn lưu giữ những công việc cần phải làm ở trong đầu, nhưng việc này làm bạn rất nặng đầu vì vừa phải lưu giữ vừa phải rà soát xem việc gì đã xong, việc gì đang cần giải quyết gấp, ngày mai mình phải làm gì... Hãy sử dụng một cuốn lịch bàn hay sổ tay có ô ngày tháng đủ để bạn ghi công việc cần làm vào đó, hoặc bạn cũng có thể sử dụng những phần mềm quản lý công việc trên máy tính để làm việc này. Khi có công việc cần làm, hãy liệt kê nó ra liền, và ngay khi hoàn thành một công việc nào đó, bạn hãy gạch nó đi và bạn sẽ cảm thấy rất khoan khoái như đang gỡ dần những mắt dây của một đám dây rối, và đây là một cách xả stress rất tốt.

Những người làm nghề tổ chức event lại càng phải coi trọng việc này, cho dù event nhỏ như buổi hội thảo vài ba chục người tham dự cho đến một sự kiện giải trí hàng ngàn khách mời, việc liệt kê các công việc để không bỏ sót bất cứ hạng mục nào là điều hết sức cần thiết.

Sắp xếp mức độ ưu tiên của công việc
Gần đến giờ G của sự kiện, nhưng thiệp chưa thiết kế xong và chưa phát ra cho khách mời, thế là trước 1 ngày diễn ra sự kiện, cả công ty phải túa đi phát thiệp để chúng kịp đến tay khách mời trước khi sự kiện diễn ra. Bạn biện minh rằng bạn có quá nhiều việc phải giải quyết đến nỗi làm không kịp, nhưng điều này cho thấy điểm yếu trong việc quản lý sắp xếp công việc của bạn.

Có những việc cần phải giải quyết gấp một cách sống còn, có những công việc tương đối gấp rút nhưng bạn có thể giải quyết sau..., hãy chia nó theo thứ tự ưu tiên để biết nên làm việc gì trước, việc gì sau.

Đừng ôm đồm công việc
Nếu bạn là một người quản lý bận rộn, hãy xem lại cách phân công công việc hoặc cách phối hợp với những đồng nghiệp khác. Bạn than thở rằng gã designer đưa ra những tác phẩm thật tệ, cô nàng chuyên lo việc hậu cần cũng còn thiếu chu đáo, bài PR do chuyên viên PR viết không làm bạn hài lòng, trong khi đó bạn giỏi cả việc lập kế hoạch, design, dịch thuật, thực hiện... và như vậy bạn cố gắng tự tay làm nó từ A tới Z. Sẽ có hiện tượng người cùng nhóm ngồi chơi trong khi bạn như bị chôn vùi trong cả núi công việc. Tại sao lại vậy?

Điều đó có thể do bạn cầu toàn, bạn cho rằng chỉ có bạn là làm tốt việc đó nên thà mình cáng đáng thêm phần việc đó còn hơn giao cho người khác khi bạn biết chắc sẽ không thể tốt hơn mình làm. Nhưng này bạn, giữa tình huống là các hạng mục công việc đều hoàn hảo nhưng chỉ hoàn thành dở dang do bạn không có thời gian làm kịp, hay các hạng mục được thực hiện một cách tương đối nhưng hoàn thành 100%, lựa chọn nào là tốt hơn cho bạn? Vì việc phải hoàn thành tất cả mọi việc cho kịp tiến độ, đôi khi bạn phải chấp nhận một điều là chất lượng công việc không thể hoàn hảo tuyệt đối như bạn mong muốn.

Cấp dưới của tôi rị mọ ngồi gởi email quảng cáo định kỳ cho khách hàng trong khi một núi công việc khác đang chờ đợi cô ấy, khi tôi hỏi rằng tại sao cô không hướng dẫn việc này cho một đồng nghiệp khác đang rảnh rỗi hơn. Cô ấy đã giải thích rằng thay vì dành thời gian để hướng dẫn công việc cho người cùng nhóm, cũng với chừng đó thời gian cô ấy có thể hoàn thành được công việc đó rồi. Nhưng cô ta quên rằng, thà nhọc công hướng dẫn một người làm việc đó, để sau này họ có thể đảm nhiệm việc tương tự như vậy giúp cô, còn hơn là ôm lấy "kho bí quyết" đó cho bản thân mình để rồi suốt ngày cứ phải nhọc công thực hiện nó.

Tập trung cao độ khi làm việc
Nhiều người than phiền rằng đồng nghiệp mở nhạc, tiếng xe ồn ào... làm cho họ không thể nào tập trung vào công việc và công việc bị giảm hiệu quả, điều đó chứng tỏ họ dễ bị phân tán và không tập trung cao độ trong công việc. Khi tôi đang làm việc thì cho dù xung quanh ồn ào đến mấy thì tôi cũng hầu như không nghe thấy gì, nói đúng hơn, tôi có nghe tiếng ồn nhưng đầu óc tôi không tập trung phân tích tiếng ồn đó và điều đó giúp tôi làm việc hiệu quả hơn. Công việc này cứ nối tiếp công việc khác, tôi xoay liên tục như chong chóng nhưng trong lòng vẫn có một cảm giác rất nhẹ nhàng, 4 tiếng làm việc tập trung cao độ dường như có thể bằng 8 tiếng đồng hồ của người khác và điều đó giúp tôi tiết kiệm thời gian rất nhiều.

Nhiều người có thói quen cứ chốc lát lại dạo qua Facebook một lần trong khi làm việc ở văn phòng, việc này không làm họ mất nhiều thời gian nhưng lại làm họ mất tập trung. Hãy quy hoạch thời gian riêng cho việc đọc tin tức trên mạng, check Facebook, blog... nếu bạn muốn làm việc này ngay trong giờ làm việc, còn trong thời gian làm việc, tuyệt đối gạt hết qua một bên những gì có thể làm bạn phân tán tư tưởng.

Đừng bỏ lỡ các buổi bù khú với bạn bè
Khi nhìn thấy tôi dẫn vợ đi mua sắm vào ngày thứ 7, một người bạn lấy làm bất ngờ, họ nói rằng một người làm kinh doanh bận rộn như tôi sao lại dành thời gian cho một việc lãng phí thì giờ như vậy. Những người làm việc chăm chỉ cho rằng việc dành một buổi tối hay thứ 7, chủ nhật đi ăn nhậu hay uống cafe với bạn bè quả thật là xa xỉ, họ thà dành buổi tối đó để hoàn thành một kế hoạch đang rất gấp rút.

Không nên như vậy, những buổi vui chơi này là cách tốt để bạn cân bằng cuộc sống và tạo dựng quan hệ cho mình. Bạn sẽ sớm biến thành một cỗ máy khô khan nếu từ sáng đến tối, từ ngày này qua tháng khác liên tục "cày sâu cuốc bẫm".

Không nên phá sức mình bằng cách làm việc vào ban đêm
Bạn làm việc tập trung nhất vào ban đêm, vì vậy bạn thường thức rất khuya để làm việc, cafe đậm đặc và thuốc lá là những trợ thủ đắc lực giúp bạn làm việc hiệu quả. Nhờ vậy, bạn làm được nhiều việc hơn nhưng đó là cách hủy hoại bản thân cần phải tránh xa, nhờ thức khuya, bạn có thêm 2 đến 3 tiếng mỗi ngày nhưng tuổi thọ của bạn sẽ bị trừ dần mỗi ngày 2 đến 3 tiếng. Cỗ máy nào cũng cần thời gian bảo dưỡng, nếu bạn vận hành nó suốt ngày suốt đêm, có thể dẫn đến tình trạng quá nhiệt hoặc khô dầu mỡ, và bản thân bạn cũng vậy.

Có thể xem thêm:

Phần mềm quản lý dự án online - công cụ không thể thiếu cho người làm Event

Kinh nghiệm vỡ lòng về quản lý dự án

Theo Event Channel