Excel là phần mềm miễn phí được kế toán sử dụng rộng rãi. Làm kế toán trên excel có những hạn chế nhất định, đôi khi còn là bất tiện đối với một số doanh nghiệp. Tuy nhiên, hiện nay công cụ này không còn là sự lựa chọn hàng đầu của kế toán doanh nghiệp. Làm kế toán trên Excel đã không còn đáp ứng được nhiều nhu cầu của doanh nghiệp. Mời các bạn đọc bài viết dưới đây, cùng Kaike thực hiện một vài phép so sánh nhỏ giữa Excel và nền tảng kế toán chuyên dụng.
Ưu, nhược điểm của việc làm kế toán trên phần mềm Excel:
1. Ưu điểm:
- Chi phí thấp, do nằm trong bộ Microsoft Office. Người dùng chỉ mất phí bản quyền để download Microsoft Office mà lại sử hữu thêm các công cụ khác như Word, PowerPoint,… (không nói đến vấn đề vi phạm bản quyền).
- Tính tùy biến cao. Người dùng có thể tùy chỉnh công thức các hàm tính toán. Chủ động tính sáng tạo trong trong công việc.
- Không mất thời gian tìm hiểu. Do phần lớn nhân viên đều đã được tiếp xúc với máy tính và tin học văn phòng từ sớm nên không mất quá nhiều thời gian để làm quen với Excel.
2. Hạn chế:
- Tính bảo mật thấp, dễ bị đánh cắp dữ liệu và dễ bị virus máy tính tấn công. Chỉ cần chủ quan khi sủ dụng 1 chiếc USB, toàn bộ tình hình tài chính của doanh nghiệp có thể sẽ bị lộ.
- Khó truy xuất số liệu. Đặc biệt với các tệp dữ liệu lớn cùng với cấu hình máy tính thấp thì tốc độ loading rất chậm. Dữ liệu các năm khác nhau sẽ được lưu ở những file khác nhau. Do đó việc tìm kiếm thông tin mất rất nhiều thời gian.
- Dễ mất TOÀN BỘ dữ liệu nếu sao lưu không cẩn thận. Làm kế toán trên excel yêu cầu bạn có khả năng ghi nhớ tên file cực tốt.
- Chỉ có thể xử lý dữ liệu bởi 1 nhân viên trên 1 file tại 1 thời điểm, tính kết nối không cao. Khó bàn giao và số liệu không sát với thời điểm mở file.
- Đòi hỏi sử dụng thành thạo, kỹ năng công nghệ tốt và phụ thuộc nhiều vào nhân viên kế toán.
- Phải sử dụng thêm nhiều công cụ hỗ trợ để: tra cứu hóa đơn, lưu trữ hóa đơn chứng từ, kê khai thuế,…
- Số liệu trình bày không trực quan, giám đốc khó đưa ra đánh giá và quyết định quản trị.
Phần mềm kế toán Kaike:
1. Ưu điểm:
- Chi phí thấp so với các phần mềm kế toán trên thị trường. Doanh nghiệp không cần đầu tư nguồn lực vận hành máy chủ, chi phí đường truyền mạng, chi phí bảo trì, chi phí nâng cấp hay chi phí bản quyền. 100 DN đăng ký sử dụng đầu tiên sẽ được FREE 100% phí duy trì tài khoản 1 năm đầu.
- Tính bảo mật cao, dữ liệu được bảo mật cấp độ cao nhất – TIGER 3 và hệ thống lưu trữ phân tán chống thiên tai.
- Giao diện thân thiện, người dùng dễ thích ứng nhanh chóng với các chức năng của phần mềm. Không mất nhiều thời gian đào tạo hay học tập so với làm kế toán trên excel.
- Hệ thống hóa tác vụ kế toán, đầy đủ các phân hệ kế toán cần thiết cho DN nhỏ.
- Theo dõi số liệu kế toán mọi lúc, mọi nơi chỉ cần có thiết bị truy cập (laptop, smartphone,…) và internet.
- Báo cáo tự động, thể hiện đơn giản, giúp giám đốc nắm bắt được tình trạng doanh nghiệp.