Hóa đơn điện tử là gì? 5 lợi ích của hóa đơn điện tử không thể bỏ qua cho người kinh doanh

Hoá đơn điện tử ngày càng được dùng phổ biến và sẽ là quy định bắt buộc với các đơn vị, cá nhân kinh doanh kể từ ngày 1/11/2020. Tuy nhiên, nhiều người mới bắt đầu kinh doanh chưa hiểu rõ hoá đơn điện tử là gì, quy định về hóa đơn điện tử thế nào. Bài viết sau đây sẽ giúp bạn giải đáp những thắc mắc này và thấy được lợi ích của hóa đơn điện tử để áp dụng vào công việc kinh doanh thuận lợi, hiệu quả.

1. Hoá đơn điện tử là gì?

Hoá đơn điện tử là gì – Đây là thắc mắc chung của tất cả những người mới kinh doanh. Theo quy định của Bộ Tài chính, hóa đơn điện tử là loại hóa đơn của doanh nghiệp kinh doanh thay thế cho hóa đơn giấy. Khái niệm chính xác về hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14 tháng 3 năm 2011.


Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Ngày càng nhiều doanh nghiệp nhận thấy lợi ích của hóa đơn điện tử và áp dụng vào hoạt động kinh doanh hiệu quả.



Theo quy định về hóa đơn điện tử gồm các loại: Hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.


2. Lợi ích khi áp dụng hoá đơn điện tử

Các cơ quan quản lý nhà nước cho biết, lợi ích của hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp là rất lớn, thuận lợi cho doanh nghiệp trong quá trình phát triển lâu dài. Vì vậy mà từ ngày 1/11/2020, quy định bắt buộc 100% doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử. Sau khi bạn đã hiểu rõ hóa đơn điện tử là gì, hãy cùng tìm hiểu chi tiết lợi ích của hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp để áp dụng vào công việc kinh doanh hiệu quả nhé.


2.1 Tiết kiệm chi phí

Hãy cùng tham khảo các “con số biết nói” sau, bạn sẽ thấy được lợi ích của hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp so với việc sử dụng hóa đơn giấy.


Theo thống kê của MeInvoice – Phần mềm hóa đơn điện tử hàng đầu tại Việt Nam, hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp:

• Giảm tới 70% các bước quy trình phát hành
• Giảm 90% các tranh chấp liên quan đến hóa đơn
• Rút ngắn tới 99% thời gian thanh toán, quản lý hóa đơn
• Tiết kiệm 80% chi phí cho mỗi hóa đơn

Trước đây, khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy sẽ phải chịu nhiều chi phí như giấy in, mực in, chi phí chuyển hóa đơn cho khách hàng và chi phí lưu trữ hóa đơn. Thông thường, mỗi doanh nghiệp phải chi trả từ 300 – 500 nghìn đồng/quyển hóa đơn, mỗi lần in từ 5 – 10 quyển hóa đơn. Tổng chi phí lên đến hàng chục triệu trở lên với những doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng nhiều. Sau khi tìm hiểu hóa đơn điện tử là gì, quy định về hóa đơn điện tử bạn hãy áp dụng ngay để được hưởng lợi ích đầu tiên là giảm một khoản chi phí đáng kể cho hóa đơn nhé.


2.2 Xuất hóa đơn nhanh chóng

Hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm thời gian cho cả người mua hàng và doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ không phải chờ đợi quá lâu khi làm thủ tục cấp hóa đơn và thời gian in ấn. Người tiêu dùng cũng không phải chờ để nhận hóa đơn qua đường bưu điện hoặc đến doanh nghiệp lấy hóa đơn trực tiếp. Lợi ích của hóa đơn điện tử với người tiêu dùng là khách hàng có thể nhận hóa đơn điện tử qua email, SMS với điện thoại, máy tính có kết nối mạng.


2.3 Báo cáo hóa đơn mọi lúc, mọi nơi

Hóa đơn điện tử giúp cho việc lập hóa đơn và ký số điện tử phát hành hóa đơn mọi lúc mọi nơi qua mobile, website, desktop. Lợi ích của hóa đơn điện tử hỗ trợ mọi hoạt động của doanh nghiệp thuận tiện hơn.

Phần mềm bán hàng tạp hoá



2.4 An toàn, tăng uy tín cho doanh nghiệp

Khi sử dụng hóa đơn giấy, nếu xảy ra tình trạng mất hóa đơn, doanh nghiệp sẽ phải giải trình chi tiết với cơ quan Thuế. Hàng tháng, kế toán sẽ phải thống kê về tình hình sử dụng hóa đơn. Tuy nhiên, với hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp không cần lo ngại về các vấn đề này. Khi sử dụng hóa đơn điện tử, thương hiệu của doanh nghiệp có thể tiếp cận được với nhiều khách hàng thông qua logo, hình ảnh trên hóa đơn, giúp khách hàng nắm được hóa đơn điện tử là gì.


2.5 Quản lý tập trung, đồng bộ nhiều phần mềm

Hiện nay nhiều phần mềm hóa đơn điện tử cho phép tích hợp với nhiều phần mềm khác như kế toán, bán hàng, quản lý doanh nghiệp. Từ đó, giúp người kinh doanh quản lý tập trung, nhanh chóng, linh hoạt và hiệu quả hơn. Trên thị trường có nhiều đơn vị đáp ứng được tiêu chí này như phần mềm hóa đơn điện tử Misa, phần mềm hóa đơn điện tử Viettel, phần mềm hóa đơn điện tử VNPT,…


Xuất phát từ những lợi ích của hóa đơn điện tử, dựa trên quy định về hóa đơn điện tử, hiện nay, một số nhà cung cấp phần mềm quản lý bán hàng có tích hợp công cụ phần mềm hóa đơn điện tử giúp người kinh doanh xuất hóa đơn cho khách hàng nhanh chóng và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

phan mem quan ly ban hang