Làm thế nào để lên lịch làm việc

Có một lịch trình sẽ giúp bạn quản lý thời gian của bạn hiệu quả hơn. Bạn có thể hoàn thành nhiều việc hơn và ít có khả năng quên các nhiệm vụ hoặc trở nên lạc lõng. Mặc dù có vẻ đơn giản hơn để tiếp nhận mọi thứ khi chúng đến, nhưng bạn có thể thấy mình bị choáng ngợp, vô tổ chức và quên đi mọi thứ. Lập và giữ một lịch trình có thể làm quen một chút, nhưng chẳng mấy chốc bạn sẽ vui vì bạn đã làm, nó sẽ giúp bạn giảm căng thẳng và khiến bạn cảm thấy tự chủ hơn trong cuộc sống. Lên lịch cho ngày của bạn cho phép bạn tự điều chỉnh và theo dõi hành vi của chính mình bằng cách lưu giữ hồ sơ về những gì bạn cần làm và đã làm.

Phần 1:Lập lịch

1. Chọn một cuốn lịch

Đảm bảo lịch có đủ chỗ phù hợp để bạn liệt kê các nhiệm vụ của mình. Một số lịch cung cấp các nhà hoạch định hàng tuần, hàng ngày hoặc hàng giờ. Một cuốn sổ cũng có thể được sử dụng. Chọn bất cứ điều gì phù hợp nhất với mong muốn và nhu cầu của bạn. Dù bạn chọn gì, hãy cam kết với sự lựa chọn của bạn. Đừng cố gắng có một kế hoạch cho công việc, cho việc học, vv Tất cả mọi thứ nên ghi trong cùng một lịch
Ngoài ra còn có nhiều lịch kỹ thuật số trên điện thoại hoặc máy tính xách tay của bạn có thể đồng bộ với tất cả các thiết bị điện tử của bạn để bạn luôn có quyền truy cập vào lịch của mình mọi lúc mọi nơi. Ngoài ra còn có một số ứng dụng có thể giúp bạn lên lịch cho ngày của mình bằng lời nhắc và bộ hẹn giờ.
Bạn có thể muốn chọn lịch kỹ thuật số hoặc giấy có thêm không gian để bạn có thể thêm ghi chú vào lịch trình của mình. Điều này có thể giúp bạn theo dõi không chỉ những gì bạn đã làm mà cả cách bạn đã làm hoặc nó khiến bạn cảm thấy như thế nào. Ví dụ, có thể bên dưới phần "Đi đến phòng tập thể dục" trên lịch của bạn, bạn muốn không chỉ kiểm tra nó mà còn lưu ý rằng bạn "Chạy thêm một dặm hôm nay và cảm thấy tuyệt vời!" Thêm ghi chú có thể giúp bạn theo dõi hành vi của mình tốt hơn.
Nếu bạn đang thực hiện chuyển đổi từ giấy sang lịch kỹ thuật số, bạn có thể thấy mọi thứ hơi bận rộn trong một hoặc hai ngày khi bạn đã quen với hệ thống mới. Hãy duy trì cả hai cách này trong vài ngày đầu và kiểm tra để đảm bảo không có gì bị bỏ sót việc nào

2. Sắp xếp nhiệm vụ

Lịch làm việc điện tử cho phép bạn phối màu các nhiệm vụ khác nhau. Ví dụ, bạn có thể tô màu đỏ đối với những nhiệm vụ liên quan đến công việc, màu xanh lam đối với hoạt động ở trường, màu xanh lá cây đối với việc nhà, màu da cam đối với các kỳ nghỉ, và màu hồng đối với hoạt động thể dục. Bạn cũng có thể làm việc này dễ dàng khi sử dụng lịch làm việc bằng giấy hoặc sổ ghi chép; đơn giản là dùng bút màu hoặc bút đánh dấu. Khi đã phân biệt được các nhiệm vụ khác nhau cần lên lịch, bạn có thể nghiên cứu ưu tiên làm việc gì trước.
Sắp xếp và tô màu nhiệm vụ cũng là cách giúp bạn hình dung và hiểu được phần lớn thời gian của bạn dành để làm gì. Ví dụ, bạn thấy rất nhiều màu đỏ (công việc) và xanh lá cây (việc nhà) trong lịch làm việc, nhưng rất ít màu hồng (tập thể dục). Nhìn thấy việc tập thể dục rất ít sẽ giúp bạn có động lực sắp xếp nhiều thời gian hơn cho hoạt động này.

3. Dành ưu tiên cho các nhiệm vụ

Điều quan trọng là bạn xác định được nhiệm vụ nào quan trọng nhất, cần làm trước không thể đợi được. Ta hãy lấy ví dụ để hiểu thế nào là dành ưu tiên. Giả sử ta có hai bài kiểm tra, một báo cáo thí nghiệm, một bài luận và phải trình bày cả hai trong cùng một tuần. Phải làm sao bây giờ!
Tự đặt cho mình một số câu hỏi để xem việc nào cần làm trước và thời gian hoàn thành là bao lâu: Nhiệm vụ nào đến hạn trước? Nhiệm vụ nào mất nhiều thời gian để hoàn thành nhất? Nhiệm vụ nào quan trọng nhất, xét về giá trị? Ví dụ, các bài kiểm tra, báo cáo thí nghiệm, bài luận, bài trình bày chiếm bao nhiêu phần trăm trong điểm thi cuối kỳ của bạn? Nhiệm vụ nào khó nhất?
Cuối cùng, bạn cần quyết định đâu là ưu tiên của bạn, hạn nộp, thời gian hoàn thành hay giá trị nhiệm vụ. Bạn biết bản thân và khả năng của bạn rõ nhất. Hãy chọn cơ chế ưu tiên phù hợp với bạn.

4. Đánh dấu nhiệm vụ được ưu tiên

Sau khi quyết định ưu tiên nhiệm vụ nào, hãy đánh dấu vào lịch làm việc. Bạn có thể xem toàn bộ lịch làm việc hàng ngày và ghi chữ "A" bên cạnh những nhiệm vụ quan trọng cần làm đầu tiên, "B" cạnh những việc phải làm trước ngày hôm sau, "C" cạnh những nhiệm vụ phải hoàn thành trước thứ Sáu, v.v...

5. Đặt thời hạn cho từng nhiệm vụ

Ghi ra thời gian bạn dự kiến dành cho mỗi nhiệm vụ. Ví dụ, bạn có thể lên lịch cho một ngày nào đó để học (2 giờ), tập thể dục (1 giờ), viết hai email (30 phút), và dắt chó đi dạo (30 phút). Điều mấu chốt là dành đủ thời gian cần thiết để hoàn thành từng nhiệm vụ; bạn sẽ chỉ khiến bản thân bị căng thẳng nếu lên lịch quá dày và tính toán lượng thời gian để thực hiện nhiệm vụ không thực tế.
Hãy nhớ tính cả thời gian đi lại khi lên lịch làm việc. Ví dụ, bạn có cần đạp xe từ thư viện, nơi bạn học, đến phòng tập thể dục không?

6. Thêm thời gian nghỉ vào lịch làm việc

Hầu hết mọi người thường tính không đủ lượng thời gian để làm các nhiệm vụ. Tính tất cả thời gian được sử dụng kể cả chuẩn bị cho việc thực hiện nhiệm vụ và thu dọn sau đó sẽ giúp bạn sắp xếp lịch làm việc hàng ngày chính xác hơn.
Luôn cố gắng tính dư thời gian làm việc thêm vài phút. Cộng thêm 25% vào thời gian dành để thực hiện nhiệm vụ trong lịch làm việc. Ví dụ, với một việc chỉ mất 4 phút thực hiện, hãy lên lịch làm trong 5 phút, với những nhiệm vụ mất 8 phút thực hiện, hãy lên lịch là 10 phút, v.v… Số phút dư ra như vậy sẽ được cộng vào và giúp bạn có thời gian đệm tránh bị muộn hoặc chậm lại.
Tự hỏi bản thân liệu còn có những nhiệm vụ nhỏ nào khác bên cạnh những nhiệm vụ lớn hơn mà cần đưa vào trong lịch làm việc? Ví dụ, bạn có cần tắm sau khi tập thể dục? Bạn có thường dành 15 phút tán gẫu với bạn mình trong phòng thay đồ? Hầu hết mọi người đều thấy thời gian tập thể dục lên lịch là 1 giờ nhưng thực tế kéo dài hơn 2 giờ.

7. Dành những khoảng trống trong lịch làm việc

Giữ những khoảng trống ở cuối lịch dành cho những việc có mức ưu tiên thấp hơn hoặc việc phát sinh sau đó trong tuần. Nếu hôm nay bạn có thời gian hoặc vào lúc nào đó trong tuần, bạn có thể lên kế hoạch làm những việc như vậy để chuẩn bị trước. Những công việc bổ sung này có thể bao gồm dọn dẹp kho để đồ hay sắp xếp lại hệ thống khai thuế tại nhà. Đây là những nhiệm vụ có mức ưu tiên thấp mà bạn cũng sẽ phải hoàn thành nhưng không gấp hoặc không có thời hạn cụ thể.

Phần 2: Bám sát lịch làm việc

1. Kiểm tra lịch làm việc

Hãy tạo thói quen kiểm tra lịch làm việc mỗi sáng và tối để chuẩn bị cho ngày hôm sau. Mỗi ngày, bạn cần dành một vài phút, có thể sau khi uống cà phê buổi sáng, hay trong lúc di chuyển, xem lại việc gì cần hoàn thành trong ngày, cần bổ sung nhiệm vụ mới hay đánh dấu công việc đã làm xong.
Xem xét và chỉnh sửa lịch làm việc một vài phút trước khi bắt đầu thực hiện có thể là một cách hay để tạo động lực bắt đầu ngày làm việc của bạn!
Dùng đồng hồ hẹn giờ trên điện thoại hoặc máy tính để nhắc việc hoặc cuộc hẹn cho bạn. Ví dụ, nhiều cuộc hẹn với bác sĩ hoặc nha sĩ đều được đặt trước từ rất lâu. Vì vậy, sẽ rất hữu ích khi hẹn giờ nhắc rằng còn khoảng một tuần nữa là đến cuộc hẹn. Bằng cách đó, bạn có thể lên kế hoạch công việc phù hợp.

2. Hoàn thành nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên

Bạn đã xác định danh sách công việc ưu tiên trong lịch làm việc, vì vậy, hãy lần lượt làm từng việc.

3. Điều chỉnh lịch làm việc nếu cần

Mặc dù bạn nên bám càng sát lịch làm việc càng tốt, đôi khi mọi việc xảy ra và bạn cần điều chỉnh. Hãy chuyển những công việc có tính linh hoạt hoặc ít ưu tiên hơn sang ngày khác nếu có việc gấp hơn, hoặc nảy sinh xung đột hay sự phức tạp.
Tuy vậy, chú ý đừng để các công việc dồn lại hoặc thường xuyên chuyển sang ngày hôm sau. Nếu bạn thấy việc này thường xảy ra, hãy dành thêm thời gian cho từng nhiệm vụ trong lịch làm việc mỗi ngày thay vì lùi lại một vài ngày sau.

4. Đánh dấu những nhiệm vụ đã hoàn thành

Với nhiều người, việc này như một phần thưởng! Nhớ chuyển những việc chưa hoàn thành trong ngày hôm nay sang lịch làm việc hôm sau.

5. Thưởng cho bản thân

Việc dành cho mình sự khích lệ tích cực sau khi hoàn thành nhiệm vụ và bám sát lịch làm việc là rất quan trọng. Sau khi làm xong việc của một ngày, hãy tự thưởng cho mình thời gian thư giãn trong bồn tắm, xem chương trình TV yêu thích hay đồ ăn ngọt. Bạn sẽ cảm thấy trọn vẹn và xứng đáng với những phần thưởng mà bạn đã đạt được.

6. Đánh giá và điều chỉnh nếu cần thiết

Điều quan trọng là kiểm tra thường xuyên xem liệu lịch làm việc có phù hợp với bạn. Một trong những cách để làm việc đó là nhìn vào lịch và đánh giá cảm xúc và suy nghĩ của bạn. Bạn có thấy hầu hết các nhiệm vụ đều được đánh dấu hoàn thành và thường cảm thấy tích cực và làm việc năng suất không? Nếu câu trả lời là "có", nghĩa là lịch làm việc rất phù hợp với bạn!
Tuy nhiên, nếu bạn thấy quá nhiều nhiệm vụ thường xuyên bị dồn sang ngày hôm sau (và cả ngày hôm sau nữa, v.v…) và cảm thấy nản lòng, có lẽ bạn nên điều chỉnh lịch làm việc.
Xác định khu vực có vấn đề bằng cách nhìn vào lịch làm việc và xem công việc nào đang bị chậm lại. Có thể bạn cần đánh giá và sắp xếp lại thứ tự ưu tiên nếu công việc đó quan trọng với bạn (ví dụ tập thể dục). Bạn cũng cần cân nhắc lại thời gian dành cho từng nhiệm vụ. Ví dụ, thay vì dành 2 giờ để chuẩn bị cho buổi sáng, hãy cân nhắc giảm xuống còn 1 giờ trong ba ngày mỗi tuần và dành 30 phút chạy bộ trong số thời gian vừa dư ra đó.
Hãy nhớ rằng thay đổi lịch làm việc là chuyện thường xuyên và hoàn toàn bình thường. Phải mất nhiều thời gian mới có được lịch làm việc hàng ngày tốt nhất cho mỗi người