myyen1121
Thành viên
- Tham gia
- 6/9/2018
- Bài viết
- 0
Quản lý thu chi đóng vai trò vô cùng trọng yếu trong việc vận hành tốt bất kỳ hệ thống kinh doanh nào, đặc biệt là trong công tác thu ngân của các nhà hàng quán ăn. Trên thị trường hiện tại rất nhiều các chủ quán ăn quản lý việc thu chi hoàn toàn bằng excel vì tính đơn thuần, ít chi phí của phương pháp này. Tuy nhiên, liệu đây có phải là phương pháp tối ưu nhất để quản lý tốt thu chi và hơn nữa là chống thất thoát các khoản của hàng quán? Chúng ta cùng theo sát bài viết dưới đây nhé!
Điểm nổi bật của quản lý thu chi bằng excel
Tiết kiệm chi phí: Excel là phần mềm cài đặt miễn phí trên máy, do đó chủ cửa hàng sẽ tiết kiệm được khá nhiều chi phí đầu tư bước đầu. Để áp dụng một cách hàng đầu, bạn chỉ cần bỏ ra một số tiền để mua bản quyền từ MS Office.
Cập nhật số liệu đơn giản: Chỉ với các thao tác đơn thuần, nhân viên có thể cập nhật các số liệu hàng hóa, giúp việc thống kê hàng xuất nhập nhanh chóng và tiện lợi hơn. Không những vậy, Khi quản lý hàng hóa bằng Excel, dữ liệu sẽ được lưu trữ trên các file riêng biệt. Điều này giúp chủ cửa hàng có thể theo dõi và giám sát tình trạng hàng hóa trong cửa hàng một cách chi tiết và dễ dàng nhất.
Khuyết điểm của phần mềm quản lý bán hàng bằng excel
Dữ liệu không được đảm bảo an toàn và bảo mật: Khi quản lý việc bán hàng bằng phần mềm Excel, tất cả các thông tin về hoạt động kinh doanh của công ty chỉ được lưu trong 1 tập tin duy nhất. Khi tập tin này bị lỗi, bị mất do vô ý hay nhiễm virus sẽ làm ảnh hưởng đến các dữ liệu quan trọng
Quy trình xuất hàng bán, điều chuyển hàng nội bộ phức tạp và cồng kềnh hơn. Khi file Excel có dung lượng quá lớn sẽ làm chậm tốc độ của máy tính, ảnh hưởng đến tiến độ công việc
Thường chỉ có các tính năng cơ bản như quản lý hàng hóa, khách hàng, nhập xuất kho, thu chi, hàng tồn kho kho… và người quản dùng cũng phải mất nhiều thời gian để lập thống kê, báo cáo chi tiết
Thường chỉ tiện cho việc ghi chép còn việc báo cáo thì người áp dụng phải tốn nhiều công sức, thời gian. Do đó, nhà quản lý cũng gặp khá nhiều khó khăn trong việc kiểm tra hiệu quả kinh doanh của công ty
Riêng việc chỉ cho phép một người làm việc trên 1 tập tin, gây lãng phí nhân sự và thời gian làm việc
Không những vậy, các hàm, các công thức trên excel khá phức tạp, người dùng phải thực sự hiểu biết về excel mới có thể sử dụng tốt, hiệu quả
Thêm vào đó, excel khác với máy tính tiền là không thể giúp lập hóa đơn và hạn chế liên kết với các thiết bị bán hàng…
Dữ liệu bán hàng được lưu trữ rời rạc trên các file Excel không đảm bảo tính an toàn và logic để phục vụ cho việc tập hợp báo cáo tổng hợp và tham chiếu ràng buộc dữ liệu
Việc liên kết số liệu các nghiệp vụ để tập hợp báo cáo tức thời chưa thực hiện được, muốn làm thì mất rất nhiều thời gian (Báo cáo bán hàng, báo cáo thống kê doanh số theo nhiều chỉ tiêu như theo nhóm hàng, mặt hàng, theo nhân viên buôn bán, báo cáo công nợ đến hạn, ..)
Với những công ty lớn, khi nghiệp vụ bán hàng phức tạp, số lượng mặt hàng nhiều, số lượng khách hàng cũng rất nhiều thì áp dụng phần mềm excel thì rất khó đáp ứng, thông tin dữ liệu khó theo dõi, thiếu logics và rời rạc. Và việc liên kết số liệu các nghiệp vụ để tập hợp báo cáo tức thời chưa thực hiện được, muốn làm thì mất rất nhiều thời gian và công sức, hơn nữa lại không đảm bảo độ chính xác tuyệt đối.
Điểm nổi bật của quản lý thu chi bằng excel
Tiết kiệm chi phí: Excel là phần mềm cài đặt miễn phí trên máy, do đó chủ cửa hàng sẽ tiết kiệm được khá nhiều chi phí đầu tư bước đầu. Để áp dụng một cách hàng đầu, bạn chỉ cần bỏ ra một số tiền để mua bản quyền từ MS Office.
Cập nhật số liệu đơn giản: Chỉ với các thao tác đơn thuần, nhân viên có thể cập nhật các số liệu hàng hóa, giúp việc thống kê hàng xuất nhập nhanh chóng và tiện lợi hơn. Không những vậy, Khi quản lý hàng hóa bằng Excel, dữ liệu sẽ được lưu trữ trên các file riêng biệt. Điều này giúp chủ cửa hàng có thể theo dõi và giám sát tình trạng hàng hóa trong cửa hàng một cách chi tiết và dễ dàng nhất.
Khuyết điểm của phần mềm quản lý bán hàng bằng excel
Dữ liệu không được đảm bảo an toàn và bảo mật: Khi quản lý việc bán hàng bằng phần mềm Excel, tất cả các thông tin về hoạt động kinh doanh của công ty chỉ được lưu trong 1 tập tin duy nhất. Khi tập tin này bị lỗi, bị mất do vô ý hay nhiễm virus sẽ làm ảnh hưởng đến các dữ liệu quan trọng
Quy trình xuất hàng bán, điều chuyển hàng nội bộ phức tạp và cồng kềnh hơn. Khi file Excel có dung lượng quá lớn sẽ làm chậm tốc độ của máy tính, ảnh hưởng đến tiến độ công việc
Thường chỉ có các tính năng cơ bản như quản lý hàng hóa, khách hàng, nhập xuất kho, thu chi, hàng tồn kho kho… và người quản dùng cũng phải mất nhiều thời gian để lập thống kê, báo cáo chi tiết
Thường chỉ tiện cho việc ghi chép còn việc báo cáo thì người áp dụng phải tốn nhiều công sức, thời gian. Do đó, nhà quản lý cũng gặp khá nhiều khó khăn trong việc kiểm tra hiệu quả kinh doanh của công ty
Riêng việc chỉ cho phép một người làm việc trên 1 tập tin, gây lãng phí nhân sự và thời gian làm việc
Không những vậy, các hàm, các công thức trên excel khá phức tạp, người dùng phải thực sự hiểu biết về excel mới có thể sử dụng tốt, hiệu quả
Thêm vào đó, excel khác với máy tính tiền là không thể giúp lập hóa đơn và hạn chế liên kết với các thiết bị bán hàng…
Dữ liệu bán hàng được lưu trữ rời rạc trên các file Excel không đảm bảo tính an toàn và logic để phục vụ cho việc tập hợp báo cáo tổng hợp và tham chiếu ràng buộc dữ liệu
Việc liên kết số liệu các nghiệp vụ để tập hợp báo cáo tức thời chưa thực hiện được, muốn làm thì mất rất nhiều thời gian (Báo cáo bán hàng, báo cáo thống kê doanh số theo nhiều chỉ tiêu như theo nhóm hàng, mặt hàng, theo nhân viên buôn bán, báo cáo công nợ đến hạn, ..)
Với những công ty lớn, khi nghiệp vụ bán hàng phức tạp, số lượng mặt hàng nhiều, số lượng khách hàng cũng rất nhiều thì áp dụng phần mềm excel thì rất khó đáp ứng, thông tin dữ liệu khó theo dõi, thiếu logics và rời rạc. Và việc liên kết số liệu các nghiệp vụ để tập hợp báo cáo tức thời chưa thực hiện được, muốn làm thì mất rất nhiều thời gian và công sức, hơn nữa lại không đảm bảo độ chính xác tuyệt đối.
