Bạn không thể thay đổi số giờ trong một ngày nhưng bạn có thể sử dụng chúng hiệu quả mà không phải căng thẳng và chịu áp lực tinh thần. Những “bí quyết” dưới đây sẽ giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian trong ngày:
Hoàn thành các nhiệm vụ đơn giản
Luôn hoàn thành các nhiệm vụ đơn giản và không bao giờ bỏ việc đang làm dang dở để làm việc khác. “Tâm trí chúng ta chỉ có thể dung nạp 7 thông tin cùng lúc. Nếu bạn bỏ ngang một việc để làm việc khác, thông tin sẽ bị xáo trộn và cần phải sắp xếp lại, khiến bạn mất rất nhiều thời gian” - David Creswell, nhà tâm lý học thuộc Đại học Carnegie Mellon (Mỹ), cho biết.
Giải lao trong khi giải quyết vấn đề phức tạp
Theo chuyên gia Creswell, những người phải thực thi những nhiệm vụ phức tạp thường giải quyết công việc tốt hơn khi họ nghỉ giải lao 2 phút và làm một việc hoàn toàn khác, chẳng hạn giải ô chữ trong khi cố hoàn thành việc khai báo thuế. “Não của bạn sẽ xử lý thông tin trong vô thức khi bạn làm những việc khác biệt (với nhiệm vụ chính)”, Creswell giải thích.
Rèn luyện ý chí
Ý chí là chìa khóa của thành công. Giống như cơ bắp trong cơ thể, bạn càng rèn luyện thường xuyên thì các cơ càng phát triển. Nhà tâm lý học Roy Baumeister thuộc Đại học Bang Florida (Mỹ) cho biết việc khuyến khích một người thực hiện các bài tập rèn luyện ý chí, như dùng tay nghịch để mở cửa hoặc đánh răng, có thể giúp họ tăng cường sự tập trung trong các nhiệm vụ quan trọng hơn. “Các bài tập rèn luyện ý chí sẽ giúp người ta cải thiện cách quản lý thời gian và phát triển khả năng để đưa ra quyết định tốt hơn” – ông Baumeister cho biết thêm.
Hạn chế tìm kiếm qua mạng
Các nghiên cứu chỉ ra rằng khi tìm kiếm thông tin trực tuyến, chúng ta thường truy cập rất nhiều trang web nhưng chỉ 1-2 trang cho ra kết quả. Hơn nữa, việc lang thang trên mạng còn khiến ta “lân la” tìm đến những trang quen thuộc như Facebook hay LinkedIn. Do đó, để tránh mất thời gian, bạn chỉ nên tập trung tìm kiếm thứ cần thiết cho công việc. Nếu có thể, hãy tắt email và điện thoại di động khi làm việc trên máy tính.
Thiết lập lịch làm việc cụ thể
Nhiều nghiên cứu cho thấy mọi người có xu hướng để lại những việc khó thực hiện nhất vào cuối ngày, nên thường không thể hoàn thành. Lời khuyên cho bạn là nên thiết lập khung thời gian cho mỗi công việc. Theo Daniel Markovitz, “cây bút” chuyên viết về cách quản lý thời gian của Tạp chí Kinh doanh Harvard (Mỹ), lịch trình làm việc sẽ cung cấp cho bạn cơ sở cũng như thời hạn cụ thể để hoàn thành nhiệm vụ được giao. Đây là cách quản lý thời gian tốt hơn lập danh sách những việc cần làm trong ngày.
Hạn chế nhận thông tin không cần thiết
Chúng ta thường bị các email, cuộc gọi và những lời đề nghị không quan trọng làm phiền trong ngày. Để tránh mất thời gian, bạn nên lọc ra điều gì quan trọng cần quan tâm, chứ không thụ động tiếp nhận chúng. Khi làm việc, không nên thường xuyên kiểm tra và trả lời email mà nên cài chế độ thư trả lời tự động, trong đó nói rằng bạn không có thời gian phản hồi tất cả và nếu có việc khẩn cấp thì hãy điện thoại cho bạn.
Chuẩn bị mọi thứ từ đêm hôm trước
Theo các chuyên gia, thời điểm trước khi ngủ rất lý tưởng để thiết lập ý tưởng làm việc cho ngày hôm sau. Nghiên cứu ảnh quét não của người đang ngủ cho thấy não bộ thường xử lý vấn đề khi chúng ta ngủ, do đó việc rà soát lại công việc trước khi ngủ giúp não ghi nhớ những gì cần giải quyết vào ngày hôm sau.
Hoàn thành các nhiệm vụ đơn giản
Luôn hoàn thành các nhiệm vụ đơn giản và không bao giờ bỏ việc đang làm dang dở để làm việc khác. “Tâm trí chúng ta chỉ có thể dung nạp 7 thông tin cùng lúc. Nếu bạn bỏ ngang một việc để làm việc khác, thông tin sẽ bị xáo trộn và cần phải sắp xếp lại, khiến bạn mất rất nhiều thời gian” - David Creswell, nhà tâm lý học thuộc Đại học Carnegie Mellon (Mỹ), cho biết.
Giải lao trong khi giải quyết vấn đề phức tạp
Theo chuyên gia Creswell, những người phải thực thi những nhiệm vụ phức tạp thường giải quyết công việc tốt hơn khi họ nghỉ giải lao 2 phút và làm một việc hoàn toàn khác, chẳng hạn giải ô chữ trong khi cố hoàn thành việc khai báo thuế. “Não của bạn sẽ xử lý thông tin trong vô thức khi bạn làm những việc khác biệt (với nhiệm vụ chính)”, Creswell giải thích.
Rèn luyện ý chí
Ý chí là chìa khóa của thành công. Giống như cơ bắp trong cơ thể, bạn càng rèn luyện thường xuyên thì các cơ càng phát triển. Nhà tâm lý học Roy Baumeister thuộc Đại học Bang Florida (Mỹ) cho biết việc khuyến khích một người thực hiện các bài tập rèn luyện ý chí, như dùng tay nghịch để mở cửa hoặc đánh răng, có thể giúp họ tăng cường sự tập trung trong các nhiệm vụ quan trọng hơn. “Các bài tập rèn luyện ý chí sẽ giúp người ta cải thiện cách quản lý thời gian và phát triển khả năng để đưa ra quyết định tốt hơn” – ông Baumeister cho biết thêm.
Hạn chế tìm kiếm qua mạng
Các nghiên cứu chỉ ra rằng khi tìm kiếm thông tin trực tuyến, chúng ta thường truy cập rất nhiều trang web nhưng chỉ 1-2 trang cho ra kết quả. Hơn nữa, việc lang thang trên mạng còn khiến ta “lân la” tìm đến những trang quen thuộc như Facebook hay LinkedIn. Do đó, để tránh mất thời gian, bạn chỉ nên tập trung tìm kiếm thứ cần thiết cho công việc. Nếu có thể, hãy tắt email và điện thoại di động khi làm việc trên máy tính.
Thiết lập lịch làm việc cụ thể
Nhiều nghiên cứu cho thấy mọi người có xu hướng để lại những việc khó thực hiện nhất vào cuối ngày, nên thường không thể hoàn thành. Lời khuyên cho bạn là nên thiết lập khung thời gian cho mỗi công việc. Theo Daniel Markovitz, “cây bút” chuyên viết về cách quản lý thời gian của Tạp chí Kinh doanh Harvard (Mỹ), lịch trình làm việc sẽ cung cấp cho bạn cơ sở cũng như thời hạn cụ thể để hoàn thành nhiệm vụ được giao. Đây là cách quản lý thời gian tốt hơn lập danh sách những việc cần làm trong ngày.
Hạn chế nhận thông tin không cần thiết
Chúng ta thường bị các email, cuộc gọi và những lời đề nghị không quan trọng làm phiền trong ngày. Để tránh mất thời gian, bạn nên lọc ra điều gì quan trọng cần quan tâm, chứ không thụ động tiếp nhận chúng. Khi làm việc, không nên thường xuyên kiểm tra và trả lời email mà nên cài chế độ thư trả lời tự động, trong đó nói rằng bạn không có thời gian phản hồi tất cả và nếu có việc khẩn cấp thì hãy điện thoại cho bạn.
Chuẩn bị mọi thứ từ đêm hôm trước
Theo các chuyên gia, thời điểm trước khi ngủ rất lý tưởng để thiết lập ý tưởng làm việc cho ngày hôm sau. Nghiên cứu ảnh quét não của người đang ngủ cho thấy não bộ thường xử lý vấn đề khi chúng ta ngủ, do đó việc rà soát lại công việc trước khi ngủ giúp não ghi nhớ những gì cần giải quyết vào ngày hôm sau.
