- Tham gia
- 18/7/2011
- Bài viết
- 165
Một khi bạn đã hiểu rõ một quy trình, bạn có thể tập trung tìm cách để cải thiện nó. Xem xét lại từng bước của quy trình với những điểm mấu chốt sau, để có thể “tránh xa” được vấn đề của bạn.
Đơn giản hóa: Nhận diện các bước có thể thực hiện dễ dàng hơn, nhanh hơn hoặc ít tiêu tốn công sức hơn. Hãy tìm kiếm sự thay đổi trong công nghệ, phần mềm, và các họat động thực tiễn tốt nhất trong ngành. Chúng ta có thể giảm việc di chuyển. Chúng ta cũng có thể giảm khoảng cách vận chuyển con người, máy móc, hay nguyên vật liệu. Các bước trong quy trình có thể tiếp tục được sử dụng.
Kết hợp: Tìm kiếm cơ hội để kết hợp hai hoặc nhiều thao tác khác nhau. Giảm bớt số lượng người tham gia tương tác với quy trình. Dùng cùng một người, cùng một chức năng, hoặc cùng ngành để làm thêm sẽ giúp tăng giá trị của hệ thống vào thời điểm đó. Đồng thời xác định sự dư thừa đã gây ra các bước bổ sung hoặc khiến phải làm lại.
Tăng giá trị: Làm tăng giá trị ở những điểm mới trong quy trình. Xác định cái gì có thể thực hiện được ở mỗi bước để làm tăng thêm giá trị mới hoặc tăng thêm giá trị đã được thực hiện ở một giai đoạn nào đó trong quy trình. Thực ra, việc này có nghĩa là bổ sung nhân tố vào quy trình đó nên cần phải chắc chắn rằng giá trị được tăng thêm đó xứng đáng để đầu tư. Giá trị sẽ được đánh giá bởi những người tiêu dùng cuối cùng, vì vậy, hãy luôn để ý đến quan điểm của họ.
Sắp xếp lại: Điều này có thể liên quan đến việc di chuyển con người, thiết bị, không gian làm việc, nguyên vật liệu v..v. Xem xét các chọn lựa để thay đổi trình tự các thao tác hoặc các hoạt động. Ví dụ như liệu một điều gì đó có thể hoàn thành sớm hơn hay sau đó bởi một người khác tại một địa điểm nào khác hay không? Bởi một sự thay đổi nhỏ có thể tạo ra một sự khác biệt lớn.
Làm rõ: Đôi khi chúng ta nhận ra rằng một quy trình là chính xác nhưng nó lại không được thực hiện một cách thường xuyên. Hãy cẩn thận trong việc thay đổi chỉ vì lợi ích tức thời. Bạn có thể thấy rằng mọi người không nhận thức được các quy trình nên họ cần phải có các khóa đào tạo bổ sung hoặc cần phải được cho biết lý do tại sao phải thực hiện quy trình theo cách thức được nêu ra. Đây là lúc cần các kỹ năng giao tiếp và liên hệ tốt.
Loại bỏ: Đây thường là phương thức hiệu quả và dễ dàng nhất. Việc kiểm tra cẩn thận các quá trình được tổ chức lâu dài thường dẫn đến các bước nhỏ nhặt không cần thiết về sau. Thông thường không có sự đầu tư về thời gian hoặc nguồn lực để lược đi các bước này. Do vậy, hãy cẩn thận để không loại bỏ các yếu tố cần thiết để xử lý quy trình sau cùng. Trước khi loại bỏ điều gì, hãy hỏi những cá nhân có liên quan trong tổ chức tại sao bước đó lại được thực hiện.
Bài gốc từ liên kết: Đắc Nhân Tâm
Đơn giản hóa: Nhận diện các bước có thể thực hiện dễ dàng hơn, nhanh hơn hoặc ít tiêu tốn công sức hơn. Hãy tìm kiếm sự thay đổi trong công nghệ, phần mềm, và các họat động thực tiễn tốt nhất trong ngành. Chúng ta có thể giảm việc di chuyển. Chúng ta cũng có thể giảm khoảng cách vận chuyển con người, máy móc, hay nguyên vật liệu. Các bước trong quy trình có thể tiếp tục được sử dụng.
Kết hợp: Tìm kiếm cơ hội để kết hợp hai hoặc nhiều thao tác khác nhau. Giảm bớt số lượng người tham gia tương tác với quy trình. Dùng cùng một người, cùng một chức năng, hoặc cùng ngành để làm thêm sẽ giúp tăng giá trị của hệ thống vào thời điểm đó. Đồng thời xác định sự dư thừa đã gây ra các bước bổ sung hoặc khiến phải làm lại.
Tăng giá trị: Làm tăng giá trị ở những điểm mới trong quy trình. Xác định cái gì có thể thực hiện được ở mỗi bước để làm tăng thêm giá trị mới hoặc tăng thêm giá trị đã được thực hiện ở một giai đoạn nào đó trong quy trình. Thực ra, việc này có nghĩa là bổ sung nhân tố vào quy trình đó nên cần phải chắc chắn rằng giá trị được tăng thêm đó xứng đáng để đầu tư. Giá trị sẽ được đánh giá bởi những người tiêu dùng cuối cùng, vì vậy, hãy luôn để ý đến quan điểm của họ.
Sắp xếp lại: Điều này có thể liên quan đến việc di chuyển con người, thiết bị, không gian làm việc, nguyên vật liệu v..v. Xem xét các chọn lựa để thay đổi trình tự các thao tác hoặc các hoạt động. Ví dụ như liệu một điều gì đó có thể hoàn thành sớm hơn hay sau đó bởi một người khác tại một địa điểm nào khác hay không? Bởi một sự thay đổi nhỏ có thể tạo ra một sự khác biệt lớn.
Làm rõ: Đôi khi chúng ta nhận ra rằng một quy trình là chính xác nhưng nó lại không được thực hiện một cách thường xuyên. Hãy cẩn thận trong việc thay đổi chỉ vì lợi ích tức thời. Bạn có thể thấy rằng mọi người không nhận thức được các quy trình nên họ cần phải có các khóa đào tạo bổ sung hoặc cần phải được cho biết lý do tại sao phải thực hiện quy trình theo cách thức được nêu ra. Đây là lúc cần các kỹ năng giao tiếp và liên hệ tốt.
Loại bỏ: Đây thường là phương thức hiệu quả và dễ dàng nhất. Việc kiểm tra cẩn thận các quá trình được tổ chức lâu dài thường dẫn đến các bước nhỏ nhặt không cần thiết về sau. Thông thường không có sự đầu tư về thời gian hoặc nguồn lực để lược đi các bước này. Do vậy, hãy cẩn thận để không loại bỏ các yếu tố cần thiết để xử lý quy trình sau cùng. Trước khi loại bỏ điều gì, hãy hỏi những cá nhân có liên quan trong tổ chức tại sao bước đó lại được thực hiện.
Bài gốc từ liên kết: Đắc Nhân Tâm
