5 Bước Để Tổ Chức Một Buổi Hội Thảo Thành Công

Các bước để tổ chức một buổi hội thảo thành công, bạn cần phải tuân theo một quy trình nhất định, từ khâu chuẩn bị tới đánh giá hiệu quả của sự kiện đó. Đây cũng là vấn đề được nhiều đơn vị thuê phòng hội thảo quan tâm, và chú trọng.

– Làm thế nào để tổ chức được một buổi hội thảo ?

– Nắm chắc 5 bước thực hiện sau đây để hội thảo của bạn luôn thành công nhé

1. Lên kế hoạch cụ thể, chi tiết cho buổi hội thảo

Đầu tiên, bạn phải xây dựng một ban tổ chức, phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng người. Họ sẽ chịu trách nhiệm đảm bảo từng khâu tổ chức diễn ra suôn sẻ.

Thứ hai, lên bảng kế hoạch chi tiết, rõ ràng để phân công công việc cho mọi người.

1. Lên nội dung chủ đề cho buổi hội thảo

Khi tổ chức một buổi hội thảo nào đó, bạn phải xây dựng chủ đề hay và hấp dẫn. Như vậy mới có thể thu hút sự quan tâm của nhiều người. Do đó, số lượng người tới tham gia sự kiện của bạn cũng tăng đáng kể. Nội dung chủ đề chính là xương sống, quyết định thành công của buổi hội thảo. Bạn có thể mời các diễn giả có tiếng để làm điểm nhấn thu hút người đăng ký tham gia

1. Làm việc với diễn giả, các vị khách mời

Diễn giả, các vị khách mời chính là linh hồn , người truyền lửa của sự kiện, buổi hội thảo đó. Diễn giả chính là người chịu trách nhiệm chia sẻ, truyền đạt nội dung cho mọi người tới tham dự sự kiện. Tuy nhiên, để tránh những trường hợp không may có thể xảy ra. Ví dụ như diễn giả nói quá dài, kéo dài thời gian diễn ra chương trình. Phải khéo léo nhắc nhở, nói chuyện với họ để buổi hội thảo, sự kiện diễn ra như trong kế hoạch.

1. Tìm kiếm địa điểm thuê phòng hội thảo

Tùy vào mục đích của từng sự kiện, mà bạn nên tìm kiếm địa điểm thuê phòng hội thảo phù hợp. Chẳng hạn, với những sự kiện lớn, kinh phí nhiều bạn nên thuê phòng ở trong các trung tâm thương mại, trung tâm hội nghị hay khách sạn. Với những sự kiện có quy mô nhỏ hơn, mức kinh phí vừa phải bạn có thể tìm những đơn vị cho thuê phòng hội thảo có quy mô nhỏ và vừa. Họ sẽ cung cấp cho bạn những sự lựa chọn phù hợp với chương trình của bạn. Tốt nhất bạn nên lựa chọn đơn vị có kinh nghiệm lâu năm cho thuê phòng tổ chức hội thảo để được tư vấn cũng như hỗ trợ một cách chuyên nghiệp nhất từ lúc bạn lên kế hoạch đến khi hội thảo diễn ra hoàn tất.

1. Tập trung vào làm truyền thông, marketing

Đây là một trong những bước vô cùng quan trọng để tổ chức một buổi hội thảo thành công. Công tác truyền thông giúp tuyên truyền sự kiện của bạn tới nhiều người hơn. Bạn có thể truyền thông qua: email, báo chí, tạp chí, diễn đàn, trang mạng xã hội, gọi điện,… Tuy nhiên, bạn phải xác định rõ đối tượng khách tham dự để có thể tuyên truyền tới đúng đối tượng. Đồng thời, bạn cũng phải cân nhắc thời gian, để công tác truyền thông đạt hiệu quả cao nhất.

Đáp ứng nhu cầu lớn của khách hàng, Công ty VITD chuyên cung cấp dịch vụ cho thuê phòng hội thảo, các phòng đào tạo, phòng họp tại trung tâm thành phố Hà Nội. Các phòng hội thảo cho thuê tại VITD có sức chứa đa dạng từ 20 chỗ – 50 chỗ – 100 chỗ cho đến lên 300 chỗ – 500 chỗ và được setup theo nhu cầu thuê của khách hàng, phòng chữ U cho các buổi họp, hội nghị, đàm thảo; phòng họp cho các buổi họp nội bộ, họp cổ đông công ty; phòng máy tính cho các khóa học về maketing online, photoshop… phòng hội thảo cho các sự kiện, các buổi chia sẻ, các lễ ra mắt sản phẩm mới, các buổi offline, họp câu lạc bộ,



VITD có điều kiện cơ sở vật chất hiện đại đầy đủ các trang thiết bị như: có điều hòa thoáng mát, ghế nệm, bàn học phủ khăn sang trọng, rèm cách âm, máy chiếu, màn chiếu, bảng viết,… đầy đủ. Ngoài ra tùy theo yêu cầu đặc thù buổi hội thảo, khóa học chúng tôi còn setup thảm, bàn ghế chữ U,…. Hệ thống âm thanh (bao gồm Mic không dây, 4 -6 loa tùy theo chương trình) và hệ thống ánh sáng của phòng hội thảo tại Hà Nội luôn đảm bảo cho chất lượng của buổi hội thảo, sự kiện, hội họp của quý khách hàng diễn ra tốt nhất.

Để biết thêm thông tin chi tiết cho thuê phòng hội thảo giá rẻ tại Hà Nội xin vui lòng liên hệ:

Nguyễn Hòa – Tel: 0912 123 267 – 0986 301 063 – Nguyễn Ngọc – Tel: 0989 618 532

Tầng 3, Tòa nhà 25T2-N05, KĐT Trung Hòa Nhân Chính, Phố Nguyễn Thị Thập, Cầu Giấy, Hà Nội
Các bước để tổ chức một buổi hội thảo thành công, bạn cần phải tuân theo một quy trình nhất định, từ khâu chuẩn bị tới đánh giá hiệu quả của sự kiện đó. Đây cũng là vấn đề được nhiều đơn vị thuê phòng hội thảo quan tâm, và chú trọng.

– Làm thế nào để tổ chức được một buổi hội thảo ?

– Nắm chắc 5 bước thực hiện sau đây để hội thảo của bạn luôn thành công nhé

1. Lên kế hoạch cụ thể, chi tiết cho buổi hội thảo

Đầu tiên, bạn phải xây dựng một ban tổ chức, phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng người. Họ sẽ chịu trách nhiệm đảm bảo từng khâu tổ chức diễn ra suôn sẻ.

Thứ hai, lên bảng kế hoạch chi tiết, rõ ràng để phân công công việc cho mọi người.

1. Lên nội dung chủ đề cho buổi hội thảo

Khi tổ chức một buổi hội thảo nào đó, bạn phải xây dựng chủ đề hay và hấp dẫn. Như vậy mới có thể thu hút sự quan tâm của nhiều người. Do đó, số lượng người tới tham gia sự kiện của bạn cũng tăng đáng kể. Nội dung chủ đề chính là xương sống, quyết định thành công của buổi hội thảo. Bạn có thể mời các diễn giả có tiếng để làm điểm nhấn thu hút người đăng ký tham gia

1. Làm việc với diễn giả, các vị khách mời

Diễn giả, các vị khách mời chính là linh hồn , người truyền lửa của sự kiện, buổi hội thảo đó. Diễn giả chính là người chịu trách nhiệm chia sẻ, truyền đạt nội dung cho mọi người tới tham dự sự kiện. Tuy nhiên, để tránh những trường hợp không may có thể xảy ra. Ví dụ như diễn giả nói quá dài, kéo dài thời gian diễn ra chương trình. Phải khéo léo nhắc nhở, nói chuyện với họ để buổi hội thảo, sự kiện diễn ra như trong kế hoạch.

1. Tìm kiếm địa điểm thuê phòng hội thảo

Tùy vào mục đích của từng sự kiện, mà bạn nên tìm kiếm địa điểm thuê phòng hội thảo phù hợp. Chẳng hạn, với những sự kiện lớn, kinh phí nhiều bạn nên thuê phòng ở trong các trung tâm thương mại, trung tâm hội nghị hay khách sạn. Với những sự kiện có quy mô nhỏ hơn, mức kinh phí vừa phải bạn có thể tìm những đơn vị cho thuê phòng hội thảo có quy mô nhỏ và vừa. Họ sẽ cung cấp cho bạn những sự lựa chọn phù hợp với chương trình của bạn. Tốt nhất bạn nên lựa chọn đơn vị có kinh nghiệm lâu năm cho thuê phòng tổ chức hội thảo để được tư vấn cũng như hỗ trợ một cách chuyên nghiệp nhất từ lúc bạn lên kế hoạch đến khi hội thảo diễn ra hoàn tất.

1. Tập trung vào làm truyền thông, marketing

Đây là một trong những bước vô cùng quan trọng để tổ chức một buổi hội thảo thành công. Công tác truyền thông giúp tuyên truyền sự kiện của bạn tới nhiều người hơn. Bạn có thể truyền thông qua: email, báo chí, tạp chí, diễn đàn, trang mạng xã hội, gọi điện,… Tuy nhiên, bạn phải xác định rõ đối tượng khách tham dự để có thể tuyên truyền tới đúng đối tượng. Đồng thời, bạn cũng phải cân nhắc thời gian, để công tác truyền thông đạt hiệu quả cao nhất.

Đáp ứng nhu cầu lớn của khách hàng, Công ty VITD chuyên cung cấp dịch vụ cho thuê phòng hội thảo, các phòng đào tạo, phòng họp tại trung tâm thành phố Hà Nội. Các phòng hội thảo cho thuê tại VITD có sức chứa đa dạng từ 20 chỗ – 50 chỗ – 100 chỗ cho đến lên 300 chỗ – 500 chỗ và được setup theo nhu cầu thuê của khách hàng, phòng chữ U cho các buổi họp, hội nghị, đàm thảo; phòng họp cho các buổi họp nội bộ, họp cổ đông công ty; phòng máy tính cho các khóa học về maketing online, photoshop… phòng hội thảo cho các sự kiện, các buổi chia sẻ, các lễ ra mắt sản phẩm mới, các buổi offline, họp câu lạc bộ,



VITD có điều kiện cơ sở vật chất hiện đại đầy đủ các trang thiết bị như: có điều hòa thoáng mát, ghế nệm, bàn học phủ khăn sang trọng, rèm cách âm, máy chiếu, màn chiếu, bảng viết,… đầy đủ. Ngoài ra tùy theo yêu cầu đặc thù buổi hội thảo, khóa học chúng tôi còn setup thảm, bàn ghế chữ U,…. Hệ thống âm thanh (bao gồm Mic không dây, 4 -6 loa tùy theo chương trình) và hệ thống ánh sáng của phòng hội thảo tại Hà Nội luôn đảm bảo cho chất lượng của buổi hội thảo, sự kiện, hội họp của quý khách hàng diễn ra tốt nhất.

Để biết thêm thông tin chi tiết cho thuê phòng hội thảo giá rẻ tại Hà Nội xin vui lòng liên hệ:

Nguyễn Hòa – Tel: 0912 123 267 – 0986 301 063 – Nguyễn Ngọc – Tel: 0989 618 532

Tầng 3, Tòa nhà 25T2-N05, KĐT Trung Hòa Nhân Chính, Phố Nguyễn Thị Thập, Cầu Giấy, Hà Nội