Đừng làm việc đa nhiệm, hãy làm việc năng suất

Làm nhiều nhiệm vụ cùng một lúc không chỉ làm giảm chỉ số IQ mà còn suy giảm chức năng não bộ và khiến năng suất làm việc nhỏ đi rất nhiều lần. Đặc biệt là làm việc đa nhiệm còn có tính chất gây nghiện.

Bạn biết rằng làm việc đa nhiệm không phải là một ý kiến hay, thậm chí nó còn khiến não bộ suy giảm chức năng và làm giảm chỉ số IQ của con người. Nhưng có lẽ bạn chưa biết thay vì tiết kiệm thời gian, làm việc đa nhiệm sẽ khiến năng suất lao động của bất kỳ ai giảm tới 40%.

Con số đáng báo động này được cung cấp bởi Devora Zack, CEO của Only Connect Consulting và là tác giả của cuốn “Singletasking: Get More Done – One Thing at a Time”.

Trên thực tế không hề có thứ gọi là làm việc đa nhiệm thực sự cả. Bạn tham dự một buổi họp đồng thời viết báo cáo và chat với bạn bè. Bạn nghĩ đó là năng suất vì mình có khả năng hoàn thành nhiều nhiệm vụ cùng lúc. Nhưng sự thực là não bộ của bạn chỉ đang lướt qua lướt lại không ngừng nghỉ giữa những hoạt động khác nhau mà thôi. Điều này không chỉ làm mất đi tính hiệu quả trong công việc mà còn ảnh hưởng không tốt tới các tế bào não.

Thật may mắn ta hoàn toàn có thể thoát khỏi tình trạng này bằng việc lưu ý tới những điều đơn giản sau đây.

Chọn một nhiệm vụ và cam kết với nhiệm vụ ấy.

Khi tập trung làm một việc nhất định, bạn phải đảm bảo chắc chắn mình sẽ loại trừ những tác động bên ngoài, kiên trì với những lựa chọn ban đầu. Điều đó không có nghĩa là bạn sẽ phải ngồi lỳ không rời ghế cho tới khi nhiệm vụ được hoàn thành mà hãy dành ra một khoảng thời gian nhất định mỗi ngày để thực hiện công việc đó.

Sau mỗi “Pomodoro” làm việc nghiêm túc, bạn sẽ tự thưởng cho mình 5 phút nghỉ ngơi.

Bạn có thể tham khảo Pomodoro App, phần mềm giúp tập trung làm việc. Với kỹ thuật Pomodoro, cứ sau mỗi 25 phút làm viêc nghiêm túc (gọi là một “pomodoro”), bạn sẽ tự thưởng cho mình 5 phút giải lao.

Cho dù bạn có sử dụng Pomodoro hay không thì tập trung hoàn thành một nhiệm vụ cũng là một việc quan trọng, nhất là khi bạn đang có một công việc khó khăn cần giải quyết.

Tìm công cụ hỗ trợ giúp bạn ghi lại nhanh các ý tưởng.

Điều này có nghĩa là gì? Khi bạn đang thảo một email cho khách hàng thì bỗng nhiên một ý tưởng rất hay về việc tiếp cận khách hàng khác chợt loé lên trong đầu. Nếu là một người quen làm việc đa nhiệm, bạn sẽ bỏ dở email đang viết và nhanh chóng soạn ngay một email mới trong khi ý tưởng đó vẫn còn đang nóng hổi.

Tuy nhiên, cách tiếp cận thông minh nên là ghi chú lại ý tưởng đó và quay trở lại sau khi đã tập trung hoàn thiện email đang dang dở. Bạn có thể mở một tab khác và ghi chú hoặc dùng điện thoại thông minh mà phần mềm Evernote là một gợi ý hay. Dù bạn dùng công cụ nào đi chăng nữa thì việc này cũng nên được thực hiện nhanh chóng, càng ngắn gọn, thuận tiện và bớt ngắt quãng công việc đang làm càng tốt.

Loại bỏ các tác nhân gây phân tâm.

Bạn đổ lỗi cho những người xung quanh hay làm phiền khi bạn đang làm việc. Bạn cũng có thể khó chịu vì tiếng chuông thông báo từ điện thoại hay Facebook. Lúc nào cũng có những nhân tố từ bên ngoài làm bạn phân tâm.

Tuy nhiên, chỉ có bạn mới có thể để cho những yếu tố đó làm mình mất tập trung hay không thôi. Bạn có thể đóng cửa phòng làm việc, tắt các thiết bị điện tử để cho bản thân khỏi sao nhãng mà.

Thực hiện những nhiệm vụ liên quan với nhau theo từng nhóm.

Đọc và trả lời mail, tin nhắn ngay khi vừa nhận được là một việc góp phần làm tiêu tốn tời gian của bạn một cách nhanh chóng. Sự lựa chọn thông minh hơn dành cho bạn có thể là giới hạn ba thời điểm đọc và trả lời tin nhắn hay check facebook vào buổi sáng trước khi bắt đầu làm việc, vào giờ nghỉ trưa và vào buổi tối trước khi đi ngủ. Bằng cách đó bạn sẽ không còn phải làm gián đoạn công việc của mình nữa.

Trở thành bậc thầy trong nghệ thuật từ chối.

Chẳng ai trong chúng ta muốn từ chối cả, bởi ta đều muốn có thể nhận nhiều hơn một nhiệm vụ, làm nhiều hơn một công việc, tham gia đa dạng các hoạt động xã hội. Nhưng đó là một công thức điển hình dẫn tới thảm hoạ. Thay vì gồng mình làm nhiều việc, hãy khéo léo nói lời từ chối.

Điều này hoàn toàn dễ hiểu thôi. Đó không phải là sự vô trách nhiệm và nói “không” cũng không biến bạn trở thành một kẻ ích kỷ được. “Không, tôi chưa thể làm nó lúc này” không đồng nghĩa với “Không, tôi sẽ không làm đâu”.

Nhờ ai đó nhắc nhở bạn tập trung.

Thói quen lâu ngày thường rất khó bỏ. Theo thời gian, ngựa quen đường cũ, bạn gần như có xu hướng quay trở về với thói quen vốn đã quen thuộc với mình từ trước. Chính vì thế, nhờ bạn bè, người thân trong gia đình nhắc nhở mỗi khi bạn mất tập trung là việc nên làm.

Điều này không chỉ có tác dụng trực tiếp với bạn mà còn tác động tới chính những người xung quanh đó. Lần sau khi muốn làm phiền bạn đôi chút, có lẽ họ cũng sẽ phải cân nhắc kỹ lưỡng hơn rồi.