kieukieumi
Thành viên
- Tham gia
- 24/4/2015
- Bài viết
- 8
Mọi người ai cũng hiểu rõ ý nghĩa của câu nói “ Thời gian là vàng, bac”. Nhưng quản lý thời gian là gì? Bạn có tự tin quản lý thời gian của mình để tránh không cho những “kẻ trộm thời gian” lấy đi thứ vàng bạc này của bạn chưa? Bạn có nói không với những nhu cầu không cấp bách và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc của bạn chưa? Một nhà quản lý, một nhân viên giỏi luôn biết cách sử dụng thời gian để sắp xếp, lập kế hoạch công việc một cách hiệu quả nhất. Bạn đã lập được chiến lược quản lý cá nhân tại nơi làm việc để nâng cao hiệu quả công việc chưa? Hay bạn còn đang say sưa với những kế hoạch trong trí tưởng tượng , hay thậm chí bạn đang mơ hồ chưa biết cách để có thể quản lý thời gian một cách hiệu quả? Để cải thiện được kỹ năng này, bạn cần chú ý khắc phục 7 sai lầm sau đây để bạn có thể tự thêm cho mình những khoảng thời gian với những ý tưởng mới mà không cần phải ước rằng: “ Gía như một ngày có nhiều hơn 24 giờ”.
Sai lầm thứ nhất: Không đặt mục tiêu cho bản thân
Đặt mục tiêu cho bản thân là bước rất quan trọng để bạn có thể quản lý thời gian hiệu quả, vì những mục tiêu giúp bạn xác định rõ hướng thực hiện. giống như bạn bước nơi bạn sẽ đi thì lúc đó bạn sẽ không chần chừ mà chủ động bước đi, bạn biết phải làm những gì để đến nơi một cách nhanh chóng và chính xác nhất. vậy việc đặt mục tiêu giúp bạn xác định đâu là việc đáng phải dành thời gian để hoàn thành và đâu là những việc chỉ gây xao lãng. Hãy nhớ đặt mục tiêu theo quy tắc SMART: S-specific; M- measurable; A- attainable; R-relevant; T- time-bound (bạn nào chưa biết nghĩa tiếng việt của các tiếng anh thì các bạn tự tra từ điển nhé vì như thế sẽ giúp các bạn nhớ từ lâu hơn đấy).
Sai lầm thứ 2: Không lên danh sách những việc cần làm
Chắc hẳn các bạn đã từng quên làm ít nhất là một trong những điều mẹ dặn khi vắng nhà rồi đúng không? Chắc chắn là như vậy nếu các bạn không ghi ra danh sách ( to do list) những việc mẹ đã dặn để kiểm soát công việc tốt hơn. Cũng giống như ghi ra tất cả những điều mẹ dặn khi vắng nhà thì giờ đây để lập một to do list tức bạn ghi ra tất cả những điều cần phải hoàn tất trong một ngày. Đối với những dự án có khối lượng công việc lớn, hãy chia nhỏ theo từng giai đoạn. Danh sách càng chi tiết, bạn càng dễ quản lý và thực hiện mà không bỏ sót bất cứ một công việc nhỏ nào.
Sai lầm thứ 3: Không dành quyền ưu tiên
Bí quyết sử dụng to do list hiệu quả nằm ở việc xác định mức độ ưu tiên của công việc. Đôi khi thật khó để quyết định nên ưu tiên việc nào, nhất là khi bạn phải đương đầu với hàng loạt công việc cùng một lúc và việc nào cũng gấp. Nhưng nếu bạn biết cách sắp xếp theo thứ tự thì bạn sẽ thật sự thấy hài lòng xong khi hoàn thành công việc cho mà xem.
Quản lý thời gian hiệu quả và đạt được những điều bạn muốn đồng nghĩa với việc dành thời gian cho những việc thật sự quan trọng chứ không phải đơn thuần là cấp bách. Hiểu rõ sự khác biệt giữa việc quan trọng và việc cấp bách sẽ giúp bạn xác định được việc nào cần được ưu tiên:
- Những việc quan trọng đem đến những kết quả giúp bạn đạt được những mục tiêu của mình.
- Những việc cấp bách đòi hỏi sự lưu tâm tức thời và thường đi kèm với việc đạt được mục tiêu của một ai đó.
Sai lầm thứ 4: Không thể kiểm soát những yếu tố gây xao lãng
Sự phân tâm có thể tiêu tốn của chúng ta 2 giờ đồng hồ mỗi ngày. Vậy nên hãy giảm thiểu những yếu tố gây xao lãng này. Những xao lãng này có thế do chúng ta mất tập trung vì buồn ngủ, hay tin nhắn, một cái email,…nếu như cảm thấy mất tập trung thì hãy tự nhắc nhở mình bằng cách ghi ra một tờ giấy nhỏ bất cứ điều gì khiến bạn vui vẻ, mình nghĩ nghe nhạc cũng được nhưng chắc chỉ dành cho các bạn đang làm việc tại nhà thôi nhỉ?
Sai lầm thứ 5: Ôm đồm quá nhiều việc
Bạn có phải là người khó nói không với người khác? Nếu đúng thế thì chắc bạn đang đắm mình với một núi các dự án và cam kết. Chính điều này giảm hiệu suất làm việc, stress và suy sụp tinh thần. trước khi nhân một công việc bạn hãy tự đặt cho mình một số câu hỏi quan trọng sau:
- Yêu cầu công việc có đúng với mục tiêu và mục đích làm việc của tôi không?
- Tôi có phải là người làm việc này tốt nhất không?
- Tôi có thời gian để làm việc này không?
Nếu câu trả lời của bạn cho 3 câu hỏi trên là không thì tốt nhất là bạn không nên nhận công việc đó. Mặt khác sẽ thiếu chuyên nghiệp nếu từ chối công việc chỉ vì mình không muốn làm, hay bạn không hiểu phải làm thế nào, công việc này tốn nhiêu thời gian của bạn hay công việc rối rắm phức tạp. vì vậy 3 câu hỏi trên sẽ giúp bạn đưa ra lý dio hợp lý để từ chối.
Sai lầm thứ 6: Làm nhiều việc cùng một lúc
Để hoàn thành nhanh một khối lượng công việc bạn chỉ nên làm theo tuần tự thứ tự công việc đã ghi trên to do list, đừng cố gắng làm một lúc nhiều việc. Cũng giống như bạn đâu thể nào vừa nhảy dây mà vừa ngoáy tai được đâu đúng không? Bạn sẽ hoàn thành được khối lượng công việc khi bạn tập trung vào hoàn thành từng việc mà thôi.
Sai lầm thứ 7: Không dành vài phút giải lao
Bạn nghĩ rằng sẽ thật hay khi mình có thể làm việc từ 8-10h mà không cần nghỉ giải lao nhất là khi cận kề với deadline. Tuy nhiên không thể ai cũng có thể tập trung vào công việc với năng suất cao mà không dành cho bộ não vài phút nghỉ giải lao và nạp năng lượng.
Vì vậy bạn đừng vôi liệt kê những giây phút giải lao dành cho bộ não vào khoảng thời gian gây lãng phí. Đó là khoảng thời gian nạp thêm năng lượng cho bộ não để bạn có thể khám phá ra những ý tưởng mới, tư duy sáng tạo hơn và tăng hiệu quả công việc hơn.
Hãy thử áp dụng những cách trên, bạn sẽ thấy những thay đổi rõ rệt hơn trong công việc của bạn. Còn nếu bạn muốn gặp trực tiếp chuyên gia để học hỏi, giải đáp cũng như cọ sát với thực tế thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi tại:
Địa chỉ: H2-Lô A, Phú Mỹ Hưng, Phường Tân Phong, Quận 7
Điện thoại: (84.8) 5412 4467- 5412 4468 Fax: (84.8) 5412 4469
Sai lầm thứ nhất: Không đặt mục tiêu cho bản thân
Đặt mục tiêu cho bản thân là bước rất quan trọng để bạn có thể quản lý thời gian hiệu quả, vì những mục tiêu giúp bạn xác định rõ hướng thực hiện. giống như bạn bước nơi bạn sẽ đi thì lúc đó bạn sẽ không chần chừ mà chủ động bước đi, bạn biết phải làm những gì để đến nơi một cách nhanh chóng và chính xác nhất. vậy việc đặt mục tiêu giúp bạn xác định đâu là việc đáng phải dành thời gian để hoàn thành và đâu là những việc chỉ gây xao lãng. Hãy nhớ đặt mục tiêu theo quy tắc SMART: S-specific; M- measurable; A- attainable; R-relevant; T- time-bound (bạn nào chưa biết nghĩa tiếng việt của các tiếng anh thì các bạn tự tra từ điển nhé vì như thế sẽ giúp các bạn nhớ từ lâu hơn đấy).
Sai lầm thứ 2: Không lên danh sách những việc cần làm
Chắc hẳn các bạn đã từng quên làm ít nhất là một trong những điều mẹ dặn khi vắng nhà rồi đúng không? Chắc chắn là như vậy nếu các bạn không ghi ra danh sách ( to do list) những việc mẹ đã dặn để kiểm soát công việc tốt hơn. Cũng giống như ghi ra tất cả những điều mẹ dặn khi vắng nhà thì giờ đây để lập một to do list tức bạn ghi ra tất cả những điều cần phải hoàn tất trong một ngày. Đối với những dự án có khối lượng công việc lớn, hãy chia nhỏ theo từng giai đoạn. Danh sách càng chi tiết, bạn càng dễ quản lý và thực hiện mà không bỏ sót bất cứ một công việc nhỏ nào.
Sai lầm thứ 3: Không dành quyền ưu tiên
Bí quyết sử dụng to do list hiệu quả nằm ở việc xác định mức độ ưu tiên của công việc. Đôi khi thật khó để quyết định nên ưu tiên việc nào, nhất là khi bạn phải đương đầu với hàng loạt công việc cùng một lúc và việc nào cũng gấp. Nhưng nếu bạn biết cách sắp xếp theo thứ tự thì bạn sẽ thật sự thấy hài lòng xong khi hoàn thành công việc cho mà xem.
Quản lý thời gian hiệu quả và đạt được những điều bạn muốn đồng nghĩa với việc dành thời gian cho những việc thật sự quan trọng chứ không phải đơn thuần là cấp bách. Hiểu rõ sự khác biệt giữa việc quan trọng và việc cấp bách sẽ giúp bạn xác định được việc nào cần được ưu tiên:
- Những việc quan trọng đem đến những kết quả giúp bạn đạt được những mục tiêu của mình.
- Những việc cấp bách đòi hỏi sự lưu tâm tức thời và thường đi kèm với việc đạt được mục tiêu của một ai đó.
Sai lầm thứ 4: Không thể kiểm soát những yếu tố gây xao lãng
Sự phân tâm có thể tiêu tốn của chúng ta 2 giờ đồng hồ mỗi ngày. Vậy nên hãy giảm thiểu những yếu tố gây xao lãng này. Những xao lãng này có thế do chúng ta mất tập trung vì buồn ngủ, hay tin nhắn, một cái email,…nếu như cảm thấy mất tập trung thì hãy tự nhắc nhở mình bằng cách ghi ra một tờ giấy nhỏ bất cứ điều gì khiến bạn vui vẻ, mình nghĩ nghe nhạc cũng được nhưng chắc chỉ dành cho các bạn đang làm việc tại nhà thôi nhỉ?
Sai lầm thứ 5: Ôm đồm quá nhiều việc
Bạn có phải là người khó nói không với người khác? Nếu đúng thế thì chắc bạn đang đắm mình với một núi các dự án và cam kết. Chính điều này giảm hiệu suất làm việc, stress và suy sụp tinh thần. trước khi nhân một công việc bạn hãy tự đặt cho mình một số câu hỏi quan trọng sau:
- Yêu cầu công việc có đúng với mục tiêu và mục đích làm việc của tôi không?
- Tôi có phải là người làm việc này tốt nhất không?
- Tôi có thời gian để làm việc này không?
Nếu câu trả lời của bạn cho 3 câu hỏi trên là không thì tốt nhất là bạn không nên nhận công việc đó. Mặt khác sẽ thiếu chuyên nghiệp nếu từ chối công việc chỉ vì mình không muốn làm, hay bạn không hiểu phải làm thế nào, công việc này tốn nhiêu thời gian của bạn hay công việc rối rắm phức tạp. vì vậy 3 câu hỏi trên sẽ giúp bạn đưa ra lý dio hợp lý để từ chối.
Sai lầm thứ 6: Làm nhiều việc cùng một lúc
Để hoàn thành nhanh một khối lượng công việc bạn chỉ nên làm theo tuần tự thứ tự công việc đã ghi trên to do list, đừng cố gắng làm một lúc nhiều việc. Cũng giống như bạn đâu thể nào vừa nhảy dây mà vừa ngoáy tai được đâu đúng không? Bạn sẽ hoàn thành được khối lượng công việc khi bạn tập trung vào hoàn thành từng việc mà thôi.
Sai lầm thứ 7: Không dành vài phút giải lao
Bạn nghĩ rằng sẽ thật hay khi mình có thể làm việc từ 8-10h mà không cần nghỉ giải lao nhất là khi cận kề với deadline. Tuy nhiên không thể ai cũng có thể tập trung vào công việc với năng suất cao mà không dành cho bộ não vài phút nghỉ giải lao và nạp năng lượng.
Vì vậy bạn đừng vôi liệt kê những giây phút giải lao dành cho bộ não vào khoảng thời gian gây lãng phí. Đó là khoảng thời gian nạp thêm năng lượng cho bộ não để bạn có thể khám phá ra những ý tưởng mới, tư duy sáng tạo hơn và tăng hiệu quả công việc hơn.
Hãy thử áp dụng những cách trên, bạn sẽ thấy những thay đổi rõ rệt hơn trong công việc của bạn. Còn nếu bạn muốn gặp trực tiếp chuyên gia để học hỏi, giải đáp cũng như cọ sát với thực tế thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi tại:
Địa chỉ: H2-Lô A, Phú Mỹ Hưng, Phường Tân Phong, Quận 7
Điện thoại: (84.8) 5412 4467- 5412 4468 Fax: (84.8) 5412 4469
