Quy trình để tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp

Tổ chức sự kiện ngày nay đã và đang trở thành công cụ tiếp thị, truyền thông hiệu quả đối với chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Với kinh nghiệm 20 năm trong nghề chuyên tổ chức các event lớn, Viettimes Media xin chia sẻ với các bạn quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để đảm bảo event của bạn luôn thành công và đem lại hiệu ứng tốt sau khi kết thúc.

1. Tiến hành nghiên cứu tổng thể

Trước khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn phải nghiên cứu và nắm rõ các thông tin cơ bản nhất để biết mình cần làm những gì. Bạn có thể sử dụng 5W1H cho bước đầu tiên này. Chúng ta cần nắm rõ các thông tin sau:

• Chủ đề chương trình.
  
  
• Mục tiêu sự kiện.
  
  
• Đối tượng khách mời tham dự và số lượng cụ thể.
  
  
• Thời gian tổ chức.
  
  
• Địa điểm diễn ra.
  
  
• Ngân sách dự kiến.
  
  
• Sự khác biệt, nổi trội của sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp so với các đơn vị khác.
  

2. Sáng tạo ý tưởng

Ý tưởng tổ chức sự kiện vừa phải đảm bảo phù hợp với chủ đề, mục tiêu, sản phẩm/dịch vụ… Đồng thời phải thật sáng tạo, độc đáo để thu hút và gây ấn tượng với khách tham dự.



3. Thiết kế
Thiết kế sự kiện chính là việc cụ thể hóa ý tưởng, với các vấn đề cần được thực hiện gồm:

• Thời gian và địa điểm tổ chức.
  
  
• Chủ đề (theme/concept) của chương trình.
  
  
• Thiết kế hình ảnh cho chương trình.
  
  
• Chương trình chi tiết, gồm những hoạt động gì.
  

4. Tạo kế hoạch tổ chức sự kiện tổng thể

Các vấn đề cần quan tâm khi lập kế hoạch tổ chức event gồm:

• Nhân lực sự kiện.
  
  
• Thiết bị sự kiện.
  
  
• Phương thức vận chuyển.
  
  
• Địa điểm tổ chức, hậu cần & quản lý
  
  
• Người dẫn chương trình
  
  
• Hoạt động bổ sung/ Giải trí
  
  
• Truyền thông/ Quảng cáo
  
  
• Đăng ký (trực tuyến, thanh toán và theo dõi; đăng nhập tại chỗ, v.v.)
  
  
• Nhà tài trợ/ đối tác
  
  
• Ngân sách dự kiến.
  
  
• Phân tích rủi ro và dự phòng phương án giải quyết.
  

5. Tiến hành thực hiện

Trước khi thực hiện bước này bạn nên khảo sát ý kiến của chủ hoạt động chương trình xem họ có hài lòng vần cần chỉnh sửa chỗ nào không phù hợp không. Rà soát lại tất cả các khâu đảm bảo rằng mọi thứ đã sẵn sàng để tiến hành chạy chương trình.

Đây cũng là lúc bạn cần tiến hành liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ để chuẩn bị các hạng mục nhân sự, thiết bị, in ấn… cho sự kiện. Quá trình này thường mất ít nhất 2 tuần để thực hiện. Cần lưu ý kiểm soát chặt chẽ quá trình làm việc với các nhà cung cấp để hạn chế mọi rủi ro bất ngờ có thể xảy ra.

Trước khi sự kiện diễn ra 1 – 2 ngày, công tác dàn dựng checklist cần được chuẩn bị và thực hiện chu đáo, tỉ mỉ, trách để thiếu sót.



6. Tiến hành chạy chương trình

Thời điểm chương trình sự kiện bắt đầu “chạy” chính là minh chứng rõ nhất cho thấy quy trình tổ chức sự kiện của bạn có chuẩn chỉnh, hoàn hảo hay không. Sau khi đã lập kế hoạch, chuẩn bị, dàn dựng rất chu đáo, thì khi sự kiện diễn ra, bạn vẫn luôn cần có mặt để giám sát, điều phối nhân sự và kịp thời giải quyết những tình huống bất ngờ phát sinh trong sự kiện.


7. Kết thúc sự kiện

Khi sự kiện kết thúc, thiết bị, đồ đạc sẽ được vận chuyển về kho, địa điểm tổ chức cần được dọn dẹp, vệ sinh sạch sẽ. Công việc tiếp theo là tiến hành thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp.


Bước 8: Hậu của sự kiện

Sau khi tất cả đã được chạy và chương trình có thành công hay không, bạn nên gửi đến cho những người tham gia sự kiện phiếu đánh giá. Và từ đó nếu có xảy ra sơ suất thì rút kinh nghiệm khắc phục tình trạng cho lần sau. Bên cạnh đó, chúng ta cần truyền thông sau sự kiện, lựa chọn những hình ảnh, video đẹp để đăng tải lên các trang mạng xã hội, báo chí… để nhắc lại cho khán giả những điều tuyệt vời vừa xảy ra trong sự kiện của bạn, tạo hứng thú cho cả những người không tham dự và để tiếp cận những khán giả tiềm năng trong tương lai.


Tổ chức sự kiện Viettimes

Hotline: 0868818881

Trụ sở chính: Toà Hồ Gươm plaza, Trần Phú, Hà Đông, Hà Nội