8 cách quản lý thời gian hiệu quả

Sau khi nghiên cứu hơn 9.000 nhật ký công việc của những người làm công việc đòi hỏi tính sáng tạo cao, nhà nghiên cứu Teresa Amabile và cộng sự đã có kết luận rằng, áp lực thời gian thường giết chết tính sáng tạo. Đây là thảm họa đối với doanh nghiệp.

Tuy nhiên, “bận” đã thành một từ thời thượng trong cuộc sống ngày nay. Nhìn đâu chúng ta cũng thấy sự tất bật, cuống cuồng. Nhiều nhà quản lý cứ than phiền “Tôi bận quá, không có thời gian”.

Căn bệnh “không có thời gian” bắt nguồn từ việc họ không biết từ chối những buổi họp vô bổ, không biết phân việc, lên kế hoạch cho mình, những sự cố bất ngờ phải giải quyết ngay, cuộc gọi của khách hàng… – những yếu tố có thể vượt ngoài tầm kiểm soát, nhưng chúng cũng có thể bắt nguồn từ hành vi và thói quen cá nhân. Đó chính là những “kẻ cắp thời gian” giấu mặt mà các nhà quản lý cần nhanh chóng nhận diện và “tiêu diệt”.

Trong cuốn sách Quản lý thời gian của Đại học Kinh doanh Harvard, các tác giả đã chỉ ra 8 phương pháp đánh bại những "kẻ cắp" này và quản lý thời gian hiệu quả hơn.

1. Từ bỏ thói quen trì hoãn

Thói quen trì hoãn đến từ 3 nguyên nhân: nhiệm vụ khó chịu hoặc không hứng thú, nỗi sợ thất bại, không biết bắt đầu từ đâu.

Với nguyên nhân “nhiệm vụ khó chịu”, bạn nên giao lại cho người làm tốt việc đó hơn bạn; nếu không thể giao phó, bạn hãy thừa nhận là bạn đang trì hoãn vì bạn thấy khó chịu, hãy nghĩ đến cảm giác nhẹ nhõm sau khi giải quyết được việc đó và nên lập kế hoạch cho những nhiệm vụ này một cách dứt khoát.

Với nguyên nhân “nỗi sợ thất bại”, cách tốt nhất là trực tiếp đối đầu với nó, dùng hoạt động để xua tan trở ngại tinh thần.

Với nguyên nhân “không biết bắt đầu từ đâu”, bạn nên "nhảy" vào công việc ở một điểm bất kỳ. Sau khi đã vào cuộc, có thể bạn sẽ tìm được cách thực hiện tiếp và điều này giảm được khả năng trì hoãn. Hoặc bạn chia nhỏ công việc và thực hiện từng phần một theo mức độ quan trọng giảm dần.

2. Không nhận những việc vượt ngoài khả năng

Đừng nhận thêm trách nhiệm mới khi bạn không biết rõ liệu mình có đủ thời gian để hoàn tất việc đó hay không.

Bạn có thể tránh gây quá tải cho lịch làm việc của mình bằng cách ý thức rõ mục tiêu chính, giao phó công việc cho người khác, thực hiện theo quy tắc 80/20 (20% hành động sẽ dẫn đến 80% kết quả quan trọng) và học cách nói “không” với những người cố tìm cách đùn đẩy công việc của họ cho bạn.

3. Không nhận lấy trách nhiệm và vấn đề của cấp dưới

Hãy huấn luyện và chỉ dẫn cho cấp dưới, nhưng không cho phép họ đặt gánh nặng lên lưng bạn, chỉ cho phép họ xin lời khuyên từ bạn khi họ gặp khó khăn thật sự.

4. Tránh việc di chuyển không cần thiết

Nếu buộc phải di chuyển, hãy đem theo những việc mà bạn có thể làm để lấp đầy thời gian rỗi và thời gian của chuyến đi bằng những hoạt động hữu ích càng nhiều càng tốt.

5. Kiểm soát email

Kiểm soát email của bạn bằng cách giải quyết vào thời gian đã định trong ngày, chỉ dùng địa chỉ email của công ty cho mục đích công việc, xóa những thư không mong đợi mà không cần phải mở chúng và chỉ dẫn người viết thư cho bạn “Hãy gửi thông tin như thế này”, hoặc “Đừng chép cho tôi thông tin đó” hay “Lần sau xin gửi thông tin này cho (tên cấp dưới tương ứng)”…

6. Giải quyết việc giấy tờ

Giải quyết việc giấy tờ theo cách ngăn bạn không làm lại cùng việc đó thêm lần nữa.

Nếu một văn bản không đòi hỏi phải trả lời thì hãy đọc nhanh rồi bỏ đi hoặc lưu hồ sơ phù hợp. Nếu cần thiết trả lời mà không tốn nhiều thời gian thì hãy trả lời, rồi bỏ đi hoặc lưu hồ sơ.

Nếu bạn quá bận rộn thì hãy giao cho người khác hoặc đặt giấy tờ đó vào mục chờ giải quyết sau và xếp vào vị trí ưu tiên.

7. Loại bỏ những cuộc họp không hiệu quả

Hãy cố gắng hết sức để loại bỏ những cuộc họp không cần thiết và tránh những cuộc họp mà bạn góp phần hoặc đạt được từ đó rất ít, đồng thời tránh những cuộc họp thiếu chương trình rõ ràng.

8. Không sao nhãng ở nơi làm việc

Việc chuyển sự tập trung từ hoạt động này sang hoạt động khác rồi quay lại việc cũ sẽ rất mất thời gian.

Cách giải quyết: tránh những việc gây sao nhãng (đọc báo, lướt web, email từ bạn bè, trò chuyện phiếm…) và tập trung vào một việc duy nhất cho đến khi kết thúc rồi mới chuyển sang việc khác.